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高职院校人事档案管理问题和对策探究 　　摘 要：本文以湖南体育职业学院为例，分析研究了高职院校人事档案管理现状、存在的问题及其原因，进而提出提高高职院校人事档案管理效率的相关对策，为高职院校在人事管理工作中提供参考。 关键词：高职院校；人事档案管理；问题与对策 人事档案管理指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是指组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等内容的文字材料，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息，是各级组织全面地考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。对高职院校教职工人事档案进行管理，是高职学院人事处的重要职能之一。 新时期，为适应高职教育的发展，如何推进人事档案管理工作，使人事档案工作职能得以充分发挥，更好地为学校教育和人事工作服务，这无疑成为高职院校工作急需解决的问题。 一、湖南体育职业学院人事档案管理现状 为切实抓好教职工人事档案管理，湖南体育职业学院从加大基础设施入手，强化管理，认真做好教职工人事档案的各项管理工作，强化档案服务效能，以此确保提高教职工人事档案服务工作的质量和效率。 按照教职工人事档案管理权限，学院人事处承担了院本部、省体校、省羽毛球运动管理中心、省举重运动管理中心、省游泳运动管理中心、省网球运动管理中心、省摔跤柔道跆拳道运动管理中心、省射击运动管理中心8个单位的副处级以下和副高以下职称干部、工人、运动员人事档案，现有室藏人事档案816卷。因档案数量多，成分复杂，人事档案管理工作以“三化”为核心指导思想。 1、规范化。通过建立规范化工作程序，保证教职工人事档案工作所需经费的落实，并于2008年制订了《湖南体育职业学院2008-2010年人事档案工作规划》。2008年开始，从规范管理入手，对816卷档案逐一进行了审核。按照分类管理、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求进行整理，在认真审核教职工档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）的同时，重点清查：是否有涂改造假、装错材料、缺少1997年以后的《干部任免审批表》。同时仔细清理缺材料、追补缺材料、完善个人信息、复制纯蓝墨水和圆珠笔材料、剪裁、裱糊破损材料等等工作。 2、制度化。按照档案工作的要求，结合学院档案工作实际，2009年印发了《湖南体育职业学院人事档案利用制度及收集归档要求的通知》。严格按制度要求做好档案收集整理、归档鉴定、安全保护、转递保密、库房管理等工作，确保了档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。 3、安全化。为加强档案的安全管理，学院强化人事档案室硬件建设，档案库房、阅档室、办公室“三室”分开，面积达45.9平方米。库房内配有6组密集架、防盗门和防盗窗、空调机、灭火器、温湿度计等相关设备。做到防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防霉烂，温湿度适宜，通风良好。同时通过建立档案查阅监督机制，严把档案查阅关。不允许任何个人和本院与档案业务无关的人员查阅档案内容，任何人都无法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料，有效地维护了档案的安全。 二、人事档案管理存在的问题及原因分析 长期以来，很多高职院校认为人事档案管理就是单一收集资料、保存资料的工作，以至于对人事档案管理工作的重要性认识不够，缺乏足够的重视和支持。通过与湖南体育职业学院人事管理成功经验进行比较，现今在高职院校人事档案管理中存在以下问题： 1、因高职院校编制紧缺，未设置专门机构来从事人事档案管理工作，没有配备专人负责档案管理工作，一般是采取其他岗位的非专业人员兼任，直接影响了档案管理工作的质量。 2、人事档案制度不完善。部分高职院校没有在档案材料的搜集、保管等方面制定较为完善的管理制度，无法将人事档案管理责任落到实处，从而影响了人事档案管理工作的规范化和标准化。 3、管理经费投入较少。部分高职院校在人事档案管理工作中未设立档案管理专项经费或者投入经费较少，从而无法满足配备档案管理设施的需要，也不能给档案管理人员提供正常的业务培训。 而造成这些问题的原因则主要集中在以下几个方面： 1、人事档案材料质量不高且收集难度较大 人事档案材料的质量不高体现在形式和内容两方面。形式上，手续不齐，无单位印章，缺少个人签名，用圆珠笔、铅笔填写或复写，或用复印件代替等，都不符合档案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部门审批意见，干部履历表中无组织审核公章，年度考核表上本人意见签名处是空白。内容上，反映同一问题的一套材料能够有本有末地再现事情的来龙去脉，不缺张少页，材料没有缺损，而多数人事档案都达不到完整要求。如常见的职称材料短