商务秘书实务模块二 办公室日常事务管理.ppt

六、任务实训 实训1：值班日常事务处理 1.实训目标 通过实训，要求学生能够按要求处理值班的日常事务。 2.实训背景 2009年8月2日星期天，江苏华荣机械有限公司秘书尹晓雯在公司值班。 3.实训内容 将学生分成若干小组，分场景模拟演示处理过程。 任务二 值班中突发事件处理  一、任务描述 2009年1月16日下午5：30，华荣公司办公室秘书尹晓雯正准备结束值班，回家休息。突然，电话铃响了，传来了急促的声音：“出事了，请公司马上派人来。”“同志，请你冷静一下，出了什么事，把事情说清楚。”原来，公司一辆送货的面包车和一辆大卡车相撞，司机重伤，另有3人受伤，车损严重，已不能开动，请求公司紧急处理。 二、任务分析 在值班过程中，极有可能遇到一些突发事件。能否处理好这些突发事件是对秘书综合素质的极大考验。虽然不同事件的处理方法不尽相同，但是还是有一些程序可循。 （1）准确了解具体情况。 （2）尽快处理，及时汇报。 （3）妥善处理善后工作。 （4）有效预防。 三、相关知识 （一）准确了解具体情况 遭遇突发事件，秘书首先应当保持冷静，沉着应对，弄清楚事情的来龙去脉，包括时间、地点、涉及的人物、影响的范围、发生的事情、损失的大小等，做到心中有数。对听不清楚的情况要逐字问清，决不能满足于“差不多”“大概”。在这个案例中，尹秘书沉着冷静，在对方慌张失措的事情下，首先是安慰其情绪，问清楚了事件的缘由。 （二）尽快处理，及时汇报 值班人员接到突发事件的紧急报告后，属于自己职责范围内的内容，可按照有关规定自行处理；对自己把握不准的问题，要及时向上司或有关部门报告、请示，并按照指示迅速开展工作；对事发突然需要马上处理的问题，可视情况先做应急处理工作，然后再向上司报告。 （三）妥善处理善后工作 突发事件处理工作结束后，秘书应当用口头汇报或者书面汇报的方式，向上司准确而全面地汇报事件，若有文字资料还应当归档保存。发生事故，秘书还要及时填写《事故情况记录表》，内容包括事故时间、地点、当事人、事故的发生过程简述、表格填报者签名、证人签名等。如果事故中有人受伤，则涉及的每个人都要填写一张《工伤情况认定表》，内容包括表格填报者的姓名、身份；事故涉及人员姓名、出生日期、住址、职务等；事故发生的日期、地点；事故的细节及对事故的看法；处理情况；表格填报者签名、证人签名等。 （四）有效预防 有些突发事件是不可预知的，但是有些则是可以预防的。值班人员平时要注意积累经验，遇到情况善于思考分析，把突发事故和突发事件消灭在萌芽状态，即所谓的常备不懈，有备无患。 （1）制定预案，确定具体处理程序。以书面形式确定紧急情况处理程序，详细地列出出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时的具体处理程序。 （2）培训工作人员。用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康培训、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训等。 （3）普及自救应对知识。在公司公告栏张贴相关急救知识，让所有人员了解有事故发生时，该如何急救和处理。 （4）进行模拟演练。实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适。 （5）分工合作，明确职责。明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责。 （四）厉行节约 办公用品的使用，应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。经济化原则要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作成就的价值等值。秘书要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费，防止办公用品流失或用于非办公项目。对经费已经超支的部门，要限制领用。 四、相关链接 某公司办公用品管理办法 （一）范围 本标准所指办公用品为员工日常办公所用文具（以采购部《办公用品价目表》为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其他特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。  （二）职责 （1）秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。  （2）采购部负责外购办公用品的采购。  （3）股份公司设立文具仓库，负责办公用品的入库、保管、发放、建账及部分特殊办公用品的制作、发放、建账、保管。  （4）人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门（厂）。 （三）规定  （1）办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月10元、非管理人员每人每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。 （2）办公用品费用（其他特殊物品除外