商务秘书实务模块五 文书处理与档案管理.ppt

第三，编制案卷目录。 案卷目录是经过系统排列的案卷进行逐一编号登记后形成的案卷名册，是统计案卷数量和查找利用档案的基本工具，是文书处理部门向档案室移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。 ⑦档号。 档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号。 第一，档号的编制方法。 第一，档号的编制方法。 全宗号是档号序列中的第一个号码。全宗号通常是档案馆为每一个全宗编定的，其编制方法主要有大流水编号法、分类流水编号法。“大流水编号法”是档案馆按照全宗进馆的先后顺序从1号开始依次编定号码。“分类流水编号法”是将档案馆的所有全宗划分为若干大类（全宗群），并以固定的代字或代码作标志，如用汉字的“党”“政”“建”或汉语拼音字头作为代字，然后在各个大类中按全宗进馆的先后顺序流水编号。 第二，档号的表示方法。 全宗号标写于全宗名册、案卷目录封面和案卷封面上；案卷目录号标写于案卷目录封面和案卷封面上；案卷号标写于案卷封面和案卷目录中；页号或件号标写于卷内每一页或每一份文件的首页上。 3.案卷的归档 归档是指文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交以便集中保管。任何个人都不得保存应当归档的文件。 （1）归档范围。归档范围即文书立卷的范围。凡属于立卷范围的文书材料，一律归档。 （2）归档时限。组织单位文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。对一些专门性的文件或驻地比较分散的个别业务单位的文件，可根据实际情况商定适当的归档时间。 （3）归档要求。归档要求是指对需要归档的案卷在质量、规格上的要求。主要包括： ①应归档的文件材料必须齐全、完整。 ②文件和电报按其内容的联系，合并整理立卷。 ③案卷标题简明确切，按规定进行系统化排列和编目。 ④区分保存价值，准确划定案卷的保管期限。 移交案卷时，必须有移交目录，并按移交目录清点核对，履行移交手续。案卷归入档案部门后，文件即转化为档案。 五、任务提示 根据秘书专业知识，通过图书馆、网络等方式收集和整理资料，完成上述任务。完成上述任务，最好以以下方式进行： （1）将班级学生分成若干小组，以小组为单位，进行归档文件的收集与整理。 （2）各小组成员必须有明确的分工，责任到人。 （3）此任务可以在文秘专业实训室进行。 六、任务实训 实训1：确定归档范围 1.实训目标 通过实训掌握文件的归档范围。 2.实训背景 尹晓雯在华荣公司工作了很长时间，近来公司新聘了一个秘书小李，办公室主任让小李学习管理公司的档案，并让尹晓雯对她进行指导。又到了一年一度的归档时间，尹晓雯先让小李熟悉公司文件的归档范围，知道哪些文件应该存档，哪些文件用过之后应该销毁。 3.实训内容 按照实际情况演练划分文件的归档范围。 任务二 档案的分类与鉴定 一、任务描述 华荣公司在年末进行文件归档鉴定时，鉴定人员对于一些文件的保存价值产生了不同的看法和争论。有的人认为：直属上级部门是本公司的直接领导，因此，归档应该主要保留上级部门发给本公司的文件，本公司的文件不需要重点保存，下属公司的文件则更没有保存的价值。而有的人则认为：凡是本公司的文件都是重要的，都需要久保存；外来的文件则可以少保存或不保存。 二、任务分析 档案的科学分类和价值鉴定，对于档案的保管和管理有重要的意义。档案的分类和鉴定包含以下内容： （1）档案分类的基本要求。 （2）档案分类的方法。 （3）档案价值鉴定的原则。 （4）档案价值鉴定的方法。 （5）档案价值鉴定的步骤。 三、相关知识 （一）档案的分类 对档案进行科学的分类，无论对正常的立卷归档，还是对以后档案的管理都有着重要的意义。一般来说，各组织文书部门要根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文件整理的原则，拟制出归档文书的类别和条目。 1.档案分类的基本要求 （1）分类应符合组织的客观实际。 组织的社会职能、规模等各方面的具体情况决定了其档案具有各自的内容和形式特点。因此，档案的分类要根据每一个组织文书的形成规律，选择适合的分类方法，合理地设置类目，准确地归类；分类的结果应该符合文书的客观状况，维护组织的历史面貌。 （2）分类应遵守逻辑规则。 分类作为一种管理方法，必须遵守逻辑规则。逻辑规则在档案分类方面的具体体现是： ①所设置类别的总和必须覆盖全部档案，既不能出现无实际文书的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”文书。 ②档案分类可以是多层次的，但是每一个层次所采用的分类方法必须一致，不允许运用多种方法，而不同层次之间的分类方法可以不同。例如：××公司的档