商务秘书实务模块四 商务活动管理.ppt

六、任务实训 某年4月20日，德国某大公司的总裁带领包括副总裁、技术、财务等部门的负责人及其夫人组成的一个高级商务代表团去日本进行一次为期8天的谈判，刚下飞机便受到了日方公司的热情接待。在盛情款待中，总裁夫人告诉了对方接待人员回程机票的日期。日本人便安排了大量的时间让德国人到处参观、游览，让其领略东方文化并赠送了大量礼品，直到最后两天，才把一大堆问题摆在谈判桌上去讨论。由于时间仓促，德国人不自觉地作出了许多不必要的让步。 问题：日本人在此次谈判中使用了哪些战略和战术？如果此次与日本人谈判的主角是你，你将采取什么对策？ 任务三 商务谈判的善后工作 一、任务描述 华荣公司和国外一家公司关于进口设备的谈判工作终于结束了，秘书尹晓雯松了口气。总经理吴宝华适时地提醒尹晓雯，此时还不能松懈，因为还有商务谈判的善后工作要做。 二、任务分析 善后工作并不是可有可无的，而是非常重要的。秘书在商务谈判结束后，应该做好如下善后工作： （1）管理谈判资料。 （2）维护业务关系。 （3）作好谈判总结。 （4）开展宣传报道。 三、相关知识 （一）管理谈判资料 谈判工作结束后，秘书要在第一时间内进行谈判所涉资料的整理工作。其中包括：及时清退重要的谈判文件；根据谈判的原始档案或已签订的协议撰写和分发谈判纪要；及时将谈判材料、原始档案、协议和合同立卷归档，等等。 （二）维护业务关系 谈判结束后，秘书人员还要注意适当地同谈判对手保持经常性的联系，以确保协议得到认真彻底的履行，同时可以继续发展双方的业务关系。为使双方保持良好的关系，也可以和对方保持经常的私人交往。 （三）作好谈判总结 谈判结束后，不论成败，都要对谈判工作进行全面、系统的总结，通过回顾、检查、分析和评定谈判过程，总结经验，吸取教训，以利于下一次提高谈判水平。 （四）开展宣传报道 如果需要，秘书要做好对谈判的宣传和报道工作，以利于提高公司形象。 六、任务实训 （一）填空题 如下图所示，中日双方在北京就有关问题达成协议，举行签字仪式。双方代表团各由5人组成：部长（A）、副部长 (B)、主任 (C)、随员 (D)、译员 （E）。由双方部长做主签人，译员做助签人。请你安排日方人员座次与位次。 任务三 签字仪式的善后工作 一、任务描述 华荣公司和金鼎公司的重大经济合作项目签字仪式结束了。总经理吴宝华找到秘书尹晓雯，要求她做好本次签字仪式的善后工作。 二、任务分析 签字仪式结束后，秘书的工作还远远没有结束，一定要做好善后工作，这是善始善终的表现，也是良好职业素养的体现。 秘书在签字仪式善后阶段主要做以下工作： （1）送别客人。 （2）清理场所。 （3）作好总结。 三、相关知识 （一）送别客人 迎来送往是秘书人员必不可少的工作内容之一。签字仪式结束后，要有礼貌地送别客人，给客人留下良好的印象。如果是外地客人，还要做好提前订票及送站等工作。 （二）清理场所 送别客人后，要清理签字的场所，使其复原，以方便以后开展工作。 （三）作好总结 签字仪式结束后，秘书人员可作一次深入的工作总结，积累经验，指出不足，以指导今后的工作。 四、相关链接 涉外签字仪式礼仪 在涉外交往中，有关国家的政府、组织或企业单位之间经过谈判，就政治、经济、文化、科技等领域内的某些重大问题达成协议时，一般需举行签字仪式。不同的签字仪式各有特点，在我国国内举行签字仪式通常要考虑以下几个方面的礼仪问题。 首先，要布置好签字厅，并做好有关签字仪式的准备工作。在我国国内举行的签字仪式，必须在事先布置好的签字厅里举行，绝不可草率行事。 其次，要确定好签字人和参加签字仪式的人员，签字人由签字双方各自确定，但是其身份必须与待签文件的性质相符，同时双方签字人的身份和职位应当大体相当。 最后，要安排好双方签字人的位置，并且议定签字仪式的程序。我国的惯例是：东道国签字人座位位于签字桌左侧，客方签字人的座位位于签字桌的右侧。双方的助签人员分别站立于各方签字的外侧，其任务是翻揭待签文本，并向签字人指明签字处，双方其他参加签字仪式的人员则应分别按一定的顺序排列于各方签字人员之后。 我方人员在外国参加签字仪式，应尊重该国举行签字仪式的传统习惯。有的国家可能会准备两张签字桌，有的国家可能要求参加签字仪式的人员坐在签字人对面，对此不必在意。关键是要不辱使命，对此我方人员不应忘记。 五、任务提示 学生利用秘书专业知识，通过图书馆、网络等方式收集信息，完成上述任务。完成上述任务，最好通过以下方式进行： （1）将班级学生分成若干小组，以小组为单位，进行签字仪式善后工作演练。 （2）各小组成员必须有明确的分工，责任到人。 （3）此任务可以在文