商务秘书实务模块三 商务会议管理.ppt

（二）完成会议记录 会议记录是具有一定法律效力的文字材料，是编发会议简报、会议纪要等文字材料的基础性材料。 1.会议记录的格式 一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议和问题，这是会议记录的核心部分。 2.会议记录的基本要求 会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。基本要求如下： （1）准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点、会议性质。  （2）详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 （3）忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 （4）记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。 3.会议记录的重点 会议记录应该突出的重点有： （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。 （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。 （3）权威人士或代表人物的言论。 （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。 （5）会议已议决或议而未决的事项。 （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。 4.会议记录的整理 会议记录的整理原则： （1）忠实于讲话人、发言人的原意。 （2）保持讲话人、发言人的风格。 （3）整理要完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去； （4）整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号和字迹清晰，避免出现错别字； （5）会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅； （6）整理录音记录稿时，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。 （三）编写会议简报 会议简报是简报的一种，是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种事务文书。它是指在会议期间为反映会议进行情况，包括与会人员在讨论中提出的意见、建议以及会议的决定事项而编写的简明报告，又称“动态”“简讯”“要情”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。也可以说，会议简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。 1.会议简报的特点 会议简报有些近似于新闻报道，特点主要体现在简、快、新、实四个方面。 “简”是最重要的特点，指会议简报应内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓，无关的东西不说，一般性的东西少说，专业性的东西多说。 “快”是指报道迅速及时。 “新”是指内容新鲜。 “真”是简报的本质特性，指内容真实准确，用事实说话。 2.会议简报的写法 会议简报一般由会议秘书处或主持单位编写。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交流情况、推动会议的作用。小型会议一般是一会一期简报，常常在会议结束后，写一期较全面的总结性的情况反映。 会议简报通常由报头、报身（正文）、报尾三部分构成。见《会议简报简易结构图》。 （1）报头。 ①简报名称一般使用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。 ②期号，写在名称下一行，用括号括上。 ③编印单位与印发日期，两者在同一行，前者居左，后者居右。 在下面，用一道横线将报头与报核隔开。 （2）报核。 报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括按语、标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以不是每篇简报都有这几项内容。 ①按语，即对整个会议的情况大概的说明。 （2）会议指示标识。 会议的指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室、饮水处、洗手间等标志。 ①指示牌。大中型会议应制作标志牌或指示牌