商务秘书实务模块一 商务秘书职业认知与形象设计.ppt

二、任务分析 商务秘书的能力和素质要求是多方面的，既要求具有一定的写作能力，还要求有具体的办事能力，这包括口头表达能力、听知能力、社交能力、协调能力等。 三、相关知识 能力是指能够胜任某项工作任务的主观条件，它直接影响到工作的质量和效率。从事商务秘书工作，就需要相应的能力。对商务秘书的能力要求主要取决于其工作范围、程序和方法的一些特殊性。 （一）写作能力 写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书人员要写好应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，掌握大量的词汇和不同的句式，还应具有文体知识，能熟练掌握更多的常用汉字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。 （二）口头表达能力 秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，与领导交流语言要简明扼要，对群众讲话切忌啰嗦。要使说话有条有理，秘书就要多思考，善于说话前打腹稿，不要信口开河、滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。 （三）听知能力 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、民族语言和外语。秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就多了一样交际工具，多了一条信息渠道。  （四）阅读概括能力 秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。 （五）社交活动能力 商务秘书经常要参加各种社会活动，如外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。因而，必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 （六）协调能力 秘书要善于发现工作中的矛盾和不平衡，要善于发现误解和不合，并及时加以沟通、协调。 （七）观察分析能力 秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，做好拾遗补缺工作。还要善于分析问题，提出解决问题的办法供领导选择和实施。 （八）应变能力 在特殊的时间、地点、条件下，在遇到意想不到的情况时，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。 （九）现代化办公设备的操作能力 秘书人员要会熟练操作电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、计算机、传真机、碎纸机、扫描仪等现代化办公设备，以及OA等网络通讯设备。 四、相关链接 秘书的能力结构 （一）秘书的一般能力要求 （1）观察能力。 （2）记忆能力。 （3）分析判断能力。 （4）应变能力。 （二）秘书的专业能力要求 （1）速记能力。 （2）打字能力。 （3）表达能力。 （4）校对、编辑能力。 （5）文字书写能力。 （6）听辨能力。 （7）操作设备能力。 （8）事务管理能力。 （9）社交与公关能力。 （10）调研与处理信息能力 五、任务提示 完成上述任务，可以采取和任务2一样的方法进行： （1）把全班同学分成两大组，内含若干小组，第一大组为理论经验收集组，负责通过网络、报刊书籍收集有关商务秘书必备能力的理论文章；第二大组为实践经验收集组，负责深入公司企业，向商务秘书人员请教其在工作实际中积累起来的有关经验。 （2）两个大组分别对收集到的素材进行汇总分析，各整理出一份经验汇总材料。 （3）在班级举行一次有关商务秘书人员必备能力的经验交流会，两个大组分别汇报自己的成果。 （4）对两大组的理论经验、实践经验进行比较、分析，整理出一份更加符合实际的文章，在全班同学中传阅，并要求同学们注意相关能力的培养。  六、任务实训 （一）案例分析 有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。 （二）案例分析 这天上午，尹晓雯在给胡总经理送邮件时，听到胡总正在与飞宇公司老总通电话：“你说是天地公司赵总的电话吗？我好像记得有他的名片，回头我查一下告诉你。你们公司今年的生意如何啊？” 正巧尹晓雯早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道电话号码是987654321。面对这种情况，秘书尹晓雯该怎么做？ A.马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。 B.当作什么也没有听见。 C.如果胡总问自己的话，就告诉他987654321。 D.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给他。 E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。 你认为哪种比较合适？请说明理由。 任务四 现代企业领导人选聘秘书的标准 一、任