合格职业人之工作基本 报告联络商量.ppt

归纳 — 报告时的要点 要点3 在报告之后要提出自己的意见和建议 而且，“提出的意见、建议要具有建设性” 不要说“这样不行”“那样不好”等评论家式　 的意见，而是提出“这样做如何？” “那样考虑的话是否更好”等。 要点４ “把事实与意见区分开” 报告需要准确。因此要在陈述中把“事实”与“意见”区分开。 陈述事实注意不要加入自己自以为是的观点以及臆想推测。 归纳 — 报告时的要点 要点５ “越是坏情况越要尽快报告” 特别是越是坏消息越要尽快报告。 要点6 “要有当事者的姿态” 不能问“您看怎么办？”，而是说“我想这样做……” 要点7 “选择报告的形式” 紧急时或简单时的报告可以以[口头]的形式，复 杂的报告、定期报告以及要作为记录保留的报告 要以书面的形式。如果能用“视图化”的方法， 则使报告的状况更容易理解。 归纳 — 报告时的注意点 报告时是否不隐瞒失误？ 报告时是否能说出对自己不利的事情？ 是否把自己的意见强加给他人？ 对于自己不懂的事情是否能够坦率地承认？ 报告是上司准确掌握情况，进行判断的信息根据。 因此要如实地报告“事实”。 提高工作效率的报告/联络/商量 工作中的联络 案例学习4 — 给上司的留言条 今天是11月1日。按照日程安排，高部长将于11月15日 （星期二）下午2点在公司内的会客室与重要客户Ｓ公司的田先生会谈。 下午5点，高部长开会的时候，田先生打来电话。 “因为突然要出差，11月15日去不了了。能不能改到17日或18日下午2点？” 你答复田先生说，向高部长确认后明天上午10点前给他回话。 之后，你确认了会客室的预定情况，发现17日有空房间，而18日全都订满了。因此，你就暂且预定了17日（星期四）下午2点的会客室。 由于今天你有事马上要外出，且直接回家。所以，你给不在办公室的上司写了一张纸条留言后，就出去了。 如果是你的话，你将如何写这个留言条？ 请每个人写出自己的留言条 并在小组内讨论，派代表发表 案例学习4 — 给上司的留言条 案例学习4 — 给上司的留言条 参考答案 Date : 11月1日　　17：00 To ：　高部长 From :　 刘　（手机：139-XXX-XXXX） 关于 : 15/11与Ｓ公司田先生会面时间变更一事 能否将预定15/11（周二）下午2点与田先生的会面变更为17/11（周四）下午2点？ 由于工作安排上的原因，田先生提出能否将与您的会面时间改为17日（周四）或18日（周五）下午2点。 我已确认，18日会议室已满，只有17日能够预定到会客室。 取得高部长您的认可后，我将再次与田先生联系。因此，希望您能在明天（2/11）上午9点半之前以口头或留言条方式通知我。拜托！ Date : 11月1日　　17：00 To ：　高部长 From :　 刘　（手机：139-XXX-XXXX） 关于 : 15/11与Ｓ公司田先生会面时间变更一事 田先生来电， 希望：11月15日（周二）→11月17日（周四）下午2点（有会客室） →或18日（周五）下午2点（会客室满） 请您确认后，明天（2/11）上午9点半之前通知我。 拜托！ 案例学习4 — 给上司的留言条 参考答案 Date : 11月1日　　17：00 To ：　高部长 From :　 刘　（手机：139-XXX-XXXX） 关于 : 15/11与田先生会面时间变更一事 能否将预定15/11（周二）下午2点与田先生的会面变更为17/11（周四）下午２点 田先生提出能否将与您的会面时间改为11月17日或18日下午２点。我已确认，17能够预定到会客室，18日会客室已满。 取得高部长您的认可后，我将再次与田先生联系。因此，希望您能在明天（11/2）早上以口头或留言条方式通知我。 不知上司何时看。所以，一定要放入日期、时间。 ! 上司看到纸条的时候，也许会提问题，因此一定写上自己的名字。 ! 简明地写下结论。 ! 也应明确地写下采取什么行动。 ! 案例学习4 — 给上司的留言条 参考答案 简明地写下理由。 ! 归纳 —— 联络的要点 要点1 公司内部需要联络时，应向所有的相关人员及部 门联络，不能遗漏。 要点2 联络时可以采用布告、传阅、便条及邮件的形式 要点3 对方不在时，也应想办法当面向本人传达。 要点4 外出工作时，当工作一结束就马上联络。 要点5 联络应针对目前的状况及接下来的行动预定 归纳 —— 联络的要点 要点6 外出时应告知周围自己回公司的大致时间。 要点7 写联络便条时，要根据5W3H原则简洁地表述。 要