文秘服务和文稿写作要领——全省党政机关办公室主任培训会议讲义.docVIP

文秘服务和文稿写作要领 ——全省党政机关办公室主任培训会议讲义 今天，由我与大家一起就文秘服务和文稿写作进行交流和探讨，不妥之处，敬请批评，有什么问题，敬请提问。 第一章 关于文秘服务 “文秘”就是文字秘书。文秘人员作为国家工作人员中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，主要职责是调查研究，综合情况，提供信息，撰写文稿，处理文电。在座的各位主任，既是办公室工作的领导者、组织者，又是领导的秘书，具有双重身份和双重责任。 一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”本领，必须努力提高文字表达水平，这是十分重要和不容忽视的。 第一节 怎样做好文秘工作 有人说，“秘书”就是“秘密的书”，也就是“关起门秘密的写作”。这个写作，不是写诗歌、散文、小说，必须掌握文秘写作的范围，从行政公文、日常应用文到专用文书，甚至是法律文书、学术论文等，领导需要什么就写什么。文秘写作，要求文秘人员全面理解和坚决贯彻党的路线方针政策，实事求是，真实地反映客观情况。要根据理论联系实际的原则，有规范、有步骤、系统地加强写作训练，文章内容要做到观点正确，内容充实，中心突出，结构严谨，文理通顺，语言流畅，感情健康，标点正确，合乎规范。 一、较好的素质修养 文秘人员除了具备身体素质、思想素质、心理素质、业务素质等一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。一名好秘书，不仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，具备广博的知识，而且要懂得一系列工作方法和工作艺术。其中最重要的是理顺与领导的关系。要注意三点： 首先，尊重而不奉承吹捧。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；更不能当甲领导面吹捧乙领导，要始终与多位领导保持经得起考验的纯洁、真诚的友谊。 其次，主动而不越位脱轨。秘书工作是以领导工作为轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。从四个方面变被动为主动：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。 再次，服从而不盲从附和。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导的意图办事。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和，“分析”有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。 二、必要的知识储备 无论是办公室秘书主任，还是专职秘书，都要处理好三个关系： 第一、专与广。秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域， 秘书就不能说“不”。比如，作为一名分管工业经济的领导人的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关政策法规、本乡镇经济运行状况等方面的知识，不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，而且要做到广积薄取，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。 第二、前与后。秘书的主要职责是为领导服务。为此，要做到前与后的协调统一。所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面。 第三，内与外。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私或一些鲜为人知的秘密。所以，要遵守保密纪律，在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能口无遮拦泄露工作秘密，损害领导形象，于工作、于己都不利。 三、良好的人际关系和心理素质 秘书每天都要和领导、同事、来宾、下属等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员。 要树立辩证的挫折观，古曰：“天降大任于斯人也，必先苦其心志