信息交流、协商与沟通管理程序.doc

程序文件名称： 信息交流、协商与沟通管理程序 版本：A/0 受控状态： 实施日期：2010年9月10日 页码： 目的 确保公司内、外部信息交流畅通, 便于快速有效获取信息，营造良好的工作环境，做到上情下达、提高工作效率；掌握最新质量、环保动态、职业健康安全状况，促进公众对公司改进质量、环境、职业健康安全绩效所作努力的理解和认同。 范围 适用于公司各部门、各层次人员之间的工作沟通，以及与公司内、外部质量、环境、职业健康安全管理因素有关的信息接收、反馈、处理等管理工作。 职责 3.1总经理负责质量、环境、职业健康安全管理紧急信息的处理及紧急事故的调查和管理工作。 3.2总经办 流程图（见图1） 图1 协商和沟通控制流程图 沟通过程及要求 5.1 信息来源 内部信息：源于工作交往和上下或横向关系发生。 外部信息：源于相关职能部门、媒体、社会团体、顾客等相关方的反应。 5.2 信息的交流内容 5.2.1质量、环境和职业健康安全管理信息，可以分为内部信息和外部信息，信息内容应准确可靠。内容包括： a) 质量、环境和职业健康安全方针 b) 目标、指标及管理方案实施完成情况 c) 法律、法规及其他要求的更新等情况 d) 资源（人、财、物等）配备情况 e) 管理体系的运行及内审、外审情况 f) 公司内、外的抱怨、投诉及重大事故 g) 影响作业场所职业健康安全的变动 h) 其他一些信息 5.3 信息的交流与沟通 5.3.1总经理、副总经理负责与政府职能部门、媒体、社会团体、周边居民建立良好的沟通环境，营造良好的企业公众形象。 5.3.2副总经理负责与工程、技改合同方进行信息沟通，对其环境/职业健康安全施加影响。详见《可对相关方施加影响控制程序》。 5.3.3总经办负责与供方的信息沟通，并对供方环境职业健康安全施加影响，以满足相关方要求。详见《可对相关方施加影响控制程序》、《采购管理程序》。总经办负责与废物处理方、政府职能部门的信息沟通。 5.3.4经营部负责与顾客、运输方的信息沟通，并对顾客、运输方环境职业健康安全施加影响，以满足相关方要求。详见《可对相关方施加影响控制程序》。当顾客有要求时，应尽快给予解决和答复。 5.3.5财务部负责与银行、税务等相关部门的信息沟通。 5.3.6总经办与各部门、部门与部门之间、外部相关方与各职能部门之间的质量、环境与职业健康安全信息交流不定期进行。 5.3.7各部门依据相关文件的规定，直接收集并传递日常正常信息；总经办按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 5.3.8各部门就其相关方有关的重要环境因素、重大危险源以口头或书面文件的形式进行传达。 5.3.9员工应适当参与危险源的辨识、风险评价和事件的调查。 5.4信息的沟通方式 5.4.1公司重大事项应及时通过口头或书面指示、电话、公告、例会、文件等形式传递。 5.4.2质量、环境与职业健康安全信息交流可以采用通知、板报、书面资料（包括会议记录、记要等）讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。 a) 口头（含电话）方式沟通——适用于需立即沟通或不需要留有证据的沟通事项。 b) 书面（含网上）方式沟通——包括：会议纪要、书面报告、公告栏以及各程序文件中规定的用于相互传递记录或联系单。 c) 例会方式沟通——建立例会制，以便就有关问题定期进行协商和沟通。例会规定见表1，必要时各种会议可以合并召开。 例会名称 会议主题 会议时间 主持人 参加人员 记录、纪要 年终总结会 公司领导及中层以上管理人员作年终总结 每1年一次 总经理 中层管理人员 总经办作会议记录 管理评审会 质量、环境、职业健康安全管理体系适宜性、充分性、有效性评价。 每年不少于一次 总经理 全体评审员 总经办传递评审报告 总经理办公会 研究决定公司生产经营、投资发展和综合管理等方面问题；研究分析各部门工作目标完成及考核情况； 每月一次 总经理 各部门、科室负责人 总经办作会议记录 质量、安全、环保会议 分析上月质量、安全、环保存在的问题并提出整改措施。 每月一次 总经理 各部门、科室负责人 安环处作好会议纪要 表1 例会方式 d) 其他方式沟通——员工向班长或员工代表提合理化建议等。 e) 内外部主要信息沟通内容、传递、接受、处理方式见附录。 5.5 沟通要求 a) 在沟通过程中必须贯彻下级服从上级和下一级对上一级负责的原则，实事求是地汇报问题，处理问题、解决问题。 b) 有问题请求解决的报告人或部门（车间、班组），两次口头汇报未得到回复时，可以越级汇报，不能放弃问题不管，第三次必须用书面形式进行请示或联系，以便