浅议企业档案工作目标管理与ISO质量管理中文件管理的接轨.doc

浅议企业档案工作目标管理与 ISO质量管理中文件管理的接轨 黄青云 企业档案是企业的资产，因此，企业档案管理是企业管理的一项基础性工作，是企业管理的一项重要内容，按《国营企业档案管理暂行规定》和企业档案管理工作标准等有关要求，搞好企业档案的规范化和科学化管理，是企业不可忽视的工作。同时，为了适应市场经济、适应国际化大趋势以利国际交往与合作的进一步发展，企业必须通过强化企业全面质量管理，贯彻ISO9000《质量管理和质量保证》系列标准及其相关的ISO9000标准（以下简称“贯标”），全面提高企业素质，使企业更具竞争力。在“贯标”过程中，文件材料的运作和管理是其中重要的环节，而且还有其自身的标准要求。 在企业档案管理工作中，两种管理模式同时运行，有的档案员就发出这样的疑问：一个单位，要搞两套文件，岂不是很麻烦？针对这样的情况，我们根据具体的工作实际探讨企业档案工作目标管理与ISO质量管理中文件管理该如何接轨的问题做肤浅的探讨。 一、“贯标”、认证工作的具体要求及其与档案目标管理工作的不同要求。 （一）“贯标”、认证工作中的质量体系文件和文件管理 企业要“贯标”，必须建立质量体系。按其目的，可以分为质量保证体系和质量管理体系两类。质量保证体系是指在合同情况下，供方为了向顾客提供质量保证而建立的一种质量体系；质量管理体系是指在非合同情况下，供方为了搞好内部质量管理而建立的一种质量体系。 质量体系的建立和完善，一般需经过六个阶段，具体包括：准备阶段、总体设计阶段、质量体系文件编制阶段、质量体系建立阶段、质量体系试运行阶段、质量体系认证阶段。其中质量体系文件编制阶段占据着重要的地位。 1、质量体系文件是涉及企业质量管理工作的全面而系统的规定性及证实性文件的总称。它作为企业开展管理的法规性文件，要求企业各有关部门、岗位理解并认真贯彻执行，从而确保质量体系的有效运行。质量体系文件包括：质量手续、程序性文件、质量计划、质量记录。 2、对质量体系文件的管理。包括对受控文件和质量记录的管理。 ⑴ 在质量体系要求中对文件和资料的控制提出以下要求： ① 受控文件的概念：凡与质量体系运行及其质量效果有直接关系，必须确保质量体系中各有关部门、岗位使用其有效版本的文件，即是受控文件。 ② 受控文件的范围：质量体系文件（质量手册、程序文件、质量计划、质量记录）；设计图纸性文件（包括工程变更、工程洽商单）；标准、规范类文件（技术标准、施工验收规范、标准图集）；与质量有关的各类支持性文件（如质量管理细则、计量管理工作规定）；施工技术性文件（如技术方案、作业指导书）；合同性文件。 ③ 受控文件的管理程序。 文件和资料的批准和发布。发布前应由受权人审批：应制订受控文件的清单，确保受控文件处于受控状态。 文件和资料的更改。文件和资料的更改应由原审批者审批。当更改审批者时，新的审批者应有相应审批依据的背景资料。 文件和资料管理的内容。企业应对文件和资料的编制、审核、批准以及对文件和资料的收、发、标识、登记、存档、拷贝、回收、作废、销毁等均应作出相应的规定。 受控文件的管理。对于受控文件，企业应规定主管（或发出）部门按规定格式进行登记，并在文件明显处加盖“受控章“。受控章内填明受控编号和受控制起始日期。对受控文件进行管理时，除应履行相应的审批手续外，应在拷贝的文件上加盖拷贝章。 作废文件及管理。对于已经作废的原属受控范围的文件，应由相应负责人在其文件的明显处，加盖作废章，并应及时将其与现行的有效版本相隔离或交回原发出部门统一销毁。 ⑵ 对质量记录的管理。 质量记录包括：文件编制、审核、批准单；受控文件发作文登记表；受控文件收入登记表；文件作废通知单；受控文件回收登记表；拷贝文件登记表；文件更改通知单；受控文件清单；文件销毁单。 （二）质量体系文件管理与档案目标管理的异同。 1、两者有本质上的区别。可以说，两者是全部与部分的关系。 ⑴ 企业档案工作目标管理是国家依法管理企业档案工作的一种方式，是针对企业全部档案而言，其收集的范围是所有反映企业生产经营活动的不同载体的材料：考评标准包括四个大的方面：组织管理、设施设备、基础业务建设、开发利用。 ⑵ IOS质量管理中的文件管理只是“贯标”过程中的部分内容，仅指企业档案中的质量方面的材料，其收集的范围是上级颁布的、本单位制订或形成的有关质量管理文件的材料。 所以说，两者是全部与部分的关系。 2、两者又有其共通点：①目的相同。都是为了强化企业内部管理，提高企业素质；提高企业生产、工作效率；增强企业市场竞争力。②服务对象相同。都是为企业经营管理工作服务。 二、在实际工作中，档案目标管理工作与质量体系文件管理该如何接轨？ 明确了以上几点，如何在搞好企业档案工作目标管理的同时，兼顾ISO质量管理工作，又不必过分的增加档案（资料）人员的工作量