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基于Excel的大型工程投标报价 工 程 造 价 管 理 旦 笠 第 一 期基于@馥的大型工程投标报价 口王芝福中国水电顾问集团华东勘测设计研究院 摘要:本文结合工程实例,详细论述了应用Excel的名称,筛选及条件格式的功能编制投标价格表,解决了价格表编制 过程中价格表修改的传递,格式的统一及快速输入计算公式的问题,从而极大地提高了价格表的编制效率和正确率. 关键词:投标报价表Exce1名称筛选条件格 一 ,问题的提出 在工程投标中,最核心的莫过于价格表编制. 大型工程的价格表分项很多很细,经常有成百上千 行,因此导致编制价格表极其繁琐且容易出错,更 繁琐的是大型工程,分工很细,通常由多个专业的 技术人员分别提供成本价,再由商务人员汇总成本 价后进行加价再对外报价,经过多人编制后.更容 易出错.主要问题有: 1,价格表的修改 由于投标人对招标文件很难完全响应.不可避 免对价格表中的某些小项会有不同意见.如对小项 货物名称的改变,数量的变化等.由于更改人员一 般为专业技术人员,而汇总人为商务人员.此时需 要寻找一种方法能快速自动将更改人的更改记录 传递给汇总人,而不是由更改人手动标注每一处更改. 2,公式的快速输入及格式的统一 大型工程中价格表的格式一般已做好.并且比 较复杂,大项中套小项,分项之间有小计,大项之间 有多行空白等,如表1所示,其中成本价由多个专 业的技术人员准备.最终报价由商务人员考虑各种 加价系数后对成本价进行加价,在单价转换成总 价,成本价转换成最终价的过程中必须输入公式, 那么,怎样才能快速输入公式又不破坏原价格表的 格式呢. 表1招标文件价格表 矗转0 t价格裹 謦---鼬…警警 A{大项A ～ 飘觚…………一～～:簪≯厂 l小H-r巾AIl 矗{…_0……I 零A2.2 ≮飘瓣 l小计项A 日期: 投标人: 28EngineeringCostManagement 二,问题的分析 1,价格表的修改 由于专业技术人员对价格表意见主要有两类. 即小项货物名称的改变,数量的变化.常规做法是 专业技术人员每修改一处地方,就用不同的颜色标 记出来,那么汇总时就能一目了然地看出来,但问 题是专业技术人员总有忘记的时候,并且标记起来 也很繁琐,所以最好的办法就是让Excel自动判断. 经分析专业技术人员的判断过程,主要就是看现有 的货物名称和数量与原来的货物名称和数量是否 一 致.由此想到Excel的条件格式,将原招标文件的 货物名称和数量列复制,然后与专业技术人员修改 后的货物名称和数量列进行比较,即在条件格式中 输入相应的比较公式就能实现其自动判断. 2,格式的统一 对于多人协作的投标,首先需要汇总人根据招 标文件的价格表统一填好相关公式.设置好相关格 式,做成价格表格式文件发给专业技术人员.不需 要其再输入公式,从而减轻工作量,并且做到整个 价格表格式的统一. 在准备价格表格式文件的过程中怎样才能在 不破坏原来价格表格式的情况下快速输入公式到 合适的位置呢,常规办法是输入公式后简单地下 拉,但这样做肯定会破坏原价格表的格式,并且还 需要随时关注那些不需要输人公式的单元格.为此 我们需要解决两个问题,第一是找出那些需要输入 公式的单元格,第二是设计出适合快速输入的公 式,而且其公式方便修改.对于第一个问题通过仔 细观察能够发现,那些数量栏非空的行都是需要填 充公式的,Excel的筛选功能正好能够快速将输入 公式的单元格筛选出来.对于第二个问题看似简 单,即选中需要填充的单元格,然后输入公式后,按 Ctr|+Enter组合键.就一次性在选中单元格中输入公 式.但由于有些小项数量有可能无或者已含, 这就需要公式中设置一些条件格式,再加上其他的 一 些无法预知的改变,为了方便公式的修改,最好 采用名称公式替换普通公式. Excel筛选功能能够过滤那些不需要填充的行, 这样结合上面提到的快速输入公式的方法,我们就 能一次性快速输入一列中几百上千个公式,并且还 不会破坏原有的格式. Excel的名称功能很强大,能够被定义成常量, 变量(动态单元格),并能加入Excel中的公式,从而 将Excel中不同内容的公式转为同样内容的公式. 三,详细方法 1,设置条件格式 具体操作如下: (1)复制货物名称列和数量列,分别粘贴到K列 和L列. (2)选中含数据项的所有单元格,具体为左键 单击选择A4单元格下拉,按住shift键,单击选择 L30单元格 (3)设置具体的条件格式,具体为选中菜单栏 格式一条件格式,设置条件1,选择公式,输 入=$E4:无.设置格式为字体一特殊效 果一删除线,冈案一单元格底纹一黄色; 添加…条件2,选择公式,输入=NOT($B4= 38K4),设置格式为图案一单元格底纹一青 色:添加条件3,选择公式,输入=