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莱芜市嬴城建设开发有限公司 公文管理办法 一、目的 为进一步规范公文管理，提高工作效率，根据国家对公文管理的相关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。 二、范围 本办法适用于公司公文的管理。 三、职责 综合部负责公司的公文管理工作。 四、定义 本办法所指公文分为收文和发文两类。 收文：是指由外单位发送到公司的公文。 发文：是指以公司的名义向外单位或公司内部发送的公文。 五、过程控制 1、公文的密级设置与管理 （1）公司公文实行密级管理。密级公文分绝密、机密、秘密三等。绝密指极为重要并且不得再传达和复制的文书；机密是指次重要，仅能向规定范围传达且不得复制的文书；秘密可向规定范围传达或发送的文书。 （2）密级公文必须严格管理，不得放置于公共场所。对于违反公文密级管理，泄露公文内容或超出规定范围传达者，公司将视其情节轻重予以处罚。 （3）根据公文的内容和工作需要，制发后的公文需要变更和解除原定密级，必须经总经理批准后办理。 2、收文管理程序 （1）收文办理包括签收、登记、分送、批办、承办、督办、归档等程序。 （2）签收。收发人员收到公文时以签字或盖章的方式给发文方以凭据，并逐件清点，如发现问题，及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件应注明签收的具体时间。收到的文件务必在24小时内交与综合部公文管理人员。 （3）登记。综合部公文管理人员收到文件后应及时在《收文簿》登记（传真件应复制后办理），同时填写《外来文件传阅登记单》，并粘贴到公文的第一页。 （4）分送。登记完毕的文件由综合部负责人填写分文意见后，公文管理人员按分文意见分送办理。 （5）批办。公司高层管理人员、高级业务主管或部门负责人对收到的文件提出处理意见。 （6）承办。相关人员或部门根据处理意见落实办理。 （7）督办。综合部公文管理人员按照办理时限和要求对承办工作情况进行督促检查，并及时收集办理进展情况上报。 （8）存档。承办人或部门及时将办结的文件交综合部公文管理人员备案归档。 3、发文管理程序 （1）起草。根据工作需要，文件拟稿人员起草文件原稿，并填写《发文稿纸》。 （2）初审。由承办部门负责人提出初审意见，并报综合部审查。有多个部门承办的公文，由会签部门负责人提出初审意见。 （3）复审。由分管领导或高级业务主管提出审核意见。 （4）签发。公司公文由总经理或授权副总经理签署。 （5）制文。经签发后的文件原件及电子文档交公文管理人员统一排版制作。 （6）用章。将制作完毕的公文加盖印章，所盖的印章应清晰、端正。 （7）发送。综合部公文管理人员完成发文登记后：?? a.对外行文交由公司领导同意的专人办理，经办人应向综合部确认文件的送达情况。 ??b.对内行文由综合部公文管理人员根据发送范围以电子文档的形式发送，不具备条件部门以纸介质形式发送。 ??c.经公司领导批准需以公告形式张贴的公文，由综合部公文管理人员负责办理。 （8）归档。经签署盖章后的文件，应将正式公文原件和电子文档交公司公文管理人员存档。 4、文件传阅的管理方式 综合部负责人指定文秘人员负责文件的传阅。对传阅文件实行登记，传阅人及时阅读文件后，签名、做记号并退回综合部。综合部对传阅人意见进行处理。 5、文件的借阅管理 （1）文秘人员在文件借阅管理中，应严格按照规章制度办事。涉及企业机密的机密性文件不能随便外借，必须有领导批准，并严格办理借阅手续才能借阅。 （2）借阅者在借阅期间对文件负责并及时清退，以防文件散失或影响他人借阅。文件清退要求及时，完整，不能有丢失或缺损。 6、文件的存放管理 加强文件库房建设，由文秘人员负责将文件进行分类立卷存放保管，做到文件盒或文件袋文件目录与存放文件一致，以利查找。 7、其他 （1）凡涉及公司公文及相关问题的处理均应严格按照本办法执行。 （2）公司综合部负责本办法的解释与修改。 六、相关记录 1、 发文流程 2、《发文稿纸》 3、《外来文件传阅登记单》 4、《收文簿》 发文流程 1、文件拟稿人起草文件的原稿，并填写《发文稿纸》报综合部审查； 2、报分管领导提出复审意见，报总经理或总经理授权的副总经理签署； 3、签署完毕的公文原件及电子文档交公文管理人员； 4、公文管理人员制作公文、发文、存档。