公司企业邮箱使用管理规定.docVIP

企业邮箱使用管理规定 为了能够进一步提高我公司的信息化管理水平，方便各部门员工收发电子邮件；同时，也为了可以提升公司的整体形象，加强公司对外的交流与合作。现制定以下企业电子邮箱使用的管理规定，并配备电子邮箱给相关的部门和人员。用于公司对外的信息交流、工作联系、文件传送，以及内部沟通、文件保存等用途。 一、电子邮箱的相关使用人员，在公司办公室登记以后，可领取到电子邮箱的用户名及密码。使用人登录：，输入用户名及密码即可进行使用。 二、首次登录时，使用人应对用户密码进行更改，并确认邮箱是否可以正常的使用；如有问题请及时与邮箱管理员进行联系。 三、公司邮箱的使用应遵守以下几条规定： 1. 邮箱使用人不得利用电子邮箱服务危害国家安全，泄露国家机密，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动。 2. 邮箱使用人不得利用电子邮箱服务危害公司的安全，泄露公司的机密。 3. 公司的电子邮箱由办公室统一管理，使用人在日常的工作中，如电子邮箱出现各种问题应及时向办公室进行汇报，并联系邮箱管理员进行处理。 4. 专人邮箱由该邮箱的使用人进行管理，部门邮箱需由该部门的主管指定专人进行管理，负责邮箱的日常收发，查看和维护工作。 5. 电子邮箱可向社会公开，作为公司与客户联系的窗口，进行日常业务联系。凡配备公司电子邮箱的人员或部门，对外将禁止再使用个人邮箱进行工作上的联系。 6. 电子邮箱使用人，每天都要及时查看和处理邮件，并应及时清理过期邮件，保证邮箱正常使用；重要的邮件，应随时做好备份，避免信息的丢失。 7. 为了保证办公电脑及信箱系统的正常、稳定的使用，对于信箱中疑似病毒的邮件或垃圾邮件，要及时删除，如有疑问请联系邮箱管理员。 8. 由于邮箱的存储空间有限，建议不要存储过多的邮件，应及时进行备份或清理，以免影响邮件的正常接收；如工作需要，邮箱的空间不能满足工作的正常使用，应及时向办公室申请增加邮箱或邮箱增容。 9. 公司给员工印制的名片上，凡已经使用公司邮箱的，必须在名片上统一印制公司的邮箱。 10. 为统一公司的形象，规范邮件的收发制度，邮箱使用人在发送邮件时，最下方必须要统一输入公司名称、地址、联系人、电话、传真等信息（使用公司固定签名）；如对方没有回复邮件确认，应主动与收件人再次联络，避免所办的事情被耽搁。在接收邮件时，必须要主动进行回复，体现出公司的整体形象。（垃圾邮件及广告邮件除外！） 四、推荐使用OUTLOOK,FOXMAIL类的电子邮箱客户端软件,可以方便快捷的维护电子邮箱，并能起到及时提醒新邮件到达的作用。 五、邮件使用人应注意电子邮箱密码的保护，防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读，并应经常更换电子邮箱密码。忘记密码时，应及时与邮箱管理员进行联络。 六、未经公司的同意,不得使用公司邮箱发布与本职工作无关的电子邮件。 七、邮箱使用人办理离职、或调换部门时，应将使用的电子邮箱密码交还给办公室，由办公室统一处理。如部门邮箱是由多人使用，当其中一人发生上述的情况，该邮箱的使用管理员，应及时更换邮箱密码，并报办公室备案。 八、如违反上述管理规定，给公司造成经济损失和不良影响者，视情节的轻重，给予处分和相应的经济处罚。 九、本管理规定，自发布之日起开始生效执行。 XX公司办公室 XXXX年五月十六日