浅议文书档案电子化管理的现状及对策.docVIP

精品论文 参考文献 浅议文书档案电子化管理的现状及对策 日照市房地产管理局 山东省日照 276800 摘要：随着信息技术的一体化和经济的全球化的到来，世界进入互联网时代，人们的生活发生了巨大的变化，改变最为明显的是人们的工作方式。文书档案本身的转变自然也会影响其管理方式的转变，因此文书档案管理信息的电子化已经势在必行。将从文书档案管理信息电子化应用的各环节的应用、优点、缺点及解决办法入手对其进行分析。本文从文书档案电子化相较于传统文书档案的优势、文书档案电子化面临的问题及解决方式等方面解读文书档案电子化的有效性。 关键词：文书档案；电子化管理；现状；对策 随着电子化时代的到来，档案管理工作电子化已经成为发展的重中之重。管理工作电子化，有利于更加高效、及时的整理档案信息，同时也可以更有针对性的提高档案管理质量和服务水平，从而进一步满足各行各业对档案信息的需求。但是就目前而言，我国档案管理工作中仍然存在一些弊端，部分管理者坚持原有的文书档案管理模式，没有认识到电子化档案的重要性，管理跟不上时代的需求，导致档案管理发挥不出实质的作用。 1 文书档案电子化的意义 1.1 利用办公系统处理公文，提高效率。 1.起草、修改环节。传统文书档案的手工抄写，易造成公文卷面不清洁，精准度不高，且浪费较多资源等问题。在电子化时代下，利用网络、办公系统处理公文，可以在同一页面反复修改，减少资源浪费。2.阅示过程。涉及的阅示人员可以是一个或多个。按照传统方式，每份公文需要工作人员逐一跟踪，面对面交接，处理周期长且不稳定，而现在只需利用办公系统可以将公文同时分发至多个阅示人员，使阅示方式更灵活有效。节约了人力资源，减少了时间浪费。 1.2 提高文件安全性 日常办公文件数量庞大，按照传统公文处理方式，公文积压、传递不到位、遗失的情况时有发生。而文书档案电子化，使文书档案起草、发文、阅示、搜集、整理、归档、借阅有机结合为一体，各环节关联。过程管理使公文有章可循，可控，保证了文书档案的处理及时、合理、高效。 1.3 档案电子化管理存在的问题 一是原稿具有不确定性，电子文件生成后输出纸质文件，作为底稿的电子文件反而被忽视，经常因工作需要被增、删、改等操作，由于时间跨度大，修改无授权，使电子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去归档保存的意义。二是归档不被重视，归档就是直接保存在原计算机，或刻录在光盘、U盘等移动存储器，如果信息系统出现故障或存储器受损，电子文件安全完整性就无从保障。电子文件由于存储方便，便捷经济，因此很多档案工作者从不鉴别，一股脑地全部归档，泥沙俱下，使应归档的档案湮没在大量的文件材料之中，利用困难。三是人员素质低。当前档案工作，要求工作人员专业素质强，计算机水平高，还要有先进的计算机设备和工作软件，但是，很多单位人员不重视档案投入，硬件软件配备无法达标，致使工作还处于手工时代。 2 电子化档案管理的建议 2.1 创新文书档案管理工作者的电子化管理意识 只有不断创新，才能跟上时代发展的潮流。电子化时代中，文书档案管理需要不断的创新，突破原有的模式，通过不断增强管理意识和管理理念，加强思想上面的创新，奠定电子化档案管理的基础。首先，我们需要改变管理者的管理理念，有目的、有计划的开展一些创新性的管理工作。其次，我们要进一步增加文书档案管理工作的资金投入，引入最先进的信息管理设备，建立数字化、电子化的档案管理模式，从而提高管理效率。最后，我们需要加大宣传力度，加强电子化和创新理念在人们心中的印象，改变文书档案管理工作者的管理理念。 2.2 建立科学规范有效的档案管理信息平台 实现档案管理的电子化，必须要有科学的管理平台作保障。档案电子化的核心是电子文件的管理，档案管理信息平台的建设应包括以下四个系统：一是建立文书档案归档系统，主要处理电子文件的收集、整理、归档等工作。二是建立电子文件检查审核系统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度，定期检查，确保文本真实有效。三是建立文书档案存储系统，利用计算机强大的功能建立文书档案的数据库，对信息进行编目、归类、储存，便于查找利用。对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储，实行多种形式的存储。四是建立文书档案保密系统，制定档案保密制度，设置档案上传、下载的安全等级和访问权限，安装高级别的防火墙，库房等重要场所强化防磁设施。 2.3 数字化管理 传统企业文书档案管理，主要采用纸质作为信息载体，并且对信息进行必要记录。传统的