浅谈提升电力企业文件管理水平的有效方法.docVIP

精品论文 参考文献 浅谈提升电力企业文件管理水平的有效方法 (广东电网有限责任公司东莞供电局 广东东莞 523008) 摘要：企业文件管理是电力企业管理工作的重要组成部分，企业文件管理水平的高低直接关系着电力企业的持续、健康发展。随着社会经济水平的提升，电力行业发展尤为迅速，而企业文件管理作为电力行业发展的历史记录，决定了其在公司管理上具有重要作用，因此，电力企业必须不断提升企业文件管理水平。文章主要结合现状对电力企业文件管理中的存在问题进行了分析，并提出了提升现代化文件管理水平的有效方法。 关键词：文件管理 电力企业 文件管理是企业、行业发展的必不可少的手段之一，是任务下发的主要依据，也是企业重要的核心信息资源，直接关系着企业的管理和发展。随着我国电力行业的迅速发展，电力企业需处理的文件越来越多，其使用价值也随之大大提高。在高速发展着的信息时代，如何对电力企业宝贵的信息资源进行管理，使之更好为电力行业人员的科学决策、精准完成任务，提高工作效率提供服务已成为电力企业管理工作的重要任务。 一、电力企业文件管理的存在问题 1.下发文件量大。在电力行业迅速发展的当下，电网公司的业务也愈加壮大，办公人员的工作任务也日益增多，现今一般都由发文部门通过OA系统向各个部门以及工作人员发送各类文件，其中包含各类活动通知、通报、发文、任务通知等。但是，由于这些文件一般为统一普遍下发，容易导致堆积过多的无用文件，于此同时，工作人员需要耗费大量的时间来鉴别有用的文件以及自己需完成的工作任务，这无疑大大减低了办公人员的工作效率。 2.信息传递功能薄弱。在办公自动化系统日渐完善和应用广泛的形式下，当前分局派发主要以文件转文件的形式为主，由综合部文转员请示部门负责人转达至相关班组或各人。通过层层传达，班组面对一推要求笼统的转发文件，工作思路并不清晰，部门文转员只能等待部门负责人批示或根据有限经验派发任务，既消耗了工作时间，也容易导致员工因理解文件不到位，执行任务时出现偏差，导致工作效率低、工作反复修改的现象。 二、提升电力企业文件管理水平的有效方法 由于大量的下发文件大大降低了办公人员的工作效率，东莞厚街供电分局为了解决该问题提出了利用“班组”无文件”管理平台”来作为提升电力企业文件管理水平的有效方法。 改变过往以文件传达文件的任务下达方式，采取的是先由专责或业务员消化和理解相关文件，分解提取具体的工作任务和重点，形成“工作任务单”后，再下达给班组实施的工作方式，形成从任务确定-作业准备-工作实施-结果反馈-分析总结全过程的精细化管理方法。力求达到以下三个目标： （1）减负——切实减少班组的无效工作，消除班组的隐形负担； （2）高效——由部门消化，明确分工，充分过滤，提升班组工作质量和效率； （3）规范——通过文件系统分类，摘取关键信息，形成清晰化表单，规范管理，事事有跟踪、有回应、有落地。 三、班组“无文件”管理平台 本平台采用B/S方式，采用单机部署方式，并支持集群部署方式。本系统规范分局内部文件表单传递流程，简化文件表单分流程序，实现无文件管理，提高分局内部工作效率。本系统基于工作流的管理模式，工作流可以自行定义，满足工作需要。 1.任务管理 从OA系统中获取待办任务后，生成待办任务列表；员工可以看到自己收到的所有任务，同时调用短信接口发送短信通知，点击任务链接可以查看该任务的详细信息，并可以对任务进行工单生成、签收、保存、发送、退回、删除等功能，并可以对表单内容进行编辑。 任务查询：是指对系统中任务信息的查询，可通过任务名称、负责人、时间、状态等条件进行检索，并可以查看任务明细信息； 任务签收：是指员工对收到的任务（文件）进行签收，任务（文件）只有被签收后才能进行保存、处理、回退等操作； 任务编辑：是指对任务内容在线进行编辑，用户在编辑器中可以获得所见即所得的体验，并支持文本、表格的复制粘贴到编辑器的功能； 任务保存：是指员工编辑任务（文件）内容后，仅进行保存，不发送到下一个任务人员； 任务发送：是指员工对任务（文件）进行处理并发送到下一个节点，在发送到下一个节点时，可以选择接收人或接收部门进行发送； 任务退回：是指员工将接收到任务（文件）退回给任务发送人； 任务删除：是指员工可以将发起人是自己的任务（文件）进行删除； 任务终结：具备任务终结的用户（员