高职院校档案管理的现状及对策研究.docVIP

精品论文 参考文献 高职院校档案管理的现状及对策研究 张焕娣　清远市技师学院　广东　清远　511517 　　摘　要：档案管理工作是高职院校的一项基础性工作，也是高职院校管理工作的重要组成部分。近年来，我国高职教育发展迅速，高职院校的档案管理水平也得到了提高，但是，随着形势的发展和新一轮高职院校评估的启动，高职院校档案管理工作还存在一些问题。文章分析了高职院校档案管理的现状，并有针对性地提出了相应的解决对策。 　　关键词：高职院校　档案管理　对策 　　档案管理工作是建设示范性高职院校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。应该认真总结以往档案管理工作中的得失，改进工作方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，以实现档案的自身和社会价值。 　　一、高职院校档案管理工作的现状 　　近些年来，高职院校不断借鉴传统高校档案管理工作的成功经验，档案管理工作已开始逐步进入制度化、规范化、现代化管理的轨道。但是，同传统高校相比，我国的高职教育起步晚、底子薄、发展不平衡。在高职教育改革人才培养模式、重视提高教育教学质量和突出办学特色建设的发展进程中，很多高职院校的档案管理工作没有跟上高职教育快速改革发展的步伐，仍存在一些低水平管理的共性问题，主要表现在以下几方面： 　　1.对档案工作重视不够，忽视了高校档案的管理工作 　　长期以来，很多领导认为高职院校的中心环节是教学，所有工作都需要围绕着教学工作展开。尤其是一些高职院校，近几年发展迅速，领导工作头绪多，忽视了档案工作的重要性，只是在国家高职高专人才培养水平评估工作期间，才频繁查询教学档案，过后又束之高阁，不再把档案工作列入议事日程。 　　2.档案管理人员自身档案业务素质薄弱 　　目前大部分高职院校的专职档案员都没受过系统的档案专业教育。大多数档案人员只接受过短期的培训，普遍缺少扎实的专业基础知识，知识结构单一，相关相近专业知识掌握甚少。档案工作者的理论水平和实际工作能力、外语水平及以计算机为代表的现代化设备综合应用能力等各方面素质和技能都有待提高。使得档案工作松散，档案流失严重，有一些有价值的档案不知去向，永久丢失，造成无法弥补的损失。学院领导对高职院校档案人员福利待遇上不倾斜，在职称评聘过程中，也往往是档案工作人员排不上队，这都影响了档案管理人员的积极性和主动性，甚至还产生了一定的自卑心理，影响了高职院校档案工作的发展。 　　3.基础设施档次低 　　目前，很多高职院校档案管理部门已基本配备了电脑等办公设备，但电脑的使用范围仍局限于档案目录等文字的录入，档案利用的无纸化、电子化、数字化、网络化程度很低。有的档案管理部门没有配套的设备，甚至连电脑都不是现代化的电脑，有的是别的系、部、处、室用过的或淘汰的电脑，经过维修后配备的，无法配置现代的管理软件。更有甚者，时至如今，有些高职院校档案的收集、记录、整理、归类、编目等工作全部靠人工书写，而不是用先进的信息技术。由于人工书写速度慢、差错率高、工作量非常大，当遇到检查评估时，这些学校的档案管理人员需经常深夜加班加点突击整理，导致档案信息差错频现、漏洞百出，严重影响了档案案卷的质量和可信度。 　　4.档案管理、服务手段落后 　　人们在长期传统档案管理体制下所形成的观念不能很快改变，往往把档案作为一种管理工具，而不是服务手段。这种观念使档案工作者安于现状，没有形成积极的参与和竞争意识，不注意档案工作的需求变化分析；不能把握或不愿把握档案利用需求的发展规律；不能积极主动地为高职院校和社会提供内容丰富、各具特色、形式多样的服务，只是局限于坐等上门查档。加之检索体系的不健全，还有一部分高职院校仍停留在单靠案卷目录一本帐进行检索的状况上，致使检索效率低、速度慢，档案信息得不到及时而有效的利用。 　　二、提升高职院校档案管理水平的对策 　　1.深化档案管理意识 　　现阶段，我国许多高职学校对档案不够重视，认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据，它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的，因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性。深化档案管理意识的具体工作如下。 　　（1）学校要组织全员培训。定期或不定期学习学校档案相关知识，强化全体教职员工档案意识。理解档案对其作用，如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。 如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动；基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中：科研档案与科研活动有关(包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等)。另外，学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面。这些对个人和学校的发展有着重要