四电子表格在会计中的应用.ppt

第四章电子表格软件在会计中的应用 1、建立财务数据工作表 ---Excel 2003的基本操作 1.1认识Excel 1.2工作簿和工作表的操作 1.3向工作表输入数据 1.4编辑工作表 1.5设置工作表格式 1.6管理工作表 1.7建立数据清单 1.1 认识Excel 2003 1.1.1 熟悉Excel 2003工作界面 1.1.2 工作簿、工作表和单元格 1．工作簿 在Excel 2003中，新建文件就是创建一个工作簿，其扩展名为.xls，如下图。 2．工作表 工作表是由65536行和256列所构成的一个表格，其作用是存储和处理数据。工作表行号由上到下分别从“1”至“65536”进行编号；列号则由左到右采用字母“A”到“IV”进行编号。 3．单元格 组成工作表的若干长方形格子，称为“单元格”，是Excel 2003中存储数据、公式以及进行数学运算的基本单位。 在工作表中，单击鼠标左键选中任意一个单元格，其四周会出现一个黑色方框，表示被选中。该单元格被称为当前单元格或活动单元格。 在当前单元格的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，通过拖动此填充柄可以自动填充单元格数据（即使拖动范围内的单元格数据与当前单元格相同，或是按照线性顺序排列），如下图。 1.2 工作簿和工作表基本操作 1.2.1 新建工作簿 要新建工作簿，可使用下面几种方法。 启动Excel 2003：启动Excel 2003软件后，系统会自动创建一个新的默认工作簿文件，名称为“Book1”。 使用工具按钮：启动Excel 2003后，单击工具栏上的新建按钮，即可建立一个新的空白工作簿文件。 使用菜单：选择“文件”“新建”菜单，然后单击“新建工作簿”任务窗格中的“空白工作簿”，即可新建一个工作簿，如下页图。 1.2.2 保存工作簿 创建一个新的工作簿并输入数据后，必须将其保存，才能在日后继续使用。分三种情况： 1、如果是新创建的工作簿，单击工具栏上的“保存”按钮后会弹出“另存为”对话框进行保存； 2、如果是已经保存过的工作簿，编辑后再次保存，则直接单击工具栏上的“保存”按钮或选择“文件”“保存”菜单即可； 3、如果想将工作簿另存为一个新的工作簿文件，则选择“文件”“另存为”菜单，弹出“另存为”对话框进行另存即可。 1.2.3 打开工作簿 若要打开一个已建立的工作簿进行编辑，可以使用在文件夹窗口中直接打开、单击工具栏上的打开按钮和选择“文件”“打开”菜单三种方法。 1.2.4 新建工作表 启动Excel 2003后，软件会自动创建一个工作簿，界面中默认含有3张初始工作表，如下图。 如果用户需要使用更多的工作表，可以插入新工作表。 方法是：单击要在前面插入工作表的工作表标签，如“Sheet1”，然后选择“插入”“工作表”菜单，即插入了新的工作表。此时新插入的工作表成为当前工作表，并自动命名为“Sheet4”，如下图。 1.2.5 重命名和删除工作表 1．重命名工作表 要重命名工作表，用鼠标左键双击工作表标签，例如“Sheet1”，此时，工作表标签呈反白显示，处于编辑状态。此时直接输入新的工作表名，然后按【Enter】键确认，即可完成工作表的重命名。 方法2 右键单击要删除的工作表标签，例如“Sheet2”，会弹出右键快捷菜单，直接选择“删除”菜单项即可将目标工作表删除，如下图。 1.3 向工作表输入数据 1.3.1 输入基本数据 1．输入数值型数据 数值型数据由数字0-9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。单击工作表中的任意单元格，直接用键盘即可输入基本数据。 输入数值型数据的注意事项如下： 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。例如，输入“-1”或“（1）”都可以在单元格中得到-1。 如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/3”。 如果要输入百分数，直接在数值后输入百分号“%”即可。 如果要输入日期和时间，需要按照各自规定的格式进行输入。日期的格式为“年-月-日”，时间的格式为“时：分：秒”。输入完成后，可以通过“单元格格式”对话框设置日期和时间的其他格式。 打开“单元格格式”对话框的方法是：在数据单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”菜单项，在弹出的“单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”或“时间”项，在右侧的“类型”列表框中选择要改变的类型即可，如下页图。 2．输入字符型数据 字符型数据是由字母、汉字或其他字符开头的数据。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。如果在