中山大学档案室筹建策.docVIP

中山大学档案室筹建策划 一． 项目的背景： 中山大学XX 学院是一所国内一流、国际知名的X 学院，它与成立于110多年前的XX 大学有着深厚的历史渊源。然而，作为中大历史最悠久、最独特的学院，它却没有一套完整的档案保管系统，使得许多珍贵的档案资料因保管不善而损害或遗失，如此状况对学院而言无疑是一种莫大的损失和遗憾。如果能建立起学院的档案室，妥善保管学院各个时期、各类档案，对于传承学院历史文化，联络校友感情；对于学院的宣传、指导和规范学院各项工作的开展等，都有着深刻的意义。 二．项目的实施阶段及主要工作目标 通过对贵单位积存档案材料进行观看以及和各位老师沟通，我们对贵单位档案管理现状已经有粗略的了解。我们按照贵单位对建立档案室的要求，大概制定出如下方案，请审阅。 整个档案室筹建过程将分为四个阶段进行： 第一阶段 俗话说的好，万事开头难。要将一个繁杂的档案状态整化为有序的档案体系，是一个集脑力劳动和体力劳动的高强度工作。第一阶段的工作对整个工作的开展非常重要。 目标：构建档案管理的框架体系，并制定相应的规章制度，并为后面的三个阶段做好准备。本阶段是整个过程中最重要的阶段，工作成果的好坏直接影响到日后档案工作的可行程度，所以可能耗时较多，但更多的是以框架讨论与构建、规章制度的制定等为主要形式的脑力劳动，工作地点将主要由我们自己安排，我们将尽量在暑假期间完成。 初步时间安排：2006年7月10——2006年9月1日 工作的主要内容： 1.进一步查看贵单位档案情况，并同学院各个职能部门的老师进行沟通，详细了解所有档案材料的情况。（例如：数量、种类、目前的档案材料的状况，不同档案材料的重要程度）在充分了解档案材料的目前的基本情况的基础上，以方便贵单位工作开展为原则，根据你们要求，对档案进行细化分类，形成档案管理框架体系。形成良好的管理方法与制度，能为日后以后三个阶段的档案整理工作奠定基础。 2.搭建档案的管理框架体系（结合学院的实际工作情况和档案管理的专业知识，并综合考虑学院的管理条件，长期，中期，短期发展的目标） 3.形成的项目成果有： 制定出相关规定、制度，包括：《档案收集制度》、《档案分类办法》、《档案编号办法》、《档案整理规则》、《档案保管期限表》、《档案移交制度》(主要针对离岗或换岗时做好文件档案管理的交接工作) 、《档案销毁制度》（审批程序，销毁的范围）等。 相关费用预算及参照标准： 勤工俭学与项目承包对照表 标准(每 人) 需要时间 50天 效果 后期工作 勤工俭学 8元/小时 项目承包 10元/小时 50天 一般, 很难建起很难保证连贯性 完整的体系 显著, 将能建成完整的档案管理能保证连贯性, 能 体系及相应的规对系统进行完善 章制度 说明：因为学校勤工俭学任务比较轻，也比较自由，学校劳务报酬标准是8元/小时。而将这项项目包揽下来，任务较重，且要花费更多的脑力劳动，并且这项工作是一项有长远意义的工作, 工作成果能为今后档案工作打好坚实的铺垫，故我们认为劳务报酬应适当高于学校勤工俭学标准，我们初步定为10元/小时，合70元/天/人，3人50天共计：70×3×50=10500元。 第一阶段费用预算表： 项目 劳务费金额(元) 10500 凭发票或收据到学院报销（必须写清楚事由、经手人、 日期） 200-300 笔3支、笔记本3本 200 11000 打印、复印费 通讯费 基本文具 其他 合计 与各部门老师沟通、了解情况时间安排表（或根据老师的实际工作做调整，为了不影响整个项目的进程，这个阶段需要在一周内完成） 7.10(星期一) 下午：行政、财务 7.11(星期二) 下午：教务、技术中心 7.13(星期三) 下午：科研、宣传 7.14(星期四) 下午：人事、后勤 7.15(星期五) 下午：学工、校友 第二阶段：（计划人员安排：5人） 计划工作时间：2006年9月——2007年1月 工作的主要内容： 1. 对积存实体档案进行有序整理，包括分类、编号、编制文件目录、全引目录、盖归档章、装盒、排序、上架等。 2. 以软盘、硬盘等载体保存的电子文件、声像档案等的整理都将包括在该阶段中进行。目标：通过该阶段的工作，可使贵单位实体档案管理工作初成系统，逐步走上正规。 工作的地点：XX 学院 （处于档案资料的保密性的要求） *该阶段需要学院购买的物品： 钢笔、纸张、橡皮、小刀、订书机、订书针、回形针、大头针、起钉器、夹子、胶布、裁纸机、胶水、标签、归档章、印泥、不同规格的档案盒、装订线、手套等。 经费要到时视具体情况(档案数量、工作量、工作进度等) 而定。 第三阶段：（计划人员安排：5人） 计划工作时间：2007年2月——2007年5月 工作的地点：XX 学院 （处于档案资料的保密性的要求） 主要内容：档案目录、数据录入，档案数字化。此