[管理学]管理沟通与技巧第七章.ppt

第七章 群体沟通 一、为何要进行群体沟通？ 目前群体沟通方式已经发生翻天覆地的变化，许多时候，指令或者讨论是透过电子邮件和电话传达、完成的。 即便如此，一些问题和任务最好还是通过面对面的完成比较好，这可以直接将你的观点传递给群体，与群体交流是一项基本的管理技能。 不仅要按照行动参考来进行交流，也需要根据不同的交流对象，采取不同的方法，扮演各种各样的“角色”，呈现不同的风格来进行沟通。 二、群体沟通的优点和缺点 优点 产生更多的承诺 产生更好的决策 (2010年12月15日北校区) 缺点 时间和效率 群体压力：从众心理 专家和领导压力 推卸责任：说而不做 年轻管理者的问题 一名年轻的管理者发现自己的说服技巧不好： 事实上，往往要依靠其行政权威来说服人，该如何改变这一点？ 回到最基本的东西 首先，站在交流对象的立场上考虑问题。假如你是他们，你会买账吗？ 写一张人们可能问到的问题清单，对此做好应对。 还要记住，要开诚布公的进行讨论： 直接回答问题，对交流对象做出反馈。 除了想法完善你的论点，还要考虑其传递的方式。 明确而且直接的进行交流，避免含糊其辞。 如果可以，对其他人的论点附上自己的评价，以此显示你站在别人的立场上在考虑。 你还需要用自己的肢体语言来传递你的信息。 与群体成员之间保持良好的眼神交流，使用开放，积极的肢体语言（别交叉双臂！）。 当你说话时，要环顾室内，看看别人的反应： 看看别人的非言语性信号是什么？ 他们是生气还是在自己说话？ 三、如何进行有效的会议沟通 1、弄清群体会议的目的 真的有必要将这些人聚拢在一起开会？如果是的，会议的目的是什么？ 是简单的传达某些信息，对某一问题下达决策还是围绕一样新产品或新服务商讨一些新主意？要确保你对会议的目的绝对清楚。 一旦你弄清了这些，再检查一下其任务是否适合群体讨论：如果其中牵扯到敏感数据信息，可能就不适合用公开讨论的形式进行了。 2、设立会议时限 即便是非正式的会议，也最好设立议程，并且说明会议持续的时间。 （要记住不是每个人都像你一样愿意花很多时间在某一问题上。） 3、让合适的人参加会议 群体交流只有在最关键的人员都在场的情况下才最有效：邀请那些对会议目标没有兴趣或者无法对会议议题贡献什么的人是没有意义的。 出于同样原因，如果不相关的人出席会议，你的会议无法取得成功。确保与会人员人人都不会被忽视，即使对方与你的私人关系不那么好（这一点尤其是在讨论的东西时间会很长，而且不那么令人愉快时）。 4、设定合适的与会人数 最好不要让群体交流的人员数量太多：5个就足够了，人数太多会导致牵扯出很多观点，决策也不容易达成了。 人多还容易引起少数派遭到多数派的攻击。 5、要做介绍 如果你是会议的主持人，最好再次解释为何要开会。 当然，如果你是和关系密切的部门同时开会，你可以略过介绍，但如果不是，就要确保所有人都知道开会的目的。 6、参与其中 你已经花了很多精力与时间在会议的召集上，如果你赞同开会，最好全心投入。坐在那里一言不发，或者说：“与我不相干”，事情就会不妙。 如果你真的不想开会，那么就找借口离开。如果你坐在那里，就要积极些，参与其中，让群体交流取得成功。 7、倾听别人的意见 在大部分的例子当中，我们都是带着对一定问题的立场来开会的。 如果你是会议的牵头人，你就需要倾听别人的意见，做好改变自己的立场的准备。 为什么？因为只有你愿意倾听不同的观点或接纳不同的信息时，群体交流才会取得成功。 如果你真的在会议中改变自己的立场，要明确解释其原因。 如果你是会议的牵头人，很重要的一点就是允许其他人说话，即使你知道很有可能你不会同意其观点。其他与会者需要理解多种观点。 要表现出你愿意倾听不同观点的态度，要显示你积极希望他们参与其中，而不要指望人家一言不发的坐在那里认同你的观点。他们需要自己思考，而不是服从一个强加给他们的方案。 8、恰当的缓和紧张气氛 如果群体交流的目的是为了对某件事做出决策，你需要保持一定程度的客观，即使你本人不认同最后的集体决定。 这不是发脾气的时。 同样，假如其他与会者不高兴，要想法缓和气氛，要提醒大家从集体角度全盘考虑问题。 对与会者参加交流的行为提出意见，如果你的会议发起者，要确保这些意见不带个人色彩。你不会希望会议充满消极因素与相互指责，因此要表现出自己的风度。 如果可能，要在发起负面意见之前给予赞扬（比如，可以这么说，这是很有益的观点，不过你不觉得....），不要试图责怪任何人过去所犯的错误，这一点在开一个项目总结回顾会议时要尤其注意。 四、明确与会者角色职责 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任? 在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任? 你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论? （一）会议主席角色 案例1 某公司的年终市场销售分析会