关于材料采购建议.doc

关于建筑材料（设备）采购管理几点建议 这里所说材料，包括建筑项目部生产性材料、固定资产、高值周转材，不包括包工包料类材料采购，样板房及开放展示区家具、装饰物品、摆件，行政资产类等。 材料从采购环节分工及执行主体来说，分为三类1公司采购、由公司确定供应商，签订合同、公司采购；2公司选定，公司确定供应商，签订合同、项目部采购；3项目部采购，项目部确定供应商，项目部签订合同（公司参与合同会签）、项目部采购； 材料采购须遵循原则，1 因客观原因，对采购单价在1万以上而不能订立合同的材料采购，按“零星采购”流程办理审批，并严格履行比价手续。2 每宗采购，必须按规范填写《申购单》，严禁先采购再补申购，或申购未经审批直接采购等现象，由公司财务部或各项目成本员把关监督每宗申购都有对应的《申购单》。3 项目采购员（组）须及时更新并查看各项材料的已入库数量，根据入库量与合同总量的对比，正确选择审批流程，同时对超出合同金额的采购及时重新签署合同或补充协议，避免合同外申购。对采购额超出合同金额5000元以上（含5000元），或供货量、价款须超出合同暂定总价的1%的，超出部分必须签订补充协议，否则，相关材料款不得准予结算或报销。4对须现购的材料，如其借支额在申购的审批范围内，采购部门可凭经审批的《申购单》直接办理借支。 以下着重讲述第3类项目采购流程 职责分工 1 验收小组 验收小组是材料验收工作的执行机构。小组成员至少包括：项目采购员（组）、项目仓库等，公司采购员（组）、工程管理员（组）、根据材料情况参与工程材料的进场验收。 2 项目采购员（组） 负责“项目采购类”材料采购的申请、采购实施、台帐建立等工作，并参与材料的进场验收。 3 项目预算员（组） 负责建立“零星采购类”材料的采购台帐，审核“项目采购类”材料采购申请。建立着重审核材料申购是否符合合同要求，是否超出目标成本，零星采购是否超出项目审批的权限等。 4 生产主管 审核材料申购的必要性及数量的合理性，并向项目经理提出实际采购数量的建议。 5 项目经理 根据权限审核或审批材料采购申请。 6 公司采购员（组）（以下6-10设公司级别可兼任） 审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请，着重审核材料的价格及需用数量是否合理。 7 成本管理员（组） 审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请，主要从该项目资金分配情况及目标成本等方面审核。 8 工程管理员（组） 审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请，主要审核该宗申购的必要性及数量的合理性。并根据材料性能或其他部门的需要，参与相关材料的进场验收工作。 9 审计监察员（组） 审计监察部是材料采购工作的监督部门，根据需要选择性参与材料的申购及进场验收工作，并对相关工作流程提出修改意见。 10 总经理办公室 根据需要选择性参与或检查材料的申购及进场验收工作流程，负责收集相关部门对于制度流程的修改意见，并对相关工作流程进行修订。 办理申购 1 发起申购 项目采购类材料，由建筑项目部发起《申购单》，详细注明物品名称、规格/型号、单位、数量、需使用日期等信息，由项目采购员（组）补充单价、总价、下单时间等。 2 审批环节 项目采购及合同采购，需经由项目采购员（组）、项目预算员（组）、生产主管、项目经理审批。 零星采购，３千元/宗以下（含）需经由项目采购员（组）、项目预算员（组）、生产主管、项目经理审批，３千元/宗以上，需经由公司采购员（组）、成本管理员（组）、工程管理员（组）审批。经审批的《申购单》送项目采购员（组）、项目仓库、项目预算等部门，对固定资产和高值周转材的，还需抄送公司工程管理员（组）和财务部。 【注】 在三个工作日内，对同一种类产品的申购，无论规格型号是否相同，都视同为“同一宗申购”。 零星采购材料申购审批流程 1 材料询价，若无预定供应商的材料，则由项目采购员（组）寻找三家或以上的供应商进行比价，填写《比价单》并建议供应商。若因特殊原因须免比价的，填写《免比价单》，与《申购单》一并送项目预算员（组）审核。已有预定供应商的材料，对预先已确定供应商的物品，由采购员（组）在固定的供应商间询价后，填写《比价单》并建议供应商。若只有一个供应商或其他原因须免比价的，填写《免比价单》，与《申购单》一并送项目预算员（组）审核。 2 生产主管审核本次申购的必要性及数量的合理性，并向项目经理提出实际申购数量的建议。 3 项目经理除审核材料的实际需用量外，须从项目的工程节点要求及工程月度进度款的申请、使用情况等方面考虑材料申购数量。 项目采购类材料进场验收 1 材料进场前知会 项目采购类材料到货时由项目采购员（组）、项目仓库、领料人共同进行验收，如为建筑工程主材还须工程管理员（组）、审计监察员（组）参