[经管营销]联想集团-行政管理大纲-前台与车队管理.doc

前台与车队管理 前台管理 2 关于来宾进出公司管理规定的通知 2 来宾接待标准 5 前台接待员礼仪规范 7 总机岗位用语规范 10 普通会议接待流程 14 重要会议接待标准 17 附：会议室简介 19 前台来宾接待流程 20 前台收快件流程 21 重要会议接待流程 22 制作名片流程 23 会议培训流程 24 欢迎牌、横幅制作流程 25 车队管理 26 车辆管理规定 26 网上订车流程 28 司机一日工作流程 29 机场接人工作流程 30 包车申请工作流程 31 车队费用分摊流程 32 油料发放及计算工作流程 33 车辆报修工作流程 34  前台管理 关于来宾进出公司管理规定的通知 一、编制目的 为了确保公司科研成果、商业机密及财产的安全，维护公司正常的办公秩序；同时向来宾提供周到、便捷的访谈条件，展示公司良好的对外形象，特制定本规定。 二、适用范围 神州数码（中国）有限公司北京地区各办公场所。 三、定义说明 接待区：指公司内接待大厅、产品展示厅、适用于接待各类来宾，且不作特别限制的区域。 办公区：指公司内除“接待区外的所有办公场所（含会议室）。办公区仅限获得公司批准的来宾进出。 陪同人员：代表公司或部门负责对来宾予以接洽、接待的人员（含：来宾的被访人、业务商谈人、会议活动的组织者、参观接待人员、工程牵头部门的负责人等）。 四、接待分类：以来宾来访所需活动区域为准，将接待工作划分为五类： 接待区接待：一般性来宾来访、仅需在接待区接待的，无须登记和领取来宾卡。 办公区接待：因业务需要，在办公区（会议室）接待来宾。 参观接待：有主办部门牵头组织的、在限定时间、区域开展活动的接待。 临时施工人员接待：在限定时间、专用地进行施工人员的接待。 定期合作伙伴及劳务：在限定项目、时间、地点，临时外请的工作人员的接待。 五、接待管理原则 接待来宾进出办公区需接待人员陪同。并请来宾佩带来宾卡。 各类来宾卡卡样需在集团办保卫处备案。 六、相关职责 人力资源部： 负责管理定期合作伙伴及劳务使用的“员工临时IC卡”。 负责协助集团办保卫部落实违规处罚措施 2. 集团办： 保卫部： 负责制作各类来宾卡，并对各类来宾卡备案。 负责督促未还来宾卡的员工将来宾卡交回。 负责统计来宾卡违规使用的事件与人员，并于月末统一汇总人力资源部，从工薪内体现违规罚款。 前台： 负责管理来宾来访使用的“来宾卡”；负责向参观接待部门提供参观成员使用的“参观卡”；负责向忘记带胸卡的员工提供“临时员工卡”； 负责“来宾卡”“参观卡”“临时员工卡”的发放及来宾来访登记； 3. 物业部： 负责制作、管理在限定时间、场地进行施工人员使用的“施工证”； 负责检查进出办公区人员的证件，合理引导员工、来宾进出办公区； 负责将办公区内无卡、无陪同人员的来宾引导到接待区，并通知来宾的陪同人员或接洽部门负责人妥善安排来宾； 负责依据本规定要求记录违规事件与人员，并负责汇集到保卫部。 负责对离开公司的来宾所佩戴的来宾卡进行收回并进行登记，下班后统一交到保卫部。 4. 接待陪同人员： 负责登记领卡和陪同，并将来宾送出后归还卡。 5. 接待部门（如：市场部、外联部等）： 负责统一管理“参观卡”，如数领取、发放与回收，并组织、陪同参观人员。 6. 施工需求部门： 负责申办《施工证》，并负责现场陪同施工人员。 七．来宾卡的使用 1．办理： 办公区来宾卡：由陪同人员直接在前台登记领取。 参观团体：由公司参观接待部门负责在前台登记领取专用“参观卡”。 临时施工人员：施工需求部门向物业部申领“施工证”。 定期合作伙伴及劳务：由合作部门及劳务使用部门统一向人力资源部申领“员工临时胸卡”。 佩戴： 陪同人员负责指导来宾进出活动区域时，需将胸卡认真佩带于胸前。 归还： “来宾卡”领取当日有效，陪同人员负责将卡归还到领卡处； “施工证”须在预订时间内退还； “参观卡”只限在参观期间使用，用后交回； 八．处罚办法 如有陪同人员未按期归还来宾卡，或出现未陪同来宾的违规行为，将对陪同人员予以50元/卡.人的处罚，在当月工资中扣除。情节严重者，将在公司范围内通报批评当事人及其部门负责人。 于因违反本规定造成的公司失密人员，将对当事人追究责任。 九．解释权限 本管理规定由集团办负责监督与解释。 十．生效时间 自颁布之日起生效。 集团办保卫部 2005年1月3日 来宾接待标准 一、目的： 为更好地展示公司形象，保护公司的商务机密；严格、规范管理接待 员操作，特制定本工作标准。 使用范围： 神州数码（中国）有限公司前台接待员（北京） 承办流程： （一）名词解释： 1、来