TCL事业部人事档案管理规定.docVIP

人事档案管理规定 总则 为了规范人事档案管理工作，高效有序地利用人事档案资料，特制订本办法。 人事档案主要用于公司人力资源的统计分析，从而为公司领导决策提供依据。 基本职责 保守人事档案机密。除已公开通知的事项之外，档案管理员不得随意对外公布人事档案内容，不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 维护人事档案的完整性。人事档案包括文本资料和电子数据库：档案管理员需备齐必要的存档设备，将文本资料存放在专门的档案柜，以防止材料受损；电子数据库每周备份一次。 方便人事档案的使用。档案管理员必须保证人事档案保存和记录的科学性，从而高效有序地使用档案资料。 档案内容 人事档案资料包括： 个人身份证明（身份证或护照复印件）； 个人简历（附照片）； 毕业证、学位证和相关培训证书等的复印件， 与工作相关的证件复印件，如：驾驶证，技工证，上岗证； 前工作单位推荐信，大学毕业生推荐信（由学校开出）及相关的工作历史记录，如：社保记录，培训记录，技术成果证明； 入职申请表（经相关领导签字确认）； 面试考评资料及相关记录；如：专业测试、技能测试、外语测试、心理测试等； 劳动合同； 体检表； 在公司期间的培训记录，考核记录，奖惩记录和任免记录等 基本任务 归档： 对新入职员工资料进行核查，确定所需资料齐全。如资料不全或材料不清晰，须及时向招聘负责人追查； 按照员工工号，填写档案登记表（见附件一），将档案文本资料存放在档案柜的相应位置； 输入电子数据库； 档案更新： 员工取得更高学位或获得其它培训、技术证书，本人应及时通知档案管理员。经相关单位及部门确定后，档案管理员方可复印存档及更新相关记录。 体检记录按体检周期（通常为一年）存档及更新。 培训记录、考核记录、奖惩记录，突发事件之后，如：失火、失窃；对有些档案发生疑问之后，如：证件做假、文件丢失、文件外借未还；发现某些损害之后，如：虫蛀、发霉等； 档案使用： 人事档案的使用一般包括三个部分：查阅、外借和出具证明，都须遵循“人事档案使用程序（见附件二）”进行操作 空调事业部中心（副）总经理以下人员须填写《人事档案使用申请表》（见附件三），并由相关负责人核实签字后，方可使用人事档案。 因特殊需要（如公安、保卫部门）使用人事档案，档案管理员须积极配合并记录备案。 档案注销：员工离职三年后，档案管理员方可将其资料予以注销。 附 则 本办法实施须以国家有关法规、条例或集团相关规定为准。 本办法解释权归空调事业部人力资源部，自批准之日起生效实施。  附件一：《人事档案登记表》 工号： 姓名： 存档日期 档案条目 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 附件二：人事档案使用程序 否 是 人事档案使用申请表 申请人： 使用时间: 申请程序： 1．查阅 2. 外借 3. 出具证明材料 申请目的: 申请使用材料: 所在部门(负责人)签字: 年 月 日 人力资源部签字: 年 月 日 经手人: 时间: 附件三：《人事档案使用申请表》 TCL空调事业部人力资源部 记录备案，存档 档案管理员核查资料是否无误 向申请人追回所缺资料 申请人归还档案 超过《申请表》填写日期，档案管理员向申请人催还 档案管理员调档，交申请人使用 人力资源部审核签字 申请人所在部门负责人签字 填写《人事档案使用申请表》