【经营企划】02质量记录控制程序.docVIP

质量记录管制程序 编制： 日期： 审核： 日期： 核准： 日期： 受控状况：  文件修订记录表 序号 修订日期 前版本版次 修 订 内 容 修订人 核准 会 签 记 录 部 门 会签人 日 期 部 门 会签人 日 期 1.目的： 为规范质量及系统运作记录的分类、填写、收集编目、归档、保存、借阅等活动的管理，从 而客观地反应ISO9001：2000体系运行的有效性，并提供追溯及持续改进的依据，特制定本 程序。 2.范围： 适用于所有质量系统运作及相关活动中需管制的记录。 3.权责： 文控中心负责质量记录版本的管制。 4.定义：（无） 5.作业内容： 5.1质量记录的分类 5.1.1体系评审报告、记录，管理评审会议记录，内部质量体系审核，合同评审； 5.1.2运作记录； 5.1.3文件制/修订、发行记录； 5.1.4不合格状况及处置结果记录； 5.1.5客户资讯记录； 5.1.6其它。 5.2记录填写 5.2.1记录填写人员对相应的表单项目要求规范填写。 5.2.2字迹需清晰，若记录错误需修改，应由原记录人或授权人员改写并签字管制。 5.2.3每份记录均需当事人签名，权责主管审核确认。 5.3质量记录收集编目 5.3.1各部门负责人应及时收集质量记录。 5.3.2同类记录最长一个月需收集整理一次。 5.3.3必要时记录须辅以适当索引，以便查找。 5.3.4质量记录编目索引可用以下方式： a）以记录类别编序； b）以地区、客户别为索引； c）以发生日期先后编序； d）以表单编号为索引； e）为方便查找，易于区分之其它自定方式，但须附方式说明； f）质量记录应有相应的记录名称或表单编号作标识，并辅以必要的日期、规格、单位别等 可追溯方法以区分其唯一性。 5.4质量记录归档 5.4.1各岗位应自行保存相关记录，如财务原有规定定期上交的记录依规定时间上交财务部统一管理。 5.4.2数量较少时可用文件夹编序归档，若数量较多，则需分类编目装订依序排列存档。 5.4.3归档分开放式和封闭式 a）开放式归档是为相关人员均可查阅的普通记录。 b）封闭式归档是属机密性较强的重要记录，需经核准后方可调阅。 5.5质量记录保管 5.5.1记录应采取适当措施以防止遗失、变质、损失，重要记录需特别保存。 5.5.2质量记录应用文件或文件架、文件箱保管，不应随意捆扎堆放。 5.5.3质量记录保存期限见“质量记录一览表”。 5.5.4“质量记录一览表”中未规定保存期限的质量记录，保存期一年以上。 5.6质量记录借阅与查阅 5.6.1记录保管人员需鉴别借阅发生是否必要，如无必要可拒绝，必要时需申请核准或请示主管同意方可查阅，并填写“质量记录查阅登记表”。 5.6.2质量记录的原件不得外借，确有必要时须报至管理者代表核准后可提供复印件。 5.7外来的质量记录管制 5.7.1外包商、供应商等记录原件由相关责任部妥善保存。 5.7.2若有必要时由保存者复印分发相关部门存档。 5.8质量记录的处置 5.8.1作废记录或超过保存期的记录各部门将记录打“×”或盖“作废文件”章处理。 5.8.2原则上超保存期的记录应装箱封存，箱外标识，供需要时查找。 6.相关文件： 6.1《质量手册》………………………………………………（ETL-1-001） 7.使用表单： 7.1质量记录一览表……………………………………..（ETL-2-002-01-a） 7.2质量记录查阅登记表………………………………..（ETL-2-002-02-a） 8.附件: 8.1附件一:质量记录管制流程图 附件一 质量记录管制流程图 文件类别 质量记录管制程序 文件编号 版本版次 页 次 程序文件 ETL-2-002 A/0 2/6 表单建立 记录作业 审 查 核 准 归 档 保存期限检讨 销 毁 借 阅