员工档案管理的重要性.doc

员工档案管理的重要性 1 人事档案在企业管理中的重要性 1.1 材料的真实性、可靠性。企业要做到知人善任、选贤举能、知人善用，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外，还必须通过查阅人事档案进行全面了解，主要内容包括：进取精神，道德品质，，各项特点，工作经历，特长、成绩与贡献等等。从而为企企业进行干部任免、调配、考察提供真实可靠有效的资料，，选到合适人选，为企业创造更大的效益。 1.2 人事事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像人力资资源规划，也叫人力资源计划，是组织拥有一定质量和必要要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹匹配，如：新组建项目班子领导及员工之间的合理搭配。人人力资源管理部门就可以充分查阅人事档案，做出相应的决决策，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分分析。 1.3“人、档统一”的管理原则。提高人力资源源使用效率和使用价值，实现人与物相结合的重要途径就是是合理人力资源配置。人力资源并不是静止的，人事档案也也不是固定保存在某一机关的组织、人事、劳动部门，它会会随着时间的推移，出现人员流动、岗位变化等情况，随着着人员的流动而不断传递，“档随人走”是人事档案的动态态特征。 2 人事档案利用的现状和困惑 2.1 企业改革带来一系列变化，如流动人员员增加，外聘技术人员增加，使用期相对较短，而这些人缺缺少人事档案，这就给企业识才、留才带来了不便，反映这这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。 2.2 人事档案意识淡薄。论文格式我国的人事档案不不注重档案数据质量，填写表格时随心所欲，大约是在五年年之内才整理一次，材料中的数据不尽一致，履历材料中，，入党时间、年龄不一致，鉴定材料满是优点。还有就是重重要材料不能及时归档，人力资源管理部门无法从这些人事事档案中获取到有价值的信息，造成反映当事人近期动态情情况的材料不全面。 2.3 人事档案内容真伪鉴别。近近几年，人事档案个人信息失真现象出现比较频繁，面对真真假难辨的信息，如：假职称、假工龄、假学历等，档案管管理人员只能被动接收信息，往往很难进行有效的鉴定工作作。而虚假的信息导致人事部门无法正确对职工做出评价。。 2.4 管理水平的高低。人事档案管理水平的高低直直接影响人事档案作用的发挥，人事档案材料齐全，内容充充实，整理科学，制度健全，并在提供利用方面，始终保持持优质服务状态，他发挥的效益就显著。反之，管理不善，，材料残缺，内容老化，零散杂乱，利用事无处查寻，或不不能提供一个人的全貌，那么人事档案的作用只能是潜在因因素。所以我们必须努力提高管理水平加速实现管理科学化化，手段现代化，以便使人事档案的作用，能全面为企业发发挥其作用。 3 提高人事档案管理在企业管理理中的作用 3.1 及及时增加人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加加一些着重反映个人科技水平、业务能力、素质及个人性格格特征、兴趣爱好等个性化的材料。使人事档案更全面反映映一个人在企业发展过程中的成长历程，同时也为人力资源源部门考核考察企业后备人才提供第一手的资料。 3.22 维护人事档案的准确、完整与安全。人事档案是开展人人力资源工作的依据，而材料的准确性是能否发挥依据作用用的前提，人事档案在人力资源工作中的地位与作用，决定定了它的内容必须准确可靠。人事档案管理工作应在原有基基础上进行清查、核对人员信息，扩展存档范围，将个人可可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人人信息。 3.3 加强人事档案的时效性。人事档案应根根据时代的变化及现实情况的需要，加强人事档案的动态性性管理，及时收集最新的变化资料，使人事档案的信息得到到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全全部实际情况，包括历史的和现在的。 3.4 合理开发发人事档案信息资源为现代企业服务。人事档案工作者要从从信息资源角度看待人事档案，人事档案工作就是人力资源源信息管理工作，用信息管理的理论创新人事档案工作，加加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变，把人事档档案管理建设成为干部工作、人力资源工作，人才工作的信信息库和参谋部。同时，人事档案在信息开发利用中必须保保护个人的隐私与权力不受侵犯，该利用的利用，不得滥用用或扩散人事档案中的数据信息。 1 / 5