第一讲：办公室管理.pptVIP

第一讲：办公室管理 主要内容 一、办公环境管理 二、办公室装饰 三、日常资料、文件管理 四、零用现金的管理 五、差旅费报销 六、办公用品的购置与管理 七、时间管理 八、完成上司临时交办的事项 案例：办公室布局 某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 办公室布置原则： 方便 舒适整洁 和谐统一 安全 第二节、办公室装饰 1、简洁明亮 2、墙面白色 3、窗帘色调柔和 4、要有绿色植物 5、照明适宜 6、隔音要好 7、挂饰要有品味 第三节、日常资料、文件处理 （一）办公室文员工作职责： 1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文 稿的 起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送 交领导或按要求传送给客户。 2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记 录、整理。 3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保 管工作。 4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备 管理及维修。 5、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及 邮件交换。 6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。  技能要求： 1、教育背景：文秘或管理类相关中专以上学历。 2、经验：从事二年以上企业文员工作经验。 3、技能技巧：熟悉办公室行政管理知识；熟悉办公软件。 4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则； 5、有较强的沟通协调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。 6、年龄在20-25岁左右  （二）文员（工程文员）工作职责： 1、处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。 2、编制每月办公用品，做好领用发放工作。 3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。 4、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表。 5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。 6、负责登记员工考勤表。 7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。 8、完成部门安排的其他工作任务。  技能要求： 1、高中以上文化程度，有一定工作能力。 2、责任心强，工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。 3、从事工作二年以上。书写工整、流利、受过秘书工作培训。 4、身体健康、精力充沛。  （三）秘书（部门秘书）工作职责： 1、负责组织部召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，起草会议纪要、简报，协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。 2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本。 3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。 4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。 5、做好部信件登记、分发、寄发工作，受理党员干部来信来访工作，及时做好登记、自办或传递等工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。 6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。 7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。 8、协助做好部办公室的日常工作。 9、做好部领导交办的其他各项工作。 技能要求： 1、大学本科，经济或中文专业，2年以上秘书工作经验； 2、良好的组织、沟通能力； 3、流利的英语听说读写能力； 4、熟练的计算机操作技巧。 第四节、零用现金的管理 为了办公室管理过程中一些小额费用支出的方便，办公室可以预留一部分零用现金. 虽然是小额现金，仍然需要严肃认真的管理，否则，也会造成因小失大的后果。 ⒈建立零星收支基 金 ⒉用零用现金付帐 的注意事项 ⒊定期补充基金 ⒋严肃认真地对待 零用现金的管理 ⒉用零用现金付帐的注意事项 第五节、差旅费报销 费用报销流程图：步　骤：单据粘贴　填报销单　 初审　　 复核　　审核　　 审批责任人：报销人　　报销人　　部门主管　会计　财务主管　总经理 说明：1、每张报销单据背面均应有经办人签字，除应酬发票单据外，还应注明费用用途，对的士票还应注明出发地和目的地； 2、应酬发票单据的报销，填制“应酬费支出审核单”；出差相关交通费（长途交通与市内交通）、杂支费（指订票费、机场建设费