电子公文管理系统讲义总收文作业-联合大学.doc

國 立 聯 合 大 學 97年度公文管理資訊系統教育訓練講義 系統名稱：電子公文管理系統 課程對象：承辦人 課程內容：紙本簽核 一、 系統共通作業說明 2 (一) 如何啟動系統 2 (二) 登入畫面說明 3 (三) 系統首頁說明 4 (四) TBI100公布欄查詢作業介紹 10 (五) MP訊息畫面介紹： 15 二、 簽辦公文流程 17 三、 文稿編輯 22 (一) 選擇公文樣版 22 (二) 編輯稿件內容 23 (三) 新增稿件 33 (四) 列印公文 34 (五) 利用舊稿件 37 (六) 文別轉換 41 (七) 多稿轉出 43 (八) 常用機關、群組及詞庫維護 46 (九) 自動備份設定 50 四、 各項作業操作 51 (一) 併案作業 51 (二) 查詢作業 55 (三) 申請作業 62 (四) 個人設定 67 (五) 公告發布 70 系統共通作業說明 如何啟動系統 按兩下電腦桌面上之【電子公文系統】捷徑 　 ，就可啟動系統。 開啟後，首先會進入橘黃色的更新畫面(如下圖所示)。 下載最新元件中：此為每次啟動系統時的自動機制，系統會自行與系統主機比對是否需要更新元件，若有則會自動下載更新。 若是初次使用本系統或版本更新時，系統會需更新下載較多的元件，屆時「下載最新元件中」畫面會執行較久，執行時間大約一分鐘到五分鐘不等，依使者電腦等級而定，此狀況並非程式當掉，請耐心等候下載更新完畢。 元件更新畫面執行完畢後即會進入系統登入畫面。 登入畫面說明 系統登入畫面如下圖： 連線方式：提供連線登入與離線登入兩種方式。 連線登入：使用此方式連線登入系統後將持續與系統維持連線狀態，所有儲存作業將即時更新系統資料庫並可執行公文傳送流程，此方式為一般作業正常連線方式。 離線登入：若電腦無法與系統主機連線時，可使用離線登入系統。 僅能針對已經開啟過的稿件進行文稿編輯。 離線登入方式提供不連線亦可辦理公文之方便性，如開會中等待時間、下班回家後…。 使用離線登入方式進行公文製作文稿編輯處理後，需再以連線登入方式登入系統將存於使用者電腦的文稿編輯上傳至系統主機。 登入模式： 提供下拉式選單 帳號密碼登入： 學校所提供的mail的帳號，請輸入＠前的帳號（例：mail為vivi@ncut.edu.tw，請輸入vivi）。 輸入帳號與密碼後，可按「Enter」或「登入」進入系統。 智慧卡登入： 本系統使用之智慧卡為內政部發行之自然人憑證。 選擇此模式登入系統時，需輸入「金鑰密碼」，也就是憑證之密碼。 系統首頁說明 應用程式選單頁籤： 將滑鼠移到「應用程式選單」時，頁籤會自動跳出。 可以按　或是滑鼠左鍵雙擊選單名稱展開程式。 以系統別、作業別區分組合成一階層式樹狀結構之選單。使用者在操作各作業時所需要的應用程式皆位於此選單。 訊息單一入口頁籤： 將滑鼠移到「訊息單一入口」時，頁籤會自動跳出。 可直接點選所要開啟的資料夾（資料夾詳細介紹，請參照章節二）。 此時系統會自動跳出訊息畫面如下圖（此畫面又稱MP訊息畫面）。 主要訊息顯示區： 角色： 若使用者身兼兩個以上角色，會出現下拉式選單，可讓使用者切換角色。 若使用者擁有多個角色，不需切換角色就能使用程式。 但有些作業需切換角色才能正常使用，這些作業包括：組室的表單列印作業；組室的查詢作業。例如：陳大大擁有文書組與總務處登記桌的角色，當陳大大欲使用ODR120送文單列印作業印出剛剛總務處順會教務處的送文單時，需先將角色切換成總務處登記桌，系統才能幫陳大大過濾出總務處所傳送的公文。 首頁：按下「首頁」按鈕，則可回到首頁畫面。 登出：按下「登出」按鈕，則可回到登入畫面，若使用PDA功能則須於PDA介面上始可登出。 即時訊息：會顯示最新的公布欄公告或是系統訊息。 跑馬燈訊息： 由系統管理員負責維護及發佈訊息。 若無訊息則自動帶出最新一筆電子公佈欄公告。 系統公告： 內容：訓練課程講義、系統使用FAQ（QA）、停機公告等。 同仁常見問題可至系統公告下載；或是若有新進同仁可請其至系統公告下載相關講義。 只會顯示最新的五筆系統公告；若要看第六筆以後的請按下「瀏覽」。 直接點選系統公告的主旨，即可開啟該筆公告。 按下「瀏覽」鍵，即可開啟公告列表；點選主旨，即可開啟該筆公告。 常用鏈結：可以設定系統或電腦的程式捷徑。設定完後，直接點選即可開啟程式。 常用鏈結：系統人員所設定的鏈結捷徑。 共可設定１５筆。 設定方式： 示範範例：新增ODR120送文單列印作業 點選「維護」按鈕，開啟捷徑清單。 按下新增 開啟新增視窗後，選擇「程式來源：應用程式選單」。 接著按下「瀏覽」。 程式展開後，直接在「ODR120送文單列印作業」上按一下。 「程式路徑」帶出來後，接著輸入「捷徑名稱」（名稱可由使用者自行取名）。 輸入完後