专项管理培训课件-卡森咨询.ppt

1、填写时间：应提前一天列出 2、填写内容：时间已确定的具体事件、会议、访谈等，时间没有具体确定的待办事件 3、填写步骤：先填写“待办事项列表”，再将其安排在具体“时间段列表”中 生技部主任的烦心事：三斧子（术） 科长的奖杯（道） 不在于组织扁平化或是垂直化，关键是高效化（指标分解的高效） ---商鞅 计划式工作特点： 主动出击！ 工作被预计，强度可控并处于平稳状态。 通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高，整体调控性不断增强。 人员稳定性强，工作继承性强。 相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。 项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和控制风险。 * 哪些要素/列出来，树立标杆，建立标准，讯速推动，形成文化，标杆环的概念 引起拖延的原因 1、行为模式 2、意识上没有认识到拖延的危害 在办公室中，文件流通可以是你最大的资产，也可以是你最大的敌人，只是看你如何去管理。管理不当的文件或信息不是资产、反而是负担。管理文件的能力和你能否达成目标的能力有直接的关连，文件杂乱无章使人无所适从，良好的文件管理则有助于你作出明确的决定。每次只处理一份文件，一份文件只处理一次。 按照事情的“重要程度”来编排行事次序的准则是建立在Pareto Principle（80/20法则）的基础上的。 80/20原则是意大利经济学家帕雷托于1897年发现的，他偶然注意到19世纪英国人的 财富和收入的模式。在他的调查样本中，他发现大部分的所得和财富流入少数人手里，符合80/20这种数学关系。而且他还发现不管是在早期的英国还是与它同时代的国家，这种不平衡的模式会重复出现。 帕雷托原则：在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。 把时间多投资在第二象限，可以减少第一、三象限事件的发生。因此，预防突发情况最好的办法。 美国泊利恒钢铁公司总经理曾花很多时间寻找如何更好的利用时间的方法，于是他聘请了一位顾问，叫做艾维·克，艾维·克对进行了一段时间的观察，最后给泊利恒公司总经理三条建议，然后说，你先试用一段时间后再决定给我支付多少钱，两个月后，他得到了一张$ 25000的支票。 这三条建议是什么呢？很简单： 1、把每天要做的事列一份清单 2、确定优先顺序，从最重要的事情做起 3、每天都这么做 我们可以看到这里的关键点是根据事情的重要程度确定事情的优先顺序。 那么，确定做事的优先顺序有什么好处呢？ 你属于哪种行为模式？ 狮子型 考拉型 紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心 放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心 根除拖延 单元十四 养成好习惯 拖延者的借口 强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子 拖延的代价 浪费了今天? 一时工作拖延，三倍时间偿还? 逃避积极的人生? 健康不良? 待处理问题的不断增多? 长期在压力下工作的忧虑? 动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。 解决拖延的秘诀 ---唯一的办法就是去做它 驱动人性 痛 苦 快 乐 速 度 迅速 迟缓 持久度 短暂 持久 目 标 60分 无极限 资 源 要求高 要求低 时间管理Time Management 桌面整洁 废纸篓 计算机 日历 文件架 电话 文具盒 便签纸 文件筐 计算机 文具盒 电话 文件架 文件筐 便签纸 日历 常用电话 周计划 周计划 常用电话 废纸篓 剪刀、尺子 计算器 曲别针等 名片夹 工作台 储藏地 想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？ 容易取得 去除造成分心的因素 建立有效的办公环境——5S活动 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉 5S之间的关系以及分别考验各级管理者的哪些能力 第1个S整理 将有用的东西 定出位置放置 第5个S素养 第4个S清洁 第3个S清扫 区分“要用”与“不用”的东西 保持美观整洁 使员工养成良好习惯遵守各项规章制度 将不需要的东西彻底清扫干净 第2个S整顿 （SEIRI） SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE 地、物 人 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级 处理 A B C 文件处理原则 每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件 请看下面的案例 安排计划工作时你会考虑哪