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企业档案管理讲座提纲 企业档案管理讲座提纲 第一讲档案工作概述 一、 什么是档案 在我们的日常生活中，对档案一词并不陌生，我们上学、工作、生活都离不开档案。但到底什么是档案，恐怕是有很多人说不上来的。大部分人都只知道人事档案、学籍档案等。其实，人事档案、学籍档案只是档案大家族中的一小部分，而且是很小的一部分。那么，档案到底是什么？他有什么特点呢？这就要从档案的定义来讲。 （一）关于档案的定义和特点： 关于档案的定义：目前有很多种，学术界还在争议，我们暂且不去深究。我们今天讲的 档案定义，以《档案法》中的定义为准。这是国家从法律的角度，对实践中的档案的概括。《档案法》规定：本法所称档案，是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从这个定义中我们可以看出，档案的内涵是人类在社会活动中直接形成的原始的历史记录，其外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。 关于档案的特点：其特点主要表现在以下三个方面：1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。一方面要形成档案。如，口说无凭，立字为证。言而无文，行之不远；另一方面要利用原来的档案。档案是桥梁档案是纽带。档案是伴随社会实践自然而生的，是最为原始的历史记录。2、档案是文件有条件转化来的。档案与文件是处于不同阶段的同一事物。二者有联系，又有明显的区别。其联系是文件是档案的前身是筛选、形成档案的基础；其区别是文件转化为档案是有条件的，并不是所有的文件都能转化为档案。文件的总量大于档案，档案是文件的精华。文件转化为档案的条件是：（1）办理完毕的文件；（2）对今后的工作和研究有查考利用价值；（3）按照一定规律保存起来的。3、档案来源广泛、内容丰富、形式多样。 （二）档案的种类 对档案科学的分类，是实行科学管理的基础。分类有严格意义上的逻辑分类，也有依据 约定俗成的分类。由于人们认识问题的不同，依据的标准不同，对档案分类的结果也不同。如，依据产生和使用领域不同，可以将档案分为公务档案和私人档案；依据形成时间不同，可以将档案分为建国前档案，建国后档案等。但在目前，档案界有一个约定俗成的分类标准。就是以档案内容为标准，同时考虑较为明显的不同的产生、使用领域，将档案分为文书档案、科技档案、专门档案和电子、声像档案、实物档案等五类。 1、 文书档案。 也称党政档案、行政档案，是有机关、团体、企事业单位在领导和行 政管理活动中形成的文件转化而来的档案材料。 2、 科技档案。 其全称为科学技术档案，有的也称技术档案，是由生产技术应用于管 理、基本建设、科学技术研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材 料等科技文件材料转化而成的档案材料。 3、 专门档案。 有的也称业务档案，是指在某项专门业务工作中形成的档案材料。 4、 电子、声像档案。 是指在工作、管理活动中形成的以光电形式存贮在特殊载体 的历史记录。 5、实物档案。是指在工作、管理活动中形成的具有一定保存价值的实物。 （三）、档案的作用与性质 1、档案的作用。 人们为什么要保存档案，要精心呵护档案，是因为档案在人们的生活中有用性。这种有用性主要表现在以下五个方面： （1）、机关工作查考的依据； 1 （2）、生产建设的资料； （3）、科学研究的基础和条件； （4）、政治斗争的必要手段； (5)、宣传教育的生动素材。 2、档案作用的性质。档案的作用有很多，但从其实质上来看，档案有这些作用的本质是由以下两方面决定的。 （1）、档案是历史的真实凭证；档案之所以具有凭证性，是有其自身的形成规律和特点决定的。首先，从其产生过程看，他是在社会活动中直接形成的，而非后人编造的，是客观的历史记录，具有最可靠的凭证性。其次，从其本身的物质形态看，它保留了真切的历史痕迹。 （2）、档案是第一手的参考材料。档案相对于图书、报刊资料来说，其记录的知识更直接、更原始，所以，称其为第一手资料。 （四）、档案作用的规律 目前，档案学者将档案作用的规律归纳为以下几个方面： 1、 档案的作用总是由局部到整体，由当前到长远。 2、 随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至消失。 3、 随着时间的推移，档案的作用会有他的实际价值向科学价值、文化价值转变。 4、 档案价值的发挥受一定条件的制约。包括：社会环境、社会档案意识、管理水平、 技术条件等。 二、什么是档案工作 档案工作有广义和狭义之分。广义的档案工作是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作等。狭义的档案工作是指具体的档案业务工作，也就是我们通常说的档案工作。是指档案室、档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即