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企业一体化认证与档案业务建设关系 　　市场经济的发展以及标准化管理意识的增强，使得各企业纷纷向国际接轨，强化内部管理，积极贯彻国际标准化组织制定的管理体系标准或国家标准，其中最普及的是ISO质量体系认证，在发挥管理体系整体功能方面收到较好的效益。而企业需要通过认证的体系越来越多，各体系间的接口，各要素间的协调会越来越复杂。为了发挥企业管理体系的整体有效性，大多企业将质量管理体系与相关的管理体系结合或整合，实行二元、三元或多元一体化管理。为了适应国际认证发展趋势许多企业推行一体化认证，笔者所在单位为炼化企业，采用的是QMS(质量管理体系)GB/T 19001、EMS(环境管理体系)GB/T 24001、OHSMS(职业健康安全管理体系)GB/T 28001、《炼油化工企业安全、环境与健康(HSE)管理规范》Q/SHS0001.3-2001四个标准要求于一体的多元一体化管理体系，即质量、环境与职业健康安全一体化管理体系，简称HSE一体化。企业一体化认证与档案管理工作之间的关系是相辅相成的，企业档案在一体化认证中为认证工作的开展提供各种凭证，起了依据促进作用，同时一体化认证又推动了档案工作发展。 　　 　　一、企业一体化认证与档案管理的关系 　　 　　1.档案管理促进一体化认证工作开展，为认证工作提供依据 　　企业档案中有部分对象属于体系认证要素实施覆盖范围，是体系认证审查范围，档案管理是否科学规范也影响着认证审查的结论，如文书档案归档是否规范，科技档案归档是否及时，尤其是会计档案是否按规定归档。在一体化认证中档案管理部门也需参与程序的审查，避免相关程序与档案管理法规相冲突。由于一体化认证工作涉及企业各个层面，需要向认证中心提供的依据性材料很多，档案资源为认证审核提供客观事实证明，如管理性文件、相关数据。在编写程序文件时，档案信息资源也为其提供了参考依据。 　　2.一体化认证推动档案管理水平的提升，档案工作的完善又促进了各专业部门工作的规范运作 　　一体化管理体系中对文件资料的控制及记录的管理为档案收集的齐全完整提供了保障。体系中“文件控制”、“信息交流(或协商沟通)”部分内容要求对体??涉及的文件、记录进行控制管理，企业须建立程序对文件、记录进行规范化管理，对文件的批准、发放、使用、更改、回收等管理工作实施有效控制，涉及的文件有手册、程序、作业书、操作规范、表单、法律法规等。体系中“记录控制”也要求建立程序文件保持必要的记录，并要求记录具有可追溯性，这些措施保证了文件材料在运转流程中得到规范化管理，确保了档案收集的齐全完整，也进一步理顺了文件材料在形成或处理过程中各部门的归档职责，给档案部门的收集归档工作奠定良好基础。文件控制的基本要求之一就是文件必须按规定保管、归档、办理借阅手续，其中包括文件资料的标识、分类、归档、保存、更新、借阅、处置等。只有各部门把工作做到位，按程序把基础资料的形成过程做到真实完整，形成的企业档案才能规范、真实，符合认证要求，一体化认证对档案的调阅检查及对档案管理的审核促进了档案管理水平的提升，同时档案工作的规范管理又促进了各部门日常工作的规范化。由此可见，档案管理贯穿企业管理过程，一体化认证推动了档案工作的完善，使档案更好地为生产一线、为作业现场、为经营管理服务。 　　 　　3.管理体系对记录的控制管理进一步保证了档案的真实性、原始性 　　记录是一种特殊的文件，包括培训记录、审核与评审结果，标准体系对记录的控制保证了档案资料的真实性、原始性。中国石化茂名分公司化工分部在认证管理中对全厂记录进行统一管理，各部门、车间统一按要求对记录进行受控管理，按记录编号、记录名称、填写单位、保存部门、保管期限等进行列项汇总登记，对记录的控制管理提高了档案的凭证性。 　　同时，一体化认证工作的开展提高了企业全员保密意识和档案意识。体系中的记录控制促使员工在平时工作中注重保持各记录的真实完整，并促使员工对岗位产生的或涉及的文件记录按要求进行规范化管理，不但利于企业做好商业秘密的保护，也促使员工在利用档案资源时配合档案人员做好档案载体保护与档案信息保密工作，形成了档案收集、管理与利用的良性循环。 　　 　　二、加强档案业务建设，保证一体化管理体系的有效实施 　　 　　1.健全完善适应一体化管理体系的档案管理规章制度 　　为保证质量、环境与职业健康安全一体化管理体系(HSE)的有效实施，企业需建立相应的程序文件，如文件和资料管理程序等，档案管理部门须根据一体化管理体系及相关程序文件要求结合工作实际重新修订完善档案管理制度，使档案工作在管理上、服务上既符合一体化管理体系要求又不违背档案相关法律法规，档案管理制度作为一体化管理体系支持性文件纳入程序文件中予以规范，在业务管理过程中使用的各种记录也在