采购及人事管理防贪.pptVIP

採購及人事管理防貪 香港廉政公署防止貪污處 陳炳文高級審查主任 蕭健寬高級審查主任 綱要 法例及行政指令 採購防貪 個案分析 貪污陷阱及防貪措施 人事管理防貪 答問時間 防止賄賂條例 第9(1),(2)條 第 9(3) 條 資助學校的採購政策(教育局通告30/1999) 違規的處分 個案分析 泄露標書/報價單資料 偽造標書 偽造報價單 分拆訂單 供應商名單 能酌情增删供應商-接受不合資格的投標者/供應商投標 採購指引/規格 無故單一採購 招標文件條款含糊不清 指定品牌/偏袒的採購規格 投標指引 發放不公平資訊予投標者 接受遲遞標書 標書保安欠妥 評審準則 欠缺客觀甄選準則，可偏袒 開標後調整評分方法 與供應商的關係 - 利益衝突，以權謀私 對採購政策/程序不熟悉 盡快完成 – [走捷徑] 分拆訂單 無故單一採購 偽造報價單 ……. 個人 違法 - 貪污或受賄? 觸犯家規? 防貪措施 公平，公開，公正 迴避 / 申報利益衝突 適當分工 清晰的指引(譬如批核權限) 詳細記錄 豁免程序 防貪措施 製訂認可供應商名單 以公平原則招標/邀請報價 條款清晰，加上防貪條款 邀請前訂定客觀甄選準則 防貪措施 資料保密/電腦化 標箱保安 開標小組 開標安排 登記標書 遲交標書 防貪措施 預訂驗收準則 獨立驗收 防貪措施 定期向管理層呈交採購情況報告，指出異常情況或趨勢（如分拆訂單） 獨立審計 人事管理範疇 職員招聘 工作表現評核 職員晉升 貪污及舞弊風險 利益衝突 - 利用職權，向親友偏私 缺乏適當程序 缺乏透明度 利益衝突 “ …當員工的「私人利益」 與其職權出現衝突… ” 利益衝突的例子 個人投資 利用職權，向親友提供協助，資料或意見 兼職或義務工作 退休後接受私營機構聘任 接受款待 利益衝突存在嗎? 「陽光測試」 社會人士的看法 員工申報的責任 利益衝突 - 處理 避免發生利益衝突 申報表面上及實際上的利益衝突情況 遵照上級指示處理有關事項 記錄利益衝突的申報及處理方法 行為守則 公開招聘 申報利益沖突、迴避 訂明入職要求，並由管理人員批核 記錄所有申請書 訂明篩選應徵者參加面試的準則 面試小組應按照既定準則挑選合適應徵者 行為守則 使用既定評核準則、劃一的工作表現評核表格 列出負責評核、加簽和覆核評核報告的各級督導人員的名單和責任 向受評核的員工展示評核報告內的評語 設立員工申訴渠道 實施公開透明的工作表現評核制度 行為守則 成立晉升委員會 申報利益沖突、迴避 晉升準則應參考職員過去的工作表現 晉升報告應由管理人員批核 公布晉升結果 為落選者設立申訴渠道 行為守則 收受利益 利益衝突 接受款待 處理機密資料 投資,賭博活動等 ＊ 謝謝 ＊ 總結上面的個案,經常在採購會發生這些貪污漏洞 這些漏洞在個案都談過了.我想特別提一下: 招標文件 - 規格／條款含糊不清, 標書要清楚訂明貨品或是服務的規格, 商品的功能等等 不然,員工就可找借口去提供更多資料去索取利益 採購的員工也可以指定品牌去減少合乎資格的供應商,減少競爭; 雖然香港政府也容許用品牌,但最少也要取得不少於3個牌子的報價, 還給上司批准 欠缺客觀甄選準則 -評審的規則要在開標前決定, 好像是否價低者得,又或是有其他的考慮因素 缺乏清晰指引 要防止貪污, 我們建議採購程序要具備以下的要素:- 公平，公開，公正 公平 - 讓供應商有平等的機會去登記成為認可供應商, 每個認可供應商也去一樣的機會被邀請去投標報價. 投標的最後限期,所有人都應該是一樣的. 公開 - 要公平, 就必須公開, 廣泛宣傳參加登記/競標的機會,不可以限制關於投標機會的信息. 還要把評審的標準公開, 去増加透明度 公正 - 是要用一樣的標準去審批申請, 去審批標書和報價 適當分工 分工有 互相監督 互相制衡 的作用 由不同的員工去負責選擇供應商和驗收貨品, 就可知道貨品是不是物有所值 批核權限 要清楚訂明誰有審批的權力,價值高的最好由一個獨立委員會去審批 迴避 / 申報利益衝突 - 跟內地的迴避制度差不多. 清晰的工作程序及指引- 也很重要, 可以避免員工用不知道應有程序作為貪污的借口 詳細記錄 - 好像怎樣審批認可供應商, 審批報價, 如何驗收貨品, 都應該有詳細的紀錄, 另外所有的決定,有甚麼特別的理由,都要紀錄下來. 豁免程序 - 香港政府也有豁免程序.好像特別緊急的時候,或是只有一個合乎資格/有能力的供應商; 要在進行前要經由高級官員或主管批准. 要防止貪污, 我們建議採購程序要具備以下的要素:- 公平，公開，公正 公平 - 讓供應商有平等的機會去登記成為認可供應商, 每個認可供應商也去一樣的機會被邀請去投標報價. 投標的最後限期,所有人都應該是一樣的. 公開 - 要公平, 就必須公