秘书学复习资料..doc

1．秘书工作的潜隐性表现在哪些方面的？ 答：主要表现在三个方面：一，活动名义的代表性。秘书的任何活动，只有在领导部门的名义下机型，或代表领导机构时，才有法律或行政上的效力。二，活动过程的幕后性。秘书部门和秘书人员工作大都是在幕后默默地进行的，工作内容很少为公众所了解。三，劳动成果的潜在性。秘书部门是为领导部门服务的，秘书人员的工作是领导工作的基础保证。 2．简述秘书人员的知识构成。 答：秘书人员的知识包括：一，秘书的基础知识。分为两个方面，一方面是基本理论知识，另一方面是社会科学和自然科学的基本知识。二，秘书的专业知识。是秘书人员知识结构中的中间层次，具体包括两部分：1，秘书业务知识是秘书知识结构体系中的核心部分，是秘书人员与其他专业人员区别的基本标志。2，行业知识是秘书人员所服务的行业、系统的专业知识。三，秘书的相关知识。是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。 3．秘书安排领导日程的原则是什么？ 答：必须遵循以下基本原则：一，服从于组织的总目标和整体计划的原则。二，工作效率和领导健康相兼顾的原则。三，长短结合，区分轻重缓急的原则。四，适当保密的原则。五，事先确认的原则。六，编填规范。 4．秘书工作的“四个转变”是什么？ 　　答：“四个转变”具体是：１，从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策。２，从单纯地传递信息转变为综合处理信息。３，从被动服务转变为主动服务。４，从凭老经验办事转变为科学化管理。 5．会议的要素有哪些？ 　　答：会议要素包括：１，会议目的。是通过会议要解决什么问题，以期获得什么结果，这在很大程度上决定了会议的内容、对象和开法，并与会议的宗旨和基调直接有关。２，会议名称。主要有以下作用：一是揭示会议结果。二是揭示会议的主要内容。三是揭示会议时间、区别会议届别、指明会议出席对象、明确会议地点和范围作用。３，会议时间。有两方面：一是确定会议召开时间，一是会期的长短。４，会议地点。有三条原则：第一需要原则，会议地点的确定首先必须服从于会议内容的需要。第二择优原则，越是条件优越的地点，越适宜选择为会议地点。第三节约原则，一是能就近召开的会议绝不舍近求远，二是考虑择优原则要有度。５，与会人员。出席会议人员是会议的主体，也是会议构成的一个主要因素。６，会议议题。会议所要讨论或解决的问题，会议议题产生的方式因会议类型、性质的不同而有所不同。 6．介绍别人认识时，要注意哪些问题？ 　　　答：应注意：１，要把被介绍人的职务、姓名说得准确、清楚。２，要注意介绍的顺序。一般按地位高低，先介绍地位低的，再介绍地位高的；若双方地位相同，则按年龄，先介绍年轻的，再介绍年长的；或按性别，先介绍男性，在介绍女性。３，介绍时要礼貌地用手示意，不能用手指指点点。 7．秘书的职业特征有哪些？ 　　　答：秘书的职业特征有：１，服务的直接性和稳定性。直接性体现在：一是行政组织上，秘书直接隶属于领导者或领导层，二是岗位设置上，秘书直接在领导者身边工作，三是在工作程序上，秘书直接听命于领导者。秘书为领导者服务，短则几天几个月，长则可达几十年，直至退休，所以和领导者的业缘关系比较稳定。２，知识化和专业化。无论是哪一层次的秘书，都是以他们的知识和技能为领导服务的。３，年轻化和女性化。相当多的刚从学校毕业的年轻人把秘书职业作为整个职业生涯的起点和阶梯。女性化的原因是，一是女性特征比较适应秘书职业，女性比较有耐心、细心、感情丰富等很适合做秘书工作，二是男女体能不同在就业方面的反映。因为很多重体力劳动和自然条件艰苦的职业不适合女性。 8．接待工作应遵循哪些原则？ 　　　答：１，以礼待人，互相尊重。中华民族历来是重交往、讲礼貌的民族，接待活动作为一种典型的社会交际活动，务必以礼待人，相互尊重。２，俭省节约，细致周到。作为接待工作的秘书人员，要坚持精打细算、勤俭节约，不搞阔气、讲排场、大吃大喝、铺张浪费的不正之风。３，遵守制度，按章办事。一定要严格遵守规章制度，婉拒对方好意。４，安全保密，内外哟别。接待活动尤其重要，一定注意安全和保密工作。 ９．秘书机构的设置原则是什么？ 　　　答：三个原则：１，分级管理原则。秘书工作，主要是为单位、本部门的领导服务的，它直接接受本单位、本部门领导的领导，也只接受本单位、本部领导的指令和管理。２，精干原则。秘书组织是为领导和领导部门服务的，其组织和人员是否精干、工作是否高效，将直接影响到领导和领导部门效能的充分发挥，关系到整个单位、部门的工作能否顺利展开。３，效益原则。效益是工作数量、质量、速度以及效率的综合体现，秘书组织一定要以效益作为衡量的标准。 10．如何控制会议成本？ 　　　答：１，会议内容控制。主要对目标、议题、发言的控制。２，会议规模控制。要严格控制参加的人数，建立审批制度