营销管理中心档案管理规定.docVIP

营销管理中心档案管理SOP 文件编码 拷贝号 起草： 日期： 初审： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 执行日期： 签字： 变更记载： 修订号 批准日期： 执行日期： 01 02 03 分发部门 行 政 部[ ] 人力资源部[ ] 研 发 部[ ] 制 造 部[ ] 财 务 部[ ] 营 销中 心[ ] 企 划 部[ ] 审计监察部[ ] 采 购 部[ ] 总 裁 办[ ] 信 息中 心[ ] 基 建 办[ ] 保 卫 处[ ] 稽查室[ ] 对外合作办公室[ ] 1.主题内容 本SOP规定了财务部营销管理中心档案管理的基本要求。 2.适用范围 本SOP适用于财务部营销管理中心档案资料的收集、归档、保存和利用。 3.职责 3.1区域会计区域主管：严格执行本SOP，负责档案资料的收集和归档。 3.2档案管理员：严格执行本SOP，负责档案的归档、保存。 4主要内容 4.1档案资料收集 4.1.1财务部营销管理中心所有员工均有义务收集和整理日常工作中所形成档案资料。 4.1.2档案收集归档责任划分： 4.1.2.1区域会计、区域主管在工作中所形成档案资料，由其办人负责整理归档； 4.2档案资料内容 4.2.1归档资料 4.2.1.1地区货物旬报表 4.2.1.2地区内部转货转款表 4.2.1.3 商务部退货单 4.2.1.4地区库房盘点表 4.2.1.5 公司发货单 4.2.1.6地区分款表 4.2.1.7工作联系卡 4.2.1.8日常\临时数据提供申请表 4.2.2 档案资料归档时间及要求 4.2.2.1归档资料必须在次月20日前将上月资料装订成册归档 4.2.2.2要求统一封面（见附表一）、有卷内资料目录表（见附表二） 4.2.2.3要求装订美观、干净整洁 4.2.2.4移交归档资料时，档案管理员按照“卷内资料目录表”当面清点核对归档资料，经验收无误后，交接双方、移交部门负责人在“案卷移交清单”（见附表三）上签字。 4.3档案保存 4.3.1对移交档案管理员的案卷编制案卷编号、按资料时间顺序排列，在每一册资料的右上角填写序号； 4.3.2每年对库存档案清理一次，做到档案目录与档案实物相符，对破损和载体变质的档案资料要及时修补、复制。 罚责：区域会计在每月20日前未将上月档案资料整理好，并交与档案管理员者，每次每天扣考评分0.01分 4.4档案查阅 4.4.1本档案只限财务部营销管理中心人员查阅 4.4.2调阅档案原则上只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要在档案管理员处办理借阅手续，《档案借阅（复印）登记表》(见附表四)。 4.4.3借阅时间：一般档案最长不超过两天 4.4.4借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经营销管理中心主任批准不得复印档案。 罚责：借阅人未按时还回档案者,每次每天扣考评分0.1分；借阅人将档案转借、拆卸、调换、污损者，扣考评分0.05分；未经批准将档案复印者，扣考评分1分，若造成严重后果，按公司相关制处罚。 5.监督主体 财务部营销管理中心负责监督、检查本规程的执行。 6.附件： 附件1：报表封面 附件2：《卷内资料目录表》 附件3：《案卷移交清单》 附件4：《档案借阅（复印）登记表》 密级：秘密 管理文件 管理文件 第 2 页 共7 页