档_案_计_算_机_管_理.pptVIP

第一节 档案计算机管理基本概念 档案是国家机关、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作的宏观管理是指对整个档案工作实行统筹规划、组织协调，统一制度、监督、指导和检查，即档案工作的组织建设和事业管理。 档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法、和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。 档案管理中使用了现代化的技术 档案管理者掌握了现代化科技知识 建立起科学的管理机制 科学计算 数据处理 实时控制 辅助设计 智能模拟 网络及多媒体信息处理 档案计算机管理是指在档案管理的过程中，以计算机及其网络作为工具或基本工作环境自动或半自动地代替人从事工作。其本质是用计算机进行的档案信息处理或称档案数据处理。 第二节 档案计算机管理的条件 要有思想和组织的保证。 标准是对事物集合中的元素，在概念、规格、运动过程等属性上所作的统一规定。 计算机要求被加工的档案数据必须正确、完整和 规范。 事先制定著录规则和细则； 从事档案著录工作的人员应掌握著录规则和标引工具，并熟悉档案； 著录和数据录入工作所投入的人力能满足尽快建立完整的机读数据库的进度要求； 对获得的数据要有多次审校。 本系统与其他系统的相互关系（如，是否建立通讯网络）； 本系统所具有的任务特点； 系统处理的信息量有多少； 系统各类任务的时间要求； 设备的性能和价格； 系统设备的扩充性和兼容性； 系统维护服务条件。 软件功能是否齐全、适用； 与配备的设备是否兼容； 安装操作是否方便、易学； 运行是否安全、可靠，是否满足保密要求； 功能扩充性如何； 售后服务和性能升级是否及时。 系统分析员 程序设计或维护人员 计算机操作人员 数据库管理员 第三节 档案计算机管理应用方式 第四节 档案计算机管理的发展 第五节 档案计算机管理对档案工作的影响 第一节 计算机系统的基本组成 控制器是计算机的指挥中心，它的功能是：根据指令的要求，有序地、有目的地向计算机的各个部件发出控制信息，使整个计算机得以有条不紊地、协调一致地工作。 运算器是在控制器的作用下根据指令进行算术运算、逻辑运算和其他运算的部件。 存储器是计算机的记忆部件，其功能是用来存放原始数据、处理这些数据的程序、运算的中间结果和最终结果。 内存储器也叫主存储器，简称内存。是指在主机中存放现行程序和数据的存储器。它随时与CPU直接进行信息和数据的交换。内存储器又分为ROM（只读存储器）和RAM（随机存储器）两类。 外存储器也叫辅助存储器，简称外存。用来存放暂时不用的、需要长期保留的大批量数据和程序，外存可根据需要成批地与内存进行数据和信息的交换。 磁盘存储器 存储器容量是指存储器存放信息的总量。 外存储器软磁盘按存储密度不同分为低密度盘（48TPI）和高密度盘（96TPI）。 是指从存储器中取出或存入一个字到再能取出（或存入）下一个字所需要的时间。以毫微秒（ns）为单位。 键盘 鼠标 显示器 打印机 （一）系统软件 应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。 第一节 计算机检索对档案数据的要求 统一著录项目（明确规定著录必要项目和著录选择项目） 统一著录格式（著录项目及其排列次序） 统一检索语言（主题词表和分类表） 统一审校（对著录标引结果的审校） 检索标识是以简明形式表示档案内容特征的标识，使用这种一目了然的检索标识可以区分档案文件，辨识档案文件，并作为档案存储和检索的主要依据和线索，它可以在档案文件与查找人或利用者之间建立一定的检索关系，从而使建立起来的档案检索系统成为存储有标识，检索有途径的名符其实的检索系统。 外部特征（作为检索标识称为自然标识） 档案数据的准确性包括著录数据的著录项目的名称、含义、著录内容及著录用的文字的规范与准确，标引数据的主题词、关键词及分类号能准确地揭示档案主题内容，并且书写正确和规范。 要求所有的全宗、案卷和文件记录条目的数据都要遵循同一规则。 按照著录标引规则所确定的著录格式，主题词表和分类表相对保持稳定，不轻易变动，以保持数据的稳定性。