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档案管理实务操作（暂行办法） 一、新归档方式——以归档号为序进行归档 新契约档案根据业务渠道的不同，如营销渠道01、银行渠道02、经代渠道05、SFP渠道08等，分别排序立卷归档； 理赔以归档号排序归档，不区分渠道。 扫描人员与档案人员实行即时交接，如有补充或照会等后续资料，由档案人员进行插档保存。 档案人员在扫描管理系统打印归档清单作为归档依据，根据归档清单进行逐一归档。 二、两核业务档案归档操作详解： （一）对新契约档案 扫描人员与档案人员以扫描管理系统导出的扫描清单作为交接清单实行即时交接，一式两份，分别由扫描人员与档案人员单独保管。 档案人员将同一渠道的档案按照归档号从小到大的顺序，以每盒资料稍留有剩余空间为分盒标准，相应的资料放入档案盒中，小号在上大号在下依次排列。 在扫描管理系统按照实际装盒情况选择归档数据，进行归档操作，打印系统生成的“档案信息清单”，作为整盒清单放入档案盒。 返回的照会及各种补充资料，在扫描完成后，由扫描人员实时交接给档案人员及时完成插档，并保证插档的正确性。 未在扫描管理系统中进行归档操作之前，查询归档清单所得每条记录的总页数随着相关资料的补充扫描而增加，增加的页数为补充扫描资料的页数；已进行归档操作的，系统中总页数不会变动，需要手工插档时，档案人员在“档案信息清单”即整盒清单中手工修改总页数并签字认可。 档案盒侧脊处在内容形式与既往基本无区别，按照年份及时间先后顺序排列编号，如： ××分/支公司 2011 年 个险新契约 第 1 盒 归档号“U01××××××××20110000001至U01××××××××20110000100”。 （二）对理赔档案 档案人员将理赔档案按照归档号从小到大的顺序，以每盒资料稍留有剩余空间为分盒标准，相应的资料放入档案盒中，小号在上大号在下依次排列。 在扫描管理系统按照实际装盒情况选择归档数据，进行归档操作，打印系统生成的“档案信息清单”，作为整盒清单放入档案盒。因理赔档案每案递交的资料不一，且零碎繁杂，故对每案均需附加一份“理赔资料交接清单（档案）”（附件1）。 未结案的理赔件，由理赔处人员保管；结案后，由理赔人员将资料齐全的理赔件整理齐全后交由档案人员，档案人员根据“理赔资料档案交接清单”逐一核对无误，在“理赔资料交接清单（档案）”上签字认可，按归档号顺序使用机构统一印制的案卷封皮装订或使用印有公司LOGO的塑料袋进行一案一卷（袋）进行归档。 档案盒侧脊处在内容形式上与既往基本无区别，按照年份及时间先后顺序排列编号，如： ××分/支公司 2011 年 理赔 第 1 盒 归档号“C09××××××××20110000001至C09××××××××20110000100”。 附件1：理赔资料交接清单（档案） 理赔资料交接清单（档案） 打“√” 资料名称 资料数量 □ 理赔申请书： 份 □ 被保险人身份证明： 份 □ 保单正本或批单： 份 □ 最近一期保费收据 份 □ 住院病历： 份 页 □ 门急诊病历： 份 页 □ 住院发票： 张 □ 门急诊发票： 张 □ 病理检查报告： 张 □ 费用清单： 张 □ 处方： 张 □ 诊断证明： 张 □ 其他单位报销证明 份 □ 伤残鉴定书： 份 页 □ 死亡证明： 份 □ 火化证明或殡葬证明： 份 □ 户口注销证明： 份 □ 受益人相关证明： 份 □ 尸检报告： 份 页 □ 交通事故责任认定书： 份 □ 派出所事故证明： 份 □ 安监局事故证明： 份 □ 消防队事故证明： 份 □ 单位证明： 份 □ 授权委托书： 份 □ 银行帐户： 份 □ 其他 份 备注 理赔移交人员： 档案管理人员： 时间： 年 月 日 时间： 年 月 日