受控文件管理规定(新).doc

编号： 技术文件管理规定 版本号：2/0 目的 进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。 适用范围 本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。 术语 用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项： 转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。 毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。 工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。 工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。 控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。 作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。 更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。 工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。 4. 文件管理的原则 4.1 谁签收谁负责的原则 文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。 4.2 以旧换新的原则 已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。 4.3 数量匹配原则 文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制表”，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量发放。 车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补发。 一人操作多台机床时，可以公用一套技术文件，但质量纪录必须分别填写。 备注：文件遗失、缺页时使用部门应到原文件发放部门填写“文件补发申请登记表”，向文件发行部门提出书面申请，并注明申请原因、需要份数、文件编号、文件类别等，由文件发行部门主管领导批准后方可补发——摘自《文件控制程序 A/XL-QP-01》 4．4 文件遗失的处理 为防止商业机密外泄，治理文件管理混乱现象，节约办公成本，各部门应妥善保管技术文件，避免遗失，如有遗失则视文件的重要程度和可能带来的后果按以下规定处理： 文件类型 单位 处罚额度 备注（塑封状态及处罚意见） 转换图纸 页 50.00-100.00 文件塑封处理 毛坯图粗加工图 份 20.00 不进行塑封处理 工艺指示单 份 20.00 文件塑封处理 作业指导书 份 10.00 文件塑封处理 临时工艺指示单 份 10.00 不进行塑封处理 工艺（含流程图） 页 5.00 文件塑封处理 控制计划 页 2.00 文件塑封处理 更改通知单 页 2.00 不进行塑封处理 其他时效性文件 份 —— 已经宣传到位则不予处罚，否则视情节定。 注：1. 以上塑封状态是基于文件保护和使用等方面考虑的，与处罚额度无直接关系； 2. 处罚款项须建立专门台账，罚款的50%上交用于冲抵增加的管理费用和办公成本； 3. 每季度评选文件管理先进单位和个人，奖金从罚款的另50%中全额支出。 5. 职责 技术部是技术资料的归口管理部门，负责本事业部所有产品的技术文件编制，资料室资料员负责各职能部门、事业部技术资料的管理。 各单位兼职资料管理员名单详见《配件事业部资料管理网络图》。 各职能部门兼职资料管理员负责本部门技术资料的管理，对下属基层单位的技术资料管理负有指导、监督义务，并有考核的建议权。 各基层单位（车间、独立班组、外检室等）兼职资料管理员负责本单位技术资料的管理，要求建立详细的管理。 技术资料管理的职权：负责技术资料的接收、登记、传递、归档、保存，有权对管辖范围内资料的完整性和适用性进行检查并提出整改意见，对信息传递的准确性、及时性负责。 各使用单位、个人均有权利和义务就本职能范围内技术资料的有效性和可操作性提出反馈意见，以便持续改进。 5 文件分发范围 单位 文件 技术部 质量部 生产部 财务部 生产车间 工装车间 工模库房 外检室 中检室 下料组 喷漆房 成检室 产品转换图 √ √ √ √ 需要时 √ √ 毛坯图 √ √ √ 钢管毛坯 硫化前尺寸图 √ √ ★ √ 工装 图纸 ★ 材料清单 √ √ 检具 刀