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科研单位推行归档文件整理改革的实践 　　2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。2001年湖北省档案局印发了《湖北省归档文件整理实施细则》，中国油料研究所作为湖北省第一批归档文件方法改革试点单位，从2001年起对文书档案管理进行了改革。 　　 　　一、制定了实施《细则》，为归档文件整理打好基础 　　 　　长期以来，许多科研单位都实行以“案卷”为基础的档案管理规章制度，它们对推动和规范档案工作起到了重要作用。而《规则》的实施则使这些规章制度失去了对现实工作应有的指导作用，但新《规则》仅仅解决了归档文件如何整理问题，并未解决如何归档、如何鉴定、如何管理等问题。这就要求各单位从适应档案管理现代化发展的需要出发，认真探讨以“件”为单位进行文书立卷及归档的规律，结合本单位的实际重新制定与《规则》相配套的规章制度来规范本单位的归档工作。 　　作为试点单位，我们在学习和理解《规则》，执行国家新标准的同时，根据湖北省归档文件整理方法改革的总体精神，制定了《归档文件整理与管理实施细则》(简称《细则》)和《归档文件分类方案、归档范围、保管期限表》，综合概括了研究所文书档案管理体制、任务，文件归档范围，归档文件整理的要求，归档文件的保管、利用与统计等。分类方案是机关档案室管理的基础，根据文书处理以内部机构为单位的特点，我们采用“年度一机构(问题)一保管期限”分类方法。这能最好地保持单位(全宗)内文件来源方面的固有联系，同时便于按专题查找和利用档案。特别是，在研究所机关文件在由各机构(处、室)分工整理的情况下，每个机构(处、室)向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。文件材料归档范围，是先按种类再按文件材料分类归档(党群、纪检审计、人事、行政综合管理、财务、科技综合管理、科研项目和课题、科技开发与产业发展、基建、仪器等)，不受机构变动的影响，主要为管理部门及课题组在归档文件中的收集、整理、归档中提供依据。 　　 　　二、归档文件整理改革后的特点及优势 　　 　　从历??上看文书立卷盛行具有合理性，也的确在实际工作中发挥了重要作用，但其自身固有的局限性决定了它必将让位于更为先进、合理的整理方法。利弊相权，从理论和实践上突破“案卷”成为一种必然。 　　国家档案局审时度势出台了《规则》，明确提出了以“件”为单位的新概念，即以“件”代替“卷”作为归档文件的整理单位。传统的文书立卷方法对卷内文件的排列可以按时间、问题、作者、地区、名称、重要程度等方法排列，但取消“案卷”这一保管单位后，对文件的排列《规则》规定：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”强调了“事由”原则，即同一事由形成的相关文件应排列在一起。新的整理方法仍然坚持遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系的整理原则，主要是在整理程序、操作方式上的变化和观念上的突破。从档案整体来看以“件”为单位不仅是一种切实可行的整理方法，也是一种先进的管理方式。从我们几年归档情况看，无论手工进行档案管理，还是计算机辅助档案管理，以“件”为单位的文件管理表现出更大的优越性，其主要特点： 　　1．简化了程序，减少了劳动强度，提高了工作效率和质量。改革后的归档文件整理方法，经实践证明具有很大优越性，一是减轻了工作压力，提高了工作效率。传统方式立卷，总感到有一种压力，特别是兼职档案人员很难有专门时间坐下来集中精力立卷，一般只有等到第二年初，等清退收齐上一年度文件后才开始立卷，立卷工作一般持续半年。手工立卷工作劳动量大，重复性劳动多，对一份文件来说需要反复十几次。进行文件级管理，可以随办随归，这就使归档工作日常化。二是简化了整理过程。新《规则》将档案还原到文件级的整理，大大简化了归档整理的过程。由于“件”是文件制发、传递、处理的基本单位，是文件运动过程中的客观存在形式，而“卷”是我们为了保管和利用的方便，在文件归档时人为运用“六个特征”(问题、时间、名称、作者、通讯者和地区特征)整合在一起的一组文件，是人们凭主观经验对文件在事后加工整理的产物。以“件”为单位进行整理，实际上是按归档文件本身所固有的客观特征作为整理标准，将归档工作简化。三是保证了整理质量，减少劳动强度。新的立卷方法是以件为归档单位，按不同机构和保管期限，分类进行管理，简化了归档立卷的繁琐、复杂和人为性，减轻档案工作人员的劳动强度和工作压力。它既不需要编页号，也不需要拟写案卷标题、案卷目录、全引目录等，大抵上经过七道工序：文件形成；实体排序(包括分类、排列)、盖归档章、计算机录入、装盒(包括填写档案盒的脊背)、打印归档文件目录、上架。此方法简单、易学、实用，能保证整理的质量。 　　2．有