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创新工商档案远程查阅服务-企业管理论文 创新工商档案远程查阅服务 董武 文 “十二五”时期是上海加快推进“四个率先”，建设“四个中心”的重要时期，充分利用现代信息技术使档案服务利用效率更高、更便捷，更好地服务于上海经济和社会发展大局具有重要现实意义。 近年来，上海的工商档案部门结合本系统业务工作实际，对尝试创新档案利用服务方式进行积极探索，经过多年来的努力，已经在一定程度上积累了可以尝试跨区域远程查询利用档案的信息化技术条件和档案管理工作基础。现分析如下。 一、工商档案查阅现有服务方式的不足 虽然工商档案部门历来高度重视，也作了很多便民服务的尝试，但仍存在着有待进步提高和完善的地方，尤其是现有的档案服务方式和提高便民服务质量的社会需求之间仍有差距；在档案开放程度和社会知情需求之间、在档案工作人员专业素质与现行档案工作需求之间，在系统档案标准化程度提升与有限的人力投入之间等许多方面也存在不足。但目前重要的是要研究进一步提高档案利用服务效率。 现有工商档案查阅服务方式由于之前客观技术条件等限制，主要是以查阅属地管辖档案为主提供服务。其弊端在于现代化技术手段和丰富的档案资源融合后没能充分发挥出便捷、高效的服务作用。主要问题体现在： （一）二次查询严重影响效率 按现行的只能查询属地管辖档案的方式，利用者必须先知道所要利用的档案的归属地，才能去该地工商部门查询。调研发现，事实上不少档案利用者事先或不知情，或不知道可以从工商局门户网上了解企业档案的归属地，因而造成只有先到就近的工商档案接待窗口，了解并查知了所要查的档案归属地，然后才能去企业管辖地工商档案部门查询。这种需要通过二次查询才能查到档案的情况存在，实际上无端耗费了档案利用者很多赶路的时间，增加了其档案利用的成本，尤其是外埠的档案利用者更加不便。 （二）资源整合不科学造成浪费 本市工商系统信息化建设十多年来，已经形成了比较完善的三级计算机网络和计算机业务信息系统；始于上世纪末的电子档案系统建设，至今也积累了比较好的工作基础。这些技术和资源需要科学合理的整合才能发挥出最大的效益。过去由于网络带宽等客观条件和技术等的制约，资源做不到合理整合利用。进入21世纪以后，各方面条件和技术有了很大的改观，如果不充分利用，实际上也是一种资源的浪费。 （三）牵累社会其他公共资源的发挥 社会公共资源往往是互相作用的。档案利用者为查阅档案东跑西走，舟车劳顿，从某种角度讲，客观上会造成一些公共资源的不必要使用。比如公共交通资源，档案利用者为查阅一份档案如果都要跑两个地方甚至三个地方，那对缓解公共交通资源紧张状况是不利的。而多增加公共交通资源的使用，既增加了公共交通道路的拥堵和公交车辆的拥挤，也增加了碳的排放，有悖于倡导低碳、节能和环保的理念。 二、工商档案远程查阅服务的积极作用 上述问题应该得到正视，并应通过改进加以逐步解决。比较好的途径是尝试实行档案跨区域远程查阅。 （一）工商档案远程查阅服务有助于提高行政效能 随着改革的深入和加快转变经济发展方式要求的提出，政府职能转变的步伐必须适应改革和经济发展的要求。建立在行政资源基础上的政府工作档案毫无疑问要更多地增加开放和服务的元素，以适应经济和社会发展的需要。具体说：现代社会经济快速发展，社会不断进步，衍生出日益增多的经济、政治和社会活动等，都可能会涉及到需要提供档案利用服务等问题，而档案利用对象往往来自社会的方方面面，会形成对档案内容需求和服务方式需求的多元化，其中方便就近查阅，实现远程档案查阅服务无疑是社会的期待之一；档案是具有自己属性的受《档案法》保护的历史信息资源，随着社会开放度的不断加大，特别是伴随着透明政府观念及共识的逐步形成，其公开的力度也不断加大，虽然目前不能简单地把档案资源等同于一般的政府信息予以公开，但“不公开是例外”无疑也是其今后发展的趋势；上海在推进政府职能转变、加强政府自身建设的工作中，提出了“两高一少”（即行政效能最高、行政透明度最高、行政收费最少）的目标，实际上其要义也包含了规范政府行政收费，帮助企业减负，公开和简化办事事项，方便企业、社会、民众办事，提高政府行政工作效率，这一精神无疑也对档案的查阅利用服务如何适应帮助企业和社会减负、方便民众办事提出了新的要求，因而工商档案系统积极探索有利于社会大众就近进行跨区域远程查阅利用档案这一新型服务方式是很有必要的。 （二）工商档案远程查阅服务有利于档案事业发展 推进跨区域档案远程查阅利用服务是一项顺应社会发展需要的工作，也是档案资源利用体系建设的发展趋势。这项工作的推进，