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地方院校纸质档案数字化探讨-办公档案论文 地方院校纸质档案数字化探讨 文/ 贺州学院综合档案室　叶景青 【摘要】随着信息时代的发展，档案管理已由纸质管理向数字化管理转变。文章探讨了纸质档案数字化的重要性和必要性，并结合目前地方高校纸质档案数字化的现状和存在的问题，提出初步解决措施。 关键词 地方院校；纸质档案；数字化；对策 在全球信息化和信息资源共享的趋势下，社会对数字化档案的客观需求日益加强，传统的档案管理手段面临着巨大的冲击。因此，国家档案局于2011 年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中，把“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理” 列入主要目标。在这样的背景下，近三年档案管理也由纸质时代向数字化时代迈进，纸质档案的数字化作为实现数字档案馆建设的基础工作就显得尤为重要。而作为培养人才的地方高校的档案部门与其它档案部门相比，在硬件和软件上存在着一定的差距，因此对地方院校纸质档案数字化建设进行分析探讨尤为必要，只有在对档案数字化有清楚认识的基础上，才能更好地解决好纸质档案的数字化之路，为今后的地方院校数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。 一、地方院校纸质档案数字化的重要性 （一）提高效率，降低成本。纸质档案数字化就是采用现代的科技设备，如扫描仪、数码相机等对纸质档案进行扫描和拍摄，加工成图像或数字文本，然后存储在光盘、磁带、磁盘等载体上，并且在电脑上进行识别的数字图像处理过程。经过数字化处理的档案可以在计算机上得到很好地保存，需要查寻时方便快捷，可以大大提高效率。地方院校档案部门实行纸质档案数字化，能使数字档案资源不断丰富，学校的各院（系）、各部门以及校友、社会公众能通过数字化档案管理系统即时查询，利用所需要的档案数据原文（件）信息，避免了纸质档案利用方式对档案实体的多次借出或复印所造成的大量时间和人力的浪费，有效提高工作效率，降低档案保管和利用的成本。 （二）保护库存档案安全的最大化。一直以来，由于传统的档案保存方式是纸质档案和目录管理，不仅需要大量的库存空间，而且查找利用必须到库房，工作量大，管理成本较高，且档案容易受到损坏，如纸张发黄、发霉、变脆等。而档案管理由纸质档案为主转变为数字档案为主后，可以通过一定的权限控制直接在网上查阅复制或打印，减少了对库存纸质档案查阅和复印次数，降低了库存档案的受损速度，解决了档案反复借阅利用和档案管理又必须尽可能延长档案寿命的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效管护，确保档案实体的完整与安全。 （三）提升档案工作者的形象和社会地位。在以纸质档案为主的高校，档案工作者大多仍从事于比较机械的手工劳动，工作效率低下，这在一定程度上影响了公众对档案工作者的评价。纸质档案的全文数字化管理，既是各级档案管理部门与时俱进，实施国家档案事业“十二五”规划的大事，是促进档案管理信息化、现代化的具体措施，也是适应信息时代发展的需要和现阶段档案工作的亮点工程。地方院校档案数字化项目完成得好，档案的价值得到充分发挥，档案工作对本校的发展及服务地方经济等发挥的作用就显著，可以大大提高档案工作者的社会地位。 二、地方院校纸质档案数字化面临的问题 （一）缺乏数字化的规范和标准。目前，纸质档案数字化标准是《纸制档案数字化技术规范（中华人民共和国行业标准DA/T，31-2005）》。这一规范尽管为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导和支持，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范尚未建立完善，如数字化的扫描流程、扫描件使用的文档和表格等，标准规范较少或各系统、各省市自行其是，或标准的内容不尽全面，尤其是一些地方高校，由于档案硬件设施、技术水平相对落后，还必须同时接受省级、地( 市) 档案行政管理部门的领导和管理，在面对某些标准前后不一、上下不一时，无所适从。再加上档案管理软件及有关设备硬件的差异，直接影响着数字化过程中形成的电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的程度和范围，直接影响档案信息化建设的步伐。 （二）缺乏档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。信息化背景下，档案信息化建设需要既精通档案业务知识，又掌握现代化、网络化技术等信息技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前地方高校档案队伍整体素质普遍偏低，年龄结构、学历结构不合理，计算机水平较差，一直以来，习惯并固守于传统的纸质档案管理的工作模式。往往是懂计算机、网络技术的人员不了解档案业务，精通档案业务的人员对数字化及网络技术研究不够，有的甚至认为档案数字化是计算机人员的事，对此项工作的重要性及自身的责任和义务没有较好地把握，服