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秘书信息素质的特别要求及培养途径 　　摘 要:秘书作为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员,必须具备多方面的良好素质。文章对秘书人员在信息素质方面必须达到的特殊要求及如何努力才能具备这些要求,进行了分析探讨。 　　关键词:秘书人员 信息素质 特殊要求 　　中图分类号:C96 文献标识码:A 　　文章编号:1004-4914(2010)10-052-02 　　 　　秘书作为为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员,身处组织枢纽之地,必须具备多方面的良好素质,如政治素质、管理素质、身体素质、心理素质等等。在众多的素质中,信息素质值得我们特别关注。 　　信息素质是秘书工作的基础。秘书要充当组织的润滑剂,保证整个组织有条不紊地运行,就要求秘书能迅速获取并处理好来自组织内外的各种信息,借此对组织实行(或辅助领导者)有效的控制。同时,秘书要为领导者提供服务,其中重要的一项就是提供完善的信息服务,在领导者决策后,秘书人员还必须对其进行有效的信息化处理。特别是信息化时代的到来,组织的运行和管理模式发生了重大的变革,作为以信息为生命的秘书人员来说,提高与更新信息素质的重要性就不言而喻了。 　　一般来讲,信息素质包含了信息意识、信息知识、信息能力、信息道德等几个方面。信息意识,是指利用信息系统获取所需信息的内在动因。具体地表现为对所需信息的敏感性、选择能力和消化吸收能力。信息知识,就是对信息基本常识、信息检索工具的使用、信息获取、存储、处理、传递和控制的方法等知识的了解与掌握。信息能力是指运用现代信息技术知识对各种信息资源进行获取、分析、评价、管理、设计、开发和应用的能力。信息道德是指在信息活动中应该始终遵循的行为规范和伦理道德。 　　一、秘书人员在信息素质方面必须达到的特殊要求 　　作为秘书人员,要提高自己的信息素质,就要参照以上的标准,加强这四个方面的修养。然而,由于秘书工作的“三个特殊”(注:即“岗位特殊、工作任务特殊、工作影响特殊”,参见陈合宜著《秘书学》81页,暨南大学出版社,1997年版),决定了秘书不仅要具备信息时代的普通公民应有的信息素质,而且在信息素质方面还必须达到一系列特殊的要求。 　　1.严格的政治要求。对政府机关的秘书来说,政府的运作必须符合党和国家的方针政策,同时,秘书又是重点为领导者服务的,这决定了秘书信息处理的平台必然带有政治性,即使在企事业单位。由于这些单位的决策仍然要以党和国家的政策为依据,这也意味着这些单位的秘书在信息处理过程中要有政治的眼光。具体来讲,秘书信息素质的政治要求主要是政治敏感性和政治鉴别力。 　　2.全面的信息能力。一般来讲,基本的信息能力包括信息获取、选择、处理、运用等四个方面。这几个环节都是秘书必须掌握的,不仅如此,由于秘书工作“杂且全”的特点,更兼现代管理信息化的趋势,秘书人员必须拥有更全面的信息能力,不论是信息的获取、处理,还是保存,不论是信息形式上的转换,还是内容上的加工,凡是涉及与信息有关的一切工作,都可能与秘书有关。 　　3.信息识别及处理的速度要求。古时候,公文写作有个要求叫“倚马可待”。公文写作实际上就是秘书人员对领导者的决策做的一种信息转换。从这个词我们可以看出,很早以前,人们就认识到秘书信息素质速度方面的特别要求。现代社会节奏加快,同时秘书工作本身固有的“被动性”,对秘书信息素质速度方面的要求也就越来越高。 　　4.信息识别的广度与选择的要求。所谓信息识别的广度是要求秘书人员对信息识别的范围越广越好,也就是在秘书工作要求的范围内,不能存在“盲区”,这是由秘书工作的全面性决定的。但从另一方面讲,秘书又必须具备高度的信息选择能力。信息时代一方面表现为“信息爆炸”,另一方面则是“信息过剩”。秘书作为领导者的近身人员,必须帮助领导者排除各种无用信息的干扰,以便集中精力抓住主要矛盾。同时,秘书处在机关枢纽之地,各种信息千头万绪,又十分繁杂,是否具备较高的信息选择能力决定着秘书能否摆脱穷于应付的被动局面。 　　5.特定的信息道德要求。信息社会在为人们提供了极大便利的同时,也产生了一些与传统道德相悖的现象,如不良信息泛滥,计算机病毒肆虐,电子黑客横行,信息侵权、信息犯罪时有发生,网络安全、网络信息共享与版权等一系列的问题。因此,信息道德就成了信息时代下的合格公民的基本要求。而秘书的特殊位置意味着秘书不仅要遵守普遍的信息道德,还要承担着比一般公民更加严格的要求。因为秘书部门是一个组织的中心地带,也是一个组织的“门户”,稍有不慎,则有可能使组织陷入困境和形象受损,因此,秘书人员必须在信息道德方面严于律己。而秘书的近身性质,更要求秘书必须严守机关单位的保密制度;秘书的政治性,要求秘书必须更加严格遵守国家有关信息和知识产权法律;现代公文的程