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差旅费及业务招待费报销制度
关于差旅费及业务招待费报销的规定
目录
第二章 出差申请流程
第三章 差旅费报销规定
第四章 业务招待费报销规定
第五章 罚则
第六章 附则
编者按:该制度用于规范国内出差费用报销行为,详细说明了国内差旅费申请和报销的具体规定,强调了报销过程中的注意事项,以指导员工的财务报销,降低财务风险。
第一章 总则
第一节 目的
第一条 为进一步加强对差旅费、业务招待费用的管理,规范报销流程和报销表格单据,明确员工申请程序、费用的归集与分摊,特制订本规定。
第二节 适用范围
第二条 公司之所有员工必须遵从此项制度。
第二章 出差申请流程
第一节 出差预算申请
第三条 员工因工作需要去外埠出差,应先通过工作流填写出差申请流程, 按不同费用类型详细填写机票、交通费、住宿费(含自行解决的住宿补贴)、综合补贴(公杂费)等的汇总金额;若还有其他类型费用,请在“其他费用”栏填写金额, 如签证费、零星发生的办公用品费用等。只有流程审批通过后,员工方可发生出差费用。特殊情况下,员工在出差前可以先征得总经理口头或邮件批准,但回程后的5个工作日内必须补提相关出差申请流程。
第四条 出差借款 为减少员工出差随带过多现金的风险,公司鼓励员工尽量使用信用卡支付,回程后立刻报销。但如有实际需要,员工可根据实际情况在预算内借款,但必须在借款之日起60天内尽快报销以冲销借款,否则财务有权通知人事从工资内扣除借款。但以下情况例外:11月之前的费用,必须于12月20日之前报销完毕;12月发生的费用,必须在次年1月20之前报销完毕,过期不予支付。
第二节 出差报销申请
第五条 员工出差回程后的十个工作日内必须提交报销流程,该流程需要员工按报销费用的实际归属正确选择受益部门,并仔细填写费用情况。同时将粘贴好的发票及事前申请通过流程交至财务专项处。
第六条 报销流程审批通过后,由出纳打印通过流程并安排付款。
第三章 差旅费报销规定
第一节 出差时间、报销票据及出差借款
第七条 出差时间规定
自员工离开公司日起,至返回公司日止,计算实际因公出差天数。
若出差期间因个人原因需另外往返或停留的,必须事先明确该时间段和往返地点信息, 并经上二级领导审批,该时间段将不视作公司差旅。
1) 报销时财务将扣除上述过程发生的实际天数来计算最终出差时间。
2) 上述过程发生于正常工作日的应提交假期申请。
3) 因个人原因发生的各项费用及个人风险问题均由报销人个人承担。
3. 由于实际工作需要,出差期间包含非工作日的,需要在出差预算申请表上注明,经上二级领导确认后,可按照正常标准予以报销。
4. 若实际发生的出差期间和往返地点等信息有变,并因此发生超支,则必须通过工作流自定义流程注明变更情况及原因(包括原预算和实际发生金额情况),经上二级领导审批通过后方可报销。若未发生超支,可在费用报销单上直接注明信息变更原因,经上二级领导审批通过后即可报销。
第八条 票据粘贴和填报要求
1. 为使报销准确,便于结算,特对于出差报销的票据整理、粘贴和填报规定如下:
1) 飞机票、火车票、长途汽车票、轮船票等,均按出差期间的先后顺序粘贴票据;保险费、订票费与相应的交通工具发票对应粘贴。
2) 住宿费与住宿明细账单均按时间顺序粘贴;
3) 交通费按照日期的先后顺序依次粘贴;
4) 其他票据按照类别分别粘贴;
5) 出差报销流程的填报,应按出差或费用发生时间先后顺序填写,与所附的原始票据一一对应。
第二节 国内出差各项费用的报销规定
第九条 国内差旅费报销主要包括:
——机票、火车票、轮船票
——出租车、巴士、轨道、公交等交通费
——酒店住宿(包括住宿费、上网费等)
——住宿补贴
——综合补贴(伙食补贴等)
第十条 国内机票订购、报销
员工出差往返机票由员工自行购买,报销时需行程单。
2.
1)当出差城市距离在800公里以上。
2)业务需要,事先经上二级领导同意,可以选择乘坐飞机。
3. 公司订购的机票报销注意事项:
1)凡公司购买的机票须与其同次发生的其他差旅费一起申请报销,报销申请中科目类型须选择“差旅费-飞机票(公司代购)”,机票金额以支付金额为准,未填写者财务专项有权予以退回。
2)若发生机票丢失,则视同票据遗失情况处理。
3)机票已经出票的情况下,产生退改签费用的,员工须提交流程经上二级领导至总经理审批, 说明退改签原因及产生的费用。
第十一条 国内出差交通费
员工离开公司,往返机场或火车站,到达出差目的地以及在出差城市当地发生的交通费用。报销时应按每笔发票金额分行填写报销申请,并分别注明往返地点及具体事由。员工从机场往返酒店或公司,应首先选择乘坐大巴
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