项目五书面沟通技巧 《沟通技巧》讲解材料.ppt

案例解析 通过比较可以明显看出：修改后的信件表达清晰，语言简练，内容完整，中心突出，能够给对方留下干净利落的印象。 模块二 书面写作的过程及影响因素 编辑、修改文章的小窍门 （1）注意时间间隔。文章写好后不妨先放一两天，以便梳理自己的观点，更好地对其修改。 （2） 将文章从头到尾大声地朗读一遍，通过语感找出错误。 （3） 如果不知道从何改起，不妨从以下几个方面做起：是否跑题，材料是否要增减，文章结构怎么样，顺序排列如何，语言是否生动准确。 （4） 最后问自己：“你拿到这篇文章是否会读？文章有吸引力吗？” 知 识 拓 展 模块二 书面写作的过程及影响因素 写作过程的影响因素 二 （1） 环境 （2） 作者的自身素质 （3） 写作时间 模块二 书面写作的过程及影响因素 模块三 常见文体的写作 公务文书 一 公务文书简称公文，是党政机关、社会团体、企事业单位在开展公务活动时所形成和使用的、具有法定效力和规范体式的书面材料，是贯彻落实上级机关有关政策法规、重要精神、依法行政和实施行政管理职能的重要工具。 （一） 公务文书的含义 （6） 通告 （5） 公告 （7） 意见 （1） 决议 （8） 通知 （9） 通报 （10） 报告 （2） 决定 （3） 命令 （4） 公报 （二） 公文的种类 模块三 常见文体的写作 （11） 请示 （12） 批复 （13） 议案 （14） 函 （15） 纪要 模块三 常见文体的写作 （三） 公文的格式 2. 公文的格 式要合乎规范 1. 公文的语 体要合乎规范 模块三 常见文体的写作 （四） 公文的写法 Diagram 2 文头 主体 版记部分 Diagram 2 1. 2. 3. 模块三 常见文体的写作 （五） 公文的语言要求 使用规范的书面语言 （1） 广泛使用公文专用词 （2） 经常使用介词结构，使表达更为确切 （3） 常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法 （4） 公文结构用语 （5） 模块三 常见文体的写作 （六） 公文写作的注意事项 （1） 弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围。 （2） 认真阅读有关文件，明确政策界限；要符合有关政策、法律、法令和上级机关的规定。 （3） 熟悉业务，必要时进行调查研究。 （4） 了解实际情况，掌握工作规律。 （5） 内容简明扼要。 （6） 谦虚谨慎，勤勉及时。 （7） 贵在得体，合乎体式，合乎身份。 （8） 人名、地名、数字、引文要正确。 模块三 常见文体的写作 沟通技巧 项目五 书面沟通技巧 模块一 书面沟通概述 模块二 知 识 武 装 模块三 书面写作的过程及影响因素 学习目标 了解书面沟通的含义、特点和原则； 掌握书面写作的基本流程； 熟悉多种书面沟通的文种及写作方法。 项目五 书面沟通技巧 案例导入 案例1 丰田的跨部门沟通 大多数公司决定新车型的变动方案都是直接通过开会的方式。而丰田公司的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，报告内容包括分析问题并提出可行的解决办法。这些报告要简明扼要，原则上在1～2页的篇幅内。收到报告的人在认真阅读报告后，用另外一个报告予以回复。经过几个报告的往复交流，大部分问题解决了。假如问题依然存在，涉及各方再见面商讨，此时，大家都已经认真思考过同样的问题了，会议效率会更高。正因为书面报告的高精准度有利于缩短大家的思考过程，形成头脑风暴，因此，召开见面会议的效率就更高。 项目五 书面沟通技巧 案例导入 案例2应该相信谁 2012年6月的一天，某公司外派维修的售后服务工程师陈某来电话要求工厂售后服务部门为其在安徽芜湖的维修现场发送一个配件。按规定要求，陈某应当书面传真具体规格型号，由售后服务部门看后再发货，以保证准确性。 结果陈某以自己多年的工作经验为由，且声称要节省传真费用，客户很急，要求电话口头报告型号。相关售后服务人员鉴于这种情况，就相信了陈某，按陈某说的型号发去了配件，结果发到现场后发现型号错误又要重发，造成出差费用、运输费用等的增加，更重要的是影响了客户生产。 事后处理此事，陈某一口咬定自己当初报告的就是第二次发的正确型号，而相关售后服务人员则坚持陈某当初报告的就是第一次错误的型 项目五 书面沟通技巧 模块一 书面沟通概述 书面沟通的含义 一 书面沟通是指沟通双方利用书面文字作为主要表达方式，在人与人之间进行信息传递和思想交流的沟通方式。 书面沟通的特点 二 灵活方便 严谨准确 1. 便于保存 2. 广泛传播 3.