秘书心理学项目二--秘书的知识与能力管理.pptVIP

秘书心理学  项目三  秘书的知识 与能力管理 案例导入 北京万通机械股份有限公司正在召开临时董事会，专题讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事都只熟知机械加工，对“纳米”不了解，技术总监正用原子、电子负荷等理论向大家解释，可显然大家一脸茫然。眼看会议陷入僵局，总裁有些着急。这时，总裁办秘书，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问：她是否可以解释一下什么是纳米。总裁连忙应允。于是，小琳用通俗易懂的语言解释了什么叫纳米、纳米产品的功效……会议收到了预期的效果。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。 小琳的表现让总裁和董事们刮目相看，对小琳来说，这却是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前才到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部去取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。小琳拿到的是公司开发纳米产品的可行性报告。习惯性地阅读了经手的材料后，小琳预感公司有可能要进行这方面的投资。于是，她开始留心并收集有关“纳米”的材料。还不时向研发部的人请教有关纳米的一些问题。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。 案例思考 1.总裁为什么让平素只是“打杂”的小琳负责协调对公司关系重大的纳米投资项目？ 2.从“打杂”到肩挑重担，小琳做了哪些努力？ 案例启示 如何成为通才型秘书——能有意识地使自己的知识构架与组织发展需求相适宜，是小琳在纳米项目中脱颖而出的关键。优化知识结构对于个体职业发展的重要性由此可见。 一、秘书的知识结构 1、秘书知识结构的概念 秘书知识结构是指秘书在一定时间内对所有与秘书相关或不相关的知识进行学习后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。简言之，秘书知识结构就是秘书人员在从事特定工作时头脑中既有的知识构成。 不同个体其知识构成不同，知识结构的合理性也不同。 2、秘书知识结构的特点 1）广博性：秘书工作面宽广；内容庞杂 2）专业性 3）发展变化性 3、秘书知识结构的构成 秘书工作具体繁杂而富于变化的特点决定了秘书在知识储备上应广博而精深，也决定了秘书要承担“通才”与“杂家”的角色。（P57~58）（阅读资料一） 二、秘书的知识管理 方法： 1、建立信息网络：人际、媒体、互联网； 2、完善个人的知识结构 1）对需管理的知识进行分类； 2）选择合适的知识管理工具； 3）建立个人知识库； 4）应用已有的知识 案例导入 张彤大学毕业后到单位搞财务工作，一干就是三年。她不喜交往，一心专注于工作，因过硬的业务能力与显著的工作成绩，先后两次被评为单位先进工作者，还被作为业务骨干加以培养。张彤平时喜欢看书、写文章，总经理经常在报刊上看到她的文字，认为她写作能力强又认真肯干，在秘书岗位应该能有优异的表现，便将她调到办公室当秘书。然而，张彤作为秘书的工作表现却屡屡让总经理感到失望。一次，总经理正与来访的老同学交谈时，一个十分重要的客户来访。张彤见总经理有客人也不问究竟，就径直将客户带到休息室等候，然后忙自己的去了。直到客户等得不耐烦，直接打电话给总经理，才知道总经理原来一直就在等候他。还有一次，总经理需临时召开一个重要的会议，让张彤负责落实3点开会，眼看3点就要到了还不见张彤回来汇报，总经理压住性子出去一看，原来营销部原定3点30分也要用会议室，张彤正在跟营销部的员工说明此事。诸如此类的事时有发生，半年多过去了，张彤感觉自己在秘书岗位上干得很不顺手，领导和同事们对她的工作也很不满意。 案例思考 1. 单位领导为什么将张彤调来做秘书？ 2. 张彤在秘书岗位上为什么表现不好？ 案例启示 张彤在财务工作中表现优异，得益于她一心扑在工作上的专注，具有了过硬的业务能力，这些能力适宜她作为财务管理人员的需要。然而在财务工作中助益于她的“一心不闻窗外事，只管工作财务事”的专注在强调枢纽地位、重视沟通与协调的秘书工作中却恰恰会成为牵绊…… 这些充分说明不同的工作有不同的能力需求。 一、秘书的能力结构 二、秘书能力结构的构成 （一）一般能力