集团职工档案管理细则(用).docx

山西安泰集团职工档案管理工作细则一、 总 则1、为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案,为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本工作细则。2、企业职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是企业档案的组成部分。3、企业职工档案工作，由集团人力资源部统一管理。在企业职工档案管理方面，档案管理人员承担如下职责：1)保管职工档案；2)收集、鉴别和整理职工档案材料；3)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；4)登记职工工作变动情况；5)为有关部门提供职工情况；6)做好职工档案的安全、保密、保护工作；7)做好档案的正常转递工作；8)办理其他有关事项。二、 档案的内容企业职工档案分文字记录和电子记录两种形式，档案包括的主要内容如下：1、各种履历表、登记表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、户口本复印件、入职体检表等；2、干部任职资格审查表、干部履历表和任命通知书；3、在岗期间各种奖励、处罚等材料；4、员工工资调整情况表；5、职业技能等级证、专业技术职称、在职接受继续教育等材料复印件；6、岗位内部调动、升迁、停薪留职，中止劳动关系等材料7、劳动合同书；8、其他应存档的材料。三、档案的收集、保管和借阅管理1、归档材料应具备的条件：1）必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。2）材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。3）凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等；对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。2、做好新入职职工的建档工作，应纳入文字档案管理的材料必须完整、准确。在档案柜的分类管理方面，执行如下规定：1）档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。2）档案柜按单位编号，员工档案先放入对应单位的档案柜内；3）同单位员工的档案，按员工姓氏编号管理。3、职工电子档案的建设执行集团员工档案信息化建设方面的规定。4、做好员工档案的动态填充和完善工作，档案管理员要根据集团人事管理NC系统发布的信息，各二级单位对人事变动申请等材料，对员工档案内容按照文件形式和电子形式分别进行完善。5、职工因严重违纪被开除的，档案管理员应保留职工受开除处分的文件存档，并在人事信息系统中作相应标识，保留电子附件。6、企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。7、职工档案管理做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。8、职工离职后，将员工档案及时从原单位档案柜中撤出，放入专门的离职档案柜内，按离职月份存档并建立离职人员信息目录，方便以后查阅。9、职工离职两年以上的，离职员工档案统一转至集团培训中心保存。对没有在集团参保的离职两年以上的职工档案，建立销毁档案清单，经人力资源部部长批准后销毁。10、集团内部查阅职工档案，档案借阅人应说明理由，履行登记手续，经人力资源部部长批准后借阅，并按期归还。四、退休人员档案管理1、准备办理退休手续的职工档案，根据企业职工养老保险退休政策规定提前审核资料并做相应的完善，包括：集团应聘人员登记表、劳动合同书、劳动用工备案表复印件、身份证复印件、户口本复印件、保险登记信息等。2、退休人员领取退休证等手续后，其档案转交至养老保险员统一管理，以便办理退休人员调资手续。五、其他未明确者，在具体执行中修订完善。