OP-DS004印鉴管理流程.docVIP

编号：ABC-OP-DS004 版号：A/0 印鉴管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1. 目的 加强公司印信管理，确保其使用的合理性。 2. 适用范围 适用于公司公章、法人章、合同章及介绍信管理工作。 3. 术语 无 4、职责 4.1.总经办 4.1.1 负责公司和关联公司的公章、法人章、公司合同章的保管、使用与管理。 4.1.2 负责对各类印章的管理情况进行监督、检查。 财务部：负责公司财务章的保管、使用与管理。 4.3. 销售部：负责公司销售合同章的保管、使用和管理。 4.4 项目部门:负责项目部业务用章的保管、使用和管理。 4．5 设计部门：负责设计部门业务用章的保管、使用和管理。 5、工作程序 5.1 印章的刻制 5.1.1印章刻制前需填写《刻章申请表》，经用章部门经理及其分管领导确认后，由行政部负责办理刻章。 5.1.2有效印章的名称应规范统一，各类合同章、销售章、财务章等均应加上相 应的公司全称，例如： A.公司章：“****公司（全称）”； B.合同章：“****公司（全称）+合同专用章”销售合同专用章上不必列明 所售项目名称； C.财务章：“****公司（全称）+财务专用章”和“****公司（全称）+ 收款专用章”。 5.2 印章的使用与保管 5.2.1公司印章由总经办进行保管。 5.2.2印章保管人外出、休假时，将印章上交本部门负责人，由部门负责人指定专人暂时保管，并由印章保管人与暂时保管人填写《印章交接/代管登记表》。 5.2.3公司各类印章的使用人必须是本公司的职员，严禁公司以外的人员使用各类印章。 5.2.4 凡有大量资料或文件需要盖章时，须提前一天通知总经办。 公司章的使用应由当事人填写《印鉴使用情况登记表》（文件内容已有部门第一负责人或相关公司领导签字的或已通过相关审批程序的除外），经行政总监确认并签字同意后，到总经办处用章。 项目经理部使用公司章，由经办人填写《印鉴及介绍信使用申请单》，由项目经理部负责人确认并签字同意后，到项目部印章保管人处用章。 公司各项目所有设计、工程变更、签证都必须加盖公司公章或公司指定的变更、签证、审核专用印章，方能生效。 5.2.5对于一些涉及公司重大利益或费用的文件，则必须由总经理签字认可后方可加盖公章。 5.2.6印章必须盖得清晰、端正，防止错盖、漏盖、倒盖。若遇错盖或盖章件因其它原因失效而需重新盖印时，应重新进行盖章申请，并在重新盖印的同时，将原盖章件交由总经办销毁。 5.2.7如因工作调动原因，岗位发生变化，应办理印章交接手续，并填写《印章交接/代管登记表》。 5.3 印章的废止与销毁 5.3.1具有下列情况之一者，印章应及时停止使用，予以废止。 印章丢失。 印章损坏。 5.3.2印章停止使用，应向有关单位以书面形式发出停用通知。 5.3.3废止的印章要归还总经办，总经办需在印鉴档案中注明废止日期。 6.相关记录 6.1《印章交接/代管登记表》 6.2《印章借用审批表》 6.3《印章使用情况登记表》 7.主要涉及文档/信息流程 文档名称 编制部门/人员 主要内容 联数 提交部门/ 人员 提交时限/ 频率 印章交接/代管登记表QR-DS006 总经办 各部门 印章交接登记 1 总经办 立即 印章借用审批表QR-DS007 各部门 印章使用审批 1 总经办 立即 印章使用情况登记表 QR-DS008 总经办 使用登记 1 总经办 立即 印鉴管理流程 编号：ABC-OP-DS004 版号：A/0 页码：第 1 页 共 4 页