OP-DS002收文控制流程.docVIP

编号：ABC-OP-DS002 版号：A/0 收文控制流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人  收文控制流程 范围 本流程适用于公司各种收文的办理。 控制目标 2.1控制目标 建立合理的收文控制流程，使各件文件能得到及时、有效的办理。 主要涉及岗位 3.1流程所有者：文秘室 3.2相关岗位：各职能部门经理、文秘室秘书、总经理 主要控制点 4.1 文件是否及时准确地进行分发处理。 4.2 对文件执行情况进行有效督办，形成书面记录。  步骤 说明 负责人 输出 1. 收文 1.1 外来文件是指所有外部单位或个人发来的函件、传真、电子邮件等 文秘室秘书 2. 确定办理权限 2.1 根据收文的内容及性质进行判断分析，确定办理权限，对不属于部门可直接办理的文件，报领导审批确定 文秘室秘书 3. 批示 3.1 分管副总审阅文件后，确定是否需要办理，对需要办理的同时明确办理部门或人员 3.2 超越分管副总权限的由总经理批示 3.3超越总经理权限的由副董事长、董事长批示 分管副总 总经理 副董事长 董事长 批示意见 4.文件分发登记 4.1 对于不需要公司领导审批即可确定办理部门直接分发 4.2 对于需要领导审批确定办理的，根据领导批示意见转发文件 办公室秘书 分发登记记录 5.部门经理审批 5.1 文件范围限于不需要公司领导审批即可确定办理部门的收文 5.2 部门经理确定是否需要办理 部门经理 审批意见 6.督办 6.1 监督跟踪办理过程，形成书面记录 文秘室秘书 督办记录 主要涉及文档/信息流程 文档名称 编制部门/人员 主要内容 联数 提交部门/人员 提交时限/频率 收文记录表 QR-DS003 文秘室秘书 来文单位、文件名称、收文日期、分发日期、接收人 1 （自我保存） 当天 督办记录 QR-DS004 文秘室秘书 文件办理情况 1 （自我保存） 跟进 收文控制流程 编号：ABC-OP-DS002 版号：A/0 页码：第 1 页 共 3 页