CG-GD23分发中心项目运作SOP的编写和管理程序.docVIP

招商局物流集团有限公司 仓管部规章制度程序文件 文件标题 分发中心项目运作SOP的编写和管理程序 文件编号 CG-GD23 发放编号 生效日期 版本 修 改 摘 要 编 制 审 核 批 准 2005.01.20 A 首次发布 蒋旭德 朱义高 李雅生 1.0 目的 本程序规定了项目运作标准操作流程（SOP）.× 相应SOP的流水号，从01开始 SOP编号 如：宝洁项目运作SOP01.01的文件编号代表招商物流集团有限公司××分发中心宝洁项目运作SOP01的第1个文件。 b、填写版本。版本为修改前原文件的版本号（如原文件为第1版，则版本号填A）。 SOP编制、审核、批准人的姓名。 编写SOP正文。对于一些操作性的SOP，编写前先画流程图，再按流程图编写书面文字。编写书面文字时，先说明SOP的“目的和适用范围”及“引用文件”，再分列相关人员的“职责”，接着编写“工作程序”（“程序”内容针对日常的操作及经常发生的情况进行编写），接着编写“支持文件”，最后设计“记录”附件的格式，在SOP末列出“附件”（若有流程图的，把流程图列入附件7.1）。 SOP编写完毕后，让操作人员按步骤操作一遍，编写人再核实操作步骤。 填写生效日期。一般情况下，生效日期=编写日期+预计审批时间（一到两个工作日）+培训时间（通常为一到两个工作日）。 编写页码。 ×/× 操作程序总页数 页数流水号（每一个SOP都从第“1”页开始） 如：“1/3”代表标准操作程序3页中的第1页。 5.3 SOP的审批 SOP由仓管部经理进行审核，分管总经理进行批准。 5.4“SOP目录”的更新 SOP审批后，编写人把SOP原件交仓库经理指定的负责人。 该负责人更新SOP目录，填写更新日期。注：目录的编制至少包括标准操作流程号、SOP名称、编写人、页码、生效日期，以及版本号等。 该负责人更新目录后，按5.6，5.7程序进行发放和回收。 5.5 SOP的培训和考核 SOP审批通过后，由编写人培训和考核相关操作人员。 5.6 SOP的发放 SOP原件由各分发中心仓库经理指定的负责人保存。 发放前，各分发中心仓库经理指定的负责人在复印件的空白处手写上发放号。 SOP发放时，接收人在《文件发放记录》上“发放签收”一栏签名，并写上发放日期。 5.7 SOP的回收 5.7.1 以下情况由各分发中心仓库经理指定的负责人进行SOP的回收 新文件替代旧文件 因系统变更，旧文件作废 各分发中心仓库经理指定的负责人在文件正式执行当天，首先将被回收的SOP原件取出，在空白处用红色印油盖上“作废”章，归档保存。 接着以文件发放记录为索引，在发放新文件复印件的同时（指对于a情况），回收旧的复印件，并要求接收人在发放记录上“回收签名”一栏签名，并写上回收日期。 被回收的旧复印件由各分发中心仓库经理指定的负责人粉碎，同时在文件发放记录“备注”栏中注明该复印件已销毁。 5.8 SOP的变更 5.8.1 导致SOP变更的因素包括： 客户的需求发生变化 实际操作与SOP不符 系统变更 其他 SOP变更的步骤 写人填写《变更申请表》，先填写SOP的编号、名称，再填写“变更原因”和“变更内容详述”； 原SOP审批人审批变更申请； 变更申请审批后，由编写人按程序5.2进行SOP的修改。 SOP修改后，编写人按程序5.3，5.5执行；各分发中心仓库经理指定的负责人按程序5.4，5.6，5.7执行。 按SOP操作 相关操作人员按SOP进行日常操作。 当发现实际操作与SOP不符时，操作人员向编写人反馈，并与之协商是否修改SOP。 如果编写人决定修改SOP，按5.8程序执行。 SOP的回顾和分享 5.10.1回顾和分享的步骤： 年初，各分发中心仓库经理指定的负责人编写《SOP回顾计划》，将SOP的回顾时间在计划中分列（回顾时间=SOP执行日期+1年）。 每次发生SOP变更后，各分发中心仓库经理指定的负责人将根据更新的SOP目录更新SOP回顾计划。 编写人按回顾计划组织SOP回顾。回顾参与人员包括各分发中心仓库经理指定的负责人、编写人、相关操作者及其他部门代表等。 回顾结论认为原SOP不用修改的，原SOP审批人在复核一栏盖“已复核”章。回顾结论认为原SOP要修改的，按5.8程序进行。 6.0 支持文件 7.0 记录 7.1 《文件发放记录》 7.2 《变更申请表》 7.3 《SOP回顾计划》 7.4 《SOP发放汇总表》 编号：CG-