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Excel软件在百科全书后期成书工作中具体应用 　　［摘要］随着信息技术的不断发展，编辑面临着如何恰当地在编辑工作中应用计算机软件的问题。文章以Excel软件在《中国大百科全书·电工与电子技术》后期成书工作中的具体应用为例，尝试以个案分析的方式，初步探讨百科全书后期成书工作中如何应用计算机技术，以便达到提高工作效率和提升图书质量的目的。 　　［关键词］百科全书?编辑?计算机技术?比对 　　［中图分类号］G23［文献标识码］A 　　编辑工作的无纸化，不仅仅因为计算机和互联网技术的普及与完善，更主要的是由于工作效率和质量的提高。这一方法与技术上的进步，对于编纂如百科全书这样规模较为庞大，功能上又以为读者提供标准知识为主的工具书而言，显得尤为必要。本文以Excel软件在《中国大百科全书·电工与电子技术》（下称《电工与电子技术》）的后期成书工作中的具体应用为例，做探索性个案分析，以期对百科全书的编纂和技术运用起抛砖引玉的作用。 　　一、《电工与电子技术》编纂工作中运用Excel软件的起因 　　在《电工与电子技术》的编辑工作中，由于目录是按知识分类排列，正文条目标题是按音序排列，对全书分类目录和正文条目标题进行比对核查是在全书编辑后期不可缺少的工作。笔者此前曾参加《中国大百科全书（第二版）》的工作，由于该书没有分类目录，故不涉及诸如“正文与目录不一致”、“全书分类目录和正文条目标题二者联动同时修改”等问题，但《电工与电子技术》涉及这方面的工作，因而该书在编辑加工过程中与《中国大百科全书（第二版）》有所不同，分类目录与正文条目标题核查比对工作需要采用新的方法。在《电工与电子技术》编辑工作开展之前我们编辑加工的另一套大型专业性百科全书，由于编辑出版周期长，各门类之间的交叉改动比较大，条目的增删、门类间的互换现象较多，以至部分门类的条目增删多达一百多条，给编辑过程中确保文内参见（隐含于释文中的一种检索手段。它把不同的条目联系起来，帮助读者参阅，并消除不必要的重复。）准确性造成了极大困难。为确保条目的准确性，笔者在工作中率先提出，运用Excel软件对分类目录与正文中的条目标题进行比对，进行了尝试性的试验，取得了较为突出的效果。在《电工与电子技术》的工作中，笔者又将这一创新性工作方法在总结和完善的基础上加以运用。这就是事情的起因。 　　二、利用Excel软件进行比对工作的具体步骤 　　在利用Excel软件进行比对之前，首先需要将所要比对的内容复制到Excel软件中。具体步骤为：①将Indesign软件生成的正文PDF格式文件用“版面菜单”中的“目录”选项，选择“目录样式”设为“全黑条名”（正文条目文字已经设定为黑体字）；将“页码”项选为“条目后”，用“编辑”菜单中的“查找、替换”滤去宋体字（正文文字已设定为宋体字），这样就只留下所需的条目名称和页码。②将这一结果转换成Excel表格形式，并将此次所提取的数据用菜单栏中的“字体颜色”项改成非黑字，例如可换成红色，以便与通用的黑色字区分。③将分类目录的PDF格式也转换成Excel表格形式，并在页码项中的阿拉伯数字后加“L”，以与正文页码的阿拉伯数字相区别。再将这两个Excel表格的两组数据内容放在同一文件的同一列中，生成一个新的Excel文件；同时，若条目列中第一个字符是前引号（“）或前书名号（《）则滤去，从而保证条目名称均以文字、字母、数字开头，能被准确地排序。利用Excel的数据排序功能，将这个新的Excel文件进行从A到Z的排序，选择“数据”菜单栏“排序”功能，选定“扩展选定区域”项，进而使得条目的页码能够随着条目名称位置的改变而改变，与对应的条目名称始终保持在同一行。经过上述的操作后，分类目录的条头和正文的条目标题以两行一组的形式排列，同组中一行红字一行黑字。如果没有错误的话，则两行文字应当是完全一致的，如果有一组的文字中出现多字、少字、音同字不同等情况，就被视为有错误出现。如表1中90行为分类目录条头（黑字），91行为正文条头（红字），是为一组。前者文字为“阿哈罗夫-玻姆效应”，后者为 “阿哈罗诺夫-玻姆效应”，两行中A列内容不同，说明目录与正文条目标题不一致，产生了错误。为此需在E、F列中经过“复制”、“粘贴”，注明这一错误。依次将全部文件查检完毕后，选择“数据”菜单栏中的“自动筛选”功能，将错误列第一行出现的倒三角状按钮选择“（非空白）”选项，使得有错误的内容能够不间断的出现，形成表2。 　　这样的比对方式不仅能将条头的错误检查出来，同时还能发现页码错误。例如表3所示的例子，在1329、1330行中的B列显示出的数字是不统一的，这表明其中有错误，为此需在F列列出，以待核查。 　　如在表中发现某一组不是红黑两条相对应，则应该是出现了以下两种错误：只有红色文字，缺少黑色文字时，说明分类目