TL 90002000品質管理系統內部稽核員培訓課程-科建.ppt

稽核是什麼？ 健康檢查 基本概念 驗証符合標準 系統化 定期性 客觀獨立 書面報告 稽 核 的 目 的 稽核的目的如下： (a).對品質系統符合要求之程度作出判斷 (b).評估管理系統符合法令要求之能力 (c).評估管理系統符合規定目標之實施有效性 (d).鑑別管理系統有改善空間之區域 稽核的型式 以稽核者的來源區分 內部稽核(稽核者來自組織內部) 外部稽核(稽核者來自組織外部) 第二者稽核(客戶對供應商) 第三者稽核(第三者公正機構， 例如驗證公司) 你理想中稽核員應具備的條件？ 客觀 專業 經驗 ....... ....... ....... ....... ....... 稽核員特質 思想開通 (open minded) 具幽默感 有效聆聽 有效應付壓力 忠於稽核目的 專注於稽核程序 組織及管理稽核事務之能力 稽核時很有條理 務實、巨觀地瞭解該機構複雜的運作狀況 對該機構之傳統、文化或該地區之風俗具敏感度 公正地獲取並評估客觀的證據 善於分析 成熟合理判斷 根據稽核發現歸納可接受之結論 忠於結論 稽核小組選擇 考慮被稽核機構之組織、製程、活動或功能 與被稽核機構之潛在利害相關或衝突 小組領導與管理能力 特殊被稽核機構之應對 處理能力 語言及專業技能 稽核員的職責 主導稽核員 決定稽核準則與範圍 組成稽核小組 主導稽核活動 擬定稽核計畫 解決稽核中任何問題 報告稽核結果 稽核員 執行分派的稽核項目 協助作成稽核結論 協助完成稽核報告 協助解決稽核中的問題 稽核流程 稽核前準備 決定稽核範圍 準備稽核計畫 稽核小組指派 閱覽相關背景資料 準備工作文件，如行業指引、查核表、記錄表等 TL 9000 稽核的準則 TL 9000條文(包括ISO 9001:2000) 稽核查核表包含企業自行增訂的查檢項目 被稽核單位本身的程序書 及相關規定(Ex. 法規?手冊) 稽核計畫(Audit Program) 稽核日期 稽核標準 稽核範圍 稽核小組成員名單 稽核計畫(Audit Program)-(續) 各部門稽核時程及相對應稽核系統單元(條文項目) 啟始及總結會議時程 每日稽核發現檢討會議及不符合事項報告會議時程 稽核查核表(Checklist) 內容： 考慮相關標準、法規、程序流程 好處： 確保重點不會遺漏 作為稽核紀錄 注意事項： 作為輔助性引導稽核之工具，但不要被它限制 稽核手法 縱向稽核 選擇一項產品相關流程，查證相關系統條文要求是否確實執行 路徑稽核 (Audit Trail) 橫向稽核 依各部門權責，查證相關系統條文要求是否確實執行 部門稽核 (Department Audit) 路徑稽核 (範例) 稽核技巧 紀錄查證 隨機抽樣 查證最近一到三年的紀錄 紀錄保存情況 其它相關紀錄： 工作日誌 應急演練紀錄 人員訪談 訪談人數？ 以方便方式抽樣 隨機抽樣 所有區域、部門 所有作業班別 問話型態？ 開放式 (open-ended) 易瞭解 避免錯誤引導或設陷阱 人員訪談技巧 解釋訪談目的 用不同方式詢問使對方瞭解問題 必要時暫時休息以舒緩壓力 先訪談領班 訪談後表示感謝 開放性問題 How/What/When/Who/When/Why？ 配合適切地封閉性問題(Yes/No) 得到更多的訊息 避免被稽核者有被審問的感受 詢問範例 發現問題時： 勿批評 進一步調查 勿停止工作 勿使領班失面子 記錄細節 保持客觀 勿煩躁 勿偏袒 自我判斷 有效管理時間 正向態度 有不符合事項須堅持 稽核發現(Audit findings) 當場澄清確認並由引導人員見證 記錄細節 取得被稽核者認同 顧及現場主管面子 總結會議 報告被稽核單位的優點 報告稽核整體發現並說明各類不符合事項 說明稽核只是抽樣結果 申明改善措施允許期限 避免爭議 充份證據 解釋不符合事項對公司的不利影響 避免個人主觀意見 不要吹毛求疵 避免陷入情緒化爭辯 總結--關鍵問題 是否 以客戶需求的鑑別與評估作為依據？ 是否 程序囊括所有標準的條款規定 ？ 系統的實施是否一致、有規畫？ 是否 訂定量化目標,以為績效管理及持續改善之衡量依據,並符合要求？ 稽核報告 稽核報告內容 稽核結果整體概述 主要優點(努力成果) 關鍵建議事項 不符合事項完整報告 參考記錄或文件作為附件 稽核後改善及追蹤 矯正措施 分析問題原因 建議矯正行動 追蹤稽核(如果有必要) 確認矯正行動 確實完成 8 * * 歡迎參加 TL 9000:2000品質管理系統 內部稽核員培訓課程 規劃及準備 現場 稽核活動 報告追蹤及 後續活動 稽核前 / 稽核 / 稽核後 產品編號 目標/標的 作業管