中标文通文件中心企业版简介v12.pdfVIP

中标文通文件中心功能简介 通过中标文通文件中心，单位可以高效、快捷地解决文档的存储、文档的安 全防护、文档的查找、文档的协作、文档的在线查看及文档发布问题。 (一) 概述 各单位日常办公产生的大量的文档资料都是以文件形式存在的，即工作文 档。工作文档明显的特点：没有固定的组织形式，文档的类型不统一，文档来源 分散和存放分散，文档常常与单位内部的业务组织密切相关，需要安全措施保护， 文档的查询要求变化不定，文档的共享和协同工作需求迫切。这些特点给各单位 的文档管理带来了困难，也正是目前信息化建设过程中迫切需要解决的问题。 下图是企业信息化过程中文件中心的结构： IAAS云计算虚拟化平台 （远程桌面云） 电子文件管理系统 ERMS 设计软件 形 成 元数据管理 资源共享 数 据 分类 捕 形成 上传 获 OFFICE办公软件 文档内容 鉴定处置 便于设计人员交流 数 审计 成 据 形 捕 信息安全和保密 检索利用 通讯软件 获 接 口 封装 (二) 需求分析描述 各单位在信息化建设过程中对文档资料的管理与利用的现实要求越来越高， 如何对设计档案、公文、设计标准、公告信息、文档资料、培训教材和课件等信 息进行有效管理与充分利用，面临着以下迫切需要解决的问题： ① 文档分散性的问题。文档由各部门或个人归口管理，文档跨部门查找、 利用困难，没有统一平台集中管理。 ② 文档格式多样性的问题。多数文档以纸质方式存在，没有进行数字化 加工；电子文档也由于既有WORD、EXCLE、PPT 等OFFICE 文档，又有 扫描件、PDF、文本文件、网页以及 OCM、CAD 等设计图纸，还要对音 频、视频、图片进行管理，客观上给文档的整合与利用带来了困难。 ③ 信息海量存储的问题。各种管理和技术文档的数量逐年庞大，这些海 量信息中查询、检索、利用信息，而各应用系统的数据各自独立存储， 影响工作效率。 ④ 信息真实性的问题。同一文档在修订的过程中往往形成多个版本，人 工的版本管理显得有些混乱，并容易造成错误，信息失真影响工作。 ⑤ 信息安全的问题。文档多分散在个人手中（计算机中）管理，当发生 人事变动时文档常常遗失，且可能给单位造成损失；当遭遇病毒攻击 或内部人为攻击时，机密文档容易外流。 ⑥ 知识服务的问题。业务发展与知识积累息息相关，文档资料是单位长 期发展过程中经验和智慧的沉淀，为单位内部提供个性化的知识服务， 构建统一的知识管理平台是日常办公的迫切需求。 解决上述这些问题在信息化建设上需要一