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“三关”把好会议议题优化 　　会议议题是开会的前提，是会议所要协商讨论和决定处理的具体问题。会前要明确会议的议题，并及时将议题通知到参会人员，以便与会者获得知情权，也便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础工作，有利于会议目标的实现。一些单位之所以会议过多、过滥，主要是列入会议讨论的议题太多，且质量较差。而产生这一问题的原因，则是对议题缺乏科学甄选和合理设计，即没有对会议议题进行优化管理。笔者认为，要做好会议议题的优化管理工作，须把好以下“三关”。 　　一、收集呈报关 　　会议议题的来源主要有四个：一是上级机关和领导根据需要而提出的议题；二是下级部门提交的需要会议研究和决定的问题；三是群众反映的非某些部门能处理的、带有普遍性的问题；四是秘书部门向有关部门收集到的本单位在管理活动中??研究和决定的事项。其中，对于那些涉及面很广的重点问题、非常复杂的难点问题，以及十分敏感的热点问题，都需要提前收集资料，进行会前调查，以便于会议决策参考。 　　会前应做好议题的呈报工作。议题呈报工作可通过议题呈报表体现。议题呈报表有以下几项内容组成：议题名称、议题呈报部门、拟需研究的时间、汇报人、议题摘要、处理意见、分管领导的批示等。议题呈报表简洁明了，节省时间，便于秘书部门安排时间，拟制会议议程。 　　二、审核筛选关 　　并非所有呈报的议题都可以入会讨论研究，还必须经过认真审核和筛选。审核和筛选的标准应符合以下条件： 　　1.合乎目标和主题。会议目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的具体任务。会议目标不是空洞虚幻的，它必须落实到具体的会议议题上。有什么样的会议目标，就会有什么样的会议议题。一次会议中贯穿所有议题的主线叫会议主题。会议主题统帅各个具体的议题。因此，凡是与会议目标和主题无关或偏离的议题都应删掉。 　　2.有重要价值。价值是指该议题在单位实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响到全局工作的议题，都是有重要价值的议题，都可以列入讨论。只对局部产??影响，价值不大或无价值，不应列入会议讨论。 　　3.合乎权限。对于行政决策类的会议而言，则凡是提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内的，是会议有权做出的事情，也就是说，会议组织者应十分清楚本会议的职权范围，不研究和决定本会议职权范围以外的问题。 　　4.清晰。一是会议议题的表述要简洁明了，绝不能含糊不清，使人摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁琐的表述中。如，某单位拟讨论下属部门提交的：关于请求解决经费的议题，这个议题显然不够清晰，因为申请的经费用于什么，从什么渠道解决，经费数额及下限是多少，这些问题不明确，会议便难以作出决议。二是为议题提供的材料要清晰，以便于与会人员在讨论和决策时参考。不能文字冗长、内容繁杂，主次不分，使人抓不住要领。 　　5.可行。是指议题的可行性，即议题中所涉及的需要解决的问题应具备解决的初步条件。如果背景不清、依据不明、不切实际、条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决，决而难行的情况。 　　三、议程设计关 　　议程设计包括对会议议题的数量、时间和次序进行合理的安排。适度的、明确的、有序的议程设计有助于提高会议效率。 　　1.数量安排。是指一次会议议题的数量必须有一定的限度，不能为会议罗列许多议题。一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。对不属于同类的事项，尽量通过不同的会议进行研究解决，要使参加会议的人员把精力集中到会议中心议题上，防止会议议题过多，造成久议不决，难求其效。国外专业机构曾在1999年对1418家企业的会议进行了专门的调查，得出的结论也证明会议事项并非越多越好。假设一个议题需要的讨论时间大约是30分钟，那么4个议题就几乎要用2个小时，还不包括意外情况发生。因此，落实到常见的小型工作会议中，一次会议讨论4～5个议题是比较合适的。 　　2.时间安排。心理学表明，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟。超过45分钟就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此每次会议的时间最好不超过1小时。如果需要长时间，应安排中间休息。 　　在会议实践中，每一项议题最好能分配一个时间限度，并明白地标示出来。这样既确保大家不会超过规定的时间，又可以留出足够的时间，以保证所有被列入的重要议项都能得到充分的讨论，完成预定目标，得到正确的决策。 　　3.次序安排。会议议题可以有5种角度来排序。 　　（1）依据议题的类型来排序。性质相同、内容相近、相互联系密切的议题应尽量放在一次会议上讨论。不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题。这样既有助于减少参会人员，便于有关列席人员到会和退席，也方便与会者讨论，有利于相关部门的共同协商和议题内容的保密。 　　（2）依据议题的逻辑顺序来排序。比